Erfolgreiche Lagerdigitalisierung im Sondermaschinenbau: Mobile Datenerfassung bei MMB mit Haufe X360

Warum mobile Datenerfassung mehr ist als ein Scanner-Thema

Die Digitalisierung im Mittelstand ist längst nicht mehr nur eine Frage der ERP-Auswahl. Sie betrifft zunehmend auch die letzte Meile der internen Prozesse – etwa im Lager. Gerade hier entstehen oft Medienbrüche, manuelle Übergaben und doppelte Erfassungen, die nicht nur Zeit kosten, sondern auch für Intransparenz und Fehler sorgen. Eine moderne Lösung fängt nicht beim Endgerät an, sondern bei einem durchdachten Zusammenspiel aus Prozessen, Systemarchitektur und Nutzerfreundlichkeit. Unternehmen, die dies frühzeitig erkannt haben, können ihre Lagerprozesse effizienter, transparenter und zuverlässiger gestalten – und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden erhöhen. Ein Unternehmen, das diesen Weg aktiv geht, ist MMB Maschinen-Montage-Betriebsmitteltechnik aus Velbert. Gemeinsam mit jucom, einem langjährigen Partner im Bereich Lagerlogistik, und der S+S SoftwarePartner GmbH hat MMB die mobile Datenerfassung vollständig neu gedacht – und zwar mit spürbarem Erfolg. Der Weg dorthin war geprägt von enger Zusammenarbeit, gezielter Prozessanalyse und einem offenen Umgang mit technischen und operativen Herausforderungen.

Ausgangslage bei MMB: Manuelle Prozesse als Herausforderung

MMB ist spezialisiert auf den Sondermaschinenbau. Das bedeutet: Jedes Projekt ist individuell, Prozesse sind selten standardisiert, und Lagerbestände müssen klar zwischen Waren und halbfertigen Erzeugnissen differenzieren. Vor der Umstellung arbeitete MMB bereits mit Haufe X360 – allerdings führten einige Lagerprozesse zu unnötigem Aufwand. Besonders herausfordernd: Die Umlagerung von Teilen. Monteure mussten mehrfach scannen, der Überblick ging verloren, Transparenz im Einkauf war eingeschränkt. „Der Nutzen war da, aber der Aufwand war einfach zu hoch“, beschreibt Oliver Ventz, Einkaufsleiter bei MMB, die Situation. Zudem fehlten technische Voraussetzungen wie vollständige Barcode-Ausstattung, klare Lagerorte und durchgängig gepflegte Stammdaten. Auch organisatorisch war noch viel zu tun: Mitarbeitende mussten geschult, Prozesse neu gedacht und technische Geräte beschafft werden. Die Bereitschaft zur Veränderung war aber da – und das war ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Die Lösung: Haufe X360 + native App von jucom

Die technische Grundlage für die neue Lösung bildet die Kombination aus Haufe X360 und der XMDE-App von jucom, einem anderen Haufe X360-Partner. Deren Lösung wurde speziell für die Anforderungen in der Lagerlogistik entwickelt. Sie läuft als native Android-App direkt auf mobilen Scannern – ohne Middleware, mit direkter API-Anbindung an Haufe X360.

Ein großer Vorteil: Alle Einstellungen lassen sich zentral im System definieren. Das betrifft z. B. die Spaltenansicht, Benutzerrechte oder zu scannende Datenfelder. Einmal konfiguriert, gelten diese auf allen Geräten – was die Administration erheblich vereinfacht. Ergänzt wird dies durch individuelle Customizations, die bei Bedarf zusätzliche Felder oder Auswertungsmöglichkeiten bereitstellen.

Ein großer Vorteil: Alle Einstellungen lassen sich zentral im System definieren. Das betrifft z. B. die Spaltenansicht, Benutzerrechte oder zu scannende Datenfelder. Einmal konfiguriert, gelten diese auf allen Geräten – was die Administration erheblich vereinfacht. Ergänzt wird dies durch individuelle Customizations, die bei Bedarf zusätzliche Felder oder Auswertungsmöglichkeiten bereitstellen.

Umsetzung und Go-Live: Vom Wunsch zur Lösung in Rekordzeit

Bereits auf dem Haufe Summit im Frühjahr 2024 entstand die Idee zur engeren Zusammenarbeit. Iris Genwo von S+S SoftwarePartner, fachliche Projektleitung, und das Team von jucom entwickelten gemeinsam mit MMB eine Erweiterung: die Möglichkeit, direkt im Lager Bestellvorschläge zu erfassen. „Die Idee kam spontan – und war in zwei Wochen produktiv“, so Nils Lansen von jucom. MMB testete zunächst auf einem separaten System, schulte Mitarbeitende, optimierte gemeinsam mit Iris die Konfiguration – und ging wenige Monate später live. Die Integration war so erfolgreich, dass Oliver Ventz später selbst die interne Schulung übernahm. Entscheidender Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen Technik (Jannik Westermann, S+S), Fachbereich (Iris) und dem Team bei MMB. Auch die Offenheit gegenüber iterativen Verbesserungen – z. B. zur Vereinfachung des Logins oder zur Anpassung der Scanabläufe – sorgte für Akzeptanz und Stabilität. Parallel wurde das Lager technisch vorbereitet: neue Barcodes, Scanner, WLAN-Abdeckung. Zudem wurde ein dediziertes Lager für im Bau befindliche Anlagen eingerichtet – mit direkter Verknüpfung zur Stückliste und dem Montageprozess. So konnte auch das Controlling deutlich verbessert werden.

Ergebnisse: Mehr Transparenz, bessere Prozesse

Die Einführung der XMDE-App führte zu deutlich effizienteren Abläufen:

• Reduzierte Scanvorgänge: Weniger Klicks, direktere Prozesse
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Einkauf weiß, wo sich welcher Artikel befindet
• Höhere Akzeptanz: Mitarbeitende schätzen die Einfachheit und Klarheit
• Volle Integration: Daten fließen direkt ins ERP, ohne zusätzliche Schnittstellen
• Weniger Medienbrüche: Kein Wechsel zwischen Papier und System mehr nötig

Auch technisch überzeugt die Lösung: „Wenn heute jemand im Lager etwas umlagert, ist das innerhalb von Sekunden in Haufe X360 sichtbar“, erklärt Jannik, technischer Projektbegleiter von SoftwarePartner. Selbst die Prozesszeiten ließen sich deutlich verkürzen – was im Sondermaschinenbau mit oft engen Zeitfenstern ein spürbarer Vorteil ist.

Nicht zuletzt profitiert auch die Kommunikation: Informationen über Lagerbewegungen stehen allen Beteiligten direkt zur Verfügung – ob im Einkauf, in der Produktion oder beim Projektmanagement.

Fazit: Praxisbezug als Schlüssel zum Erfolg

MMB zeigt, wie moderne Lagerprozesse mit digitalen Werkzeugen nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und mitarbeiterfreundlicher werden können. Das Zusammenspiel aus ERP, Scanner-App und Menschen hat in diesem Projekt den Unterschied gemacht. Besonders hervorzuheben ist die Geschwindigkeit der Umsetzung – und die Bereitschaft, sich auf neue Wege einzulassen.

Wer mehr erfahren möchte oder sich die Lösung live ansehen will, kann sich direkt an MMB, jucom oder an uns wenden. Vereinbare dafür gerne einen Termin in den unten stehenden Kalendern.