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Geliefert wie bestellt: Nachschubsteuerung in Haufe X360
Fehlbestände können viel Geld kosten
Dass das Lagermanagement wichtig ist, weiß jeder Unternehmer. Denn ein zu hoher Bestand bindet unnötig Kapital, ein zu niedriger bedeutet im Zweifel entgangenen Umsatz. Soweit die Theorie, doch wie kritisch ist das in der Praxis tatsächlich?
Offenbar ziemlich kritisch: Das ergab schon vor knapp 20 Jahren eine Studie des Harvard Business Review im stationären Einzelhandel. Damals sagten über 30 % von 71.000 befragten Konsumenten, dass sie bei fehlender Produktverfügbarkeit direkt ein anderes Geschäft aufsuchen würden. Immerhin noch 60 % gaben an, sich nach einem Ersatzprodukt umzuschauen oder später zu kaufen. Diese Kompromissbereitschaft zeigen Kunden im E-Commerce allerdings heute immer weniger. Ganze 45 %, so eine aktuelle Umfrage, wechseln bei Unzufriedenheit mit den Lieferbedingungen – eingeschlossen die Lieferzeit – sofort den Shop.
Mit einem ERP-System das Bestellwesen optimieren
Die HBR-Studie hat aber noch mehr herausgefunden. Es wurden nämlich nicht nur Kunden befragt, sondern auch bei über 600 Einzelhändlern Ursachenforschung zu Lagerengpässen betrieben. Meist denken wir bei diesem Thema zuerst an Lieferkettenprobleme, doch nur 28 % aller Fälle waren dadurch erklärbar. Die restlichen 72 % wurden von den betroffenen Unternehmen selbst verursacht. Sprich: schlicht zu wenig oder zu spät bestellt.
Nun kann man die Zahlen zwar nicht 1:1 vom Einzelhandel auf andere Branchen übertragen. Sie zeigen aber prinzipiell, dass Fehlbestände nicht selten ein hausgemachtes Problem sind. Hier kann ein ERP-System mit der Vernetzung von Einkauf, Lager und Verkauf wertvolle Dienste leisten. Denn dadurch können zahlreiche Faktoren, die auf Bedarf und Verbrauch wirken, in Echtzeit bei der Ermittlung der Bestellmenge berücksichtigt werden.
So wird die Nachschubsteuerung in Haufe X360 konfiguriert
Genau das kann in Haufe X360 das Programm „Bedarfe ermitteln“ tun. Es generiert automatisch Bestellvorschläge für alle Artikel, die im Lager eine definierte Mindestmenge unterschreiten. Im einfachsten Fall wird dann eine feste Artikelmenge nach-bestellt. Das hat allerdings noch wenig mit Bestandsoptimierung zu tun. Das System bietet deshalb deutlich feinere Möglichkeiten, die Nachschubmenge zu berechnen.
Das Grundprinzip der Min./Max.-Steuerung
Bei dieser Form der Nachschubsteuerung ist für das Lager nicht nur eine Mindest-, sondern zusätzlich eine Maximalmenge hinterlegt. Das Unterschreiten der Mindestmenge löst auch hier den Bestellvorschlag aus, der Nachschub wird aber als Differenz zwischen Ist- und Maximalbestand berechnet. So wird die Nachschubmenge ermittelt, die nötig ist, um das Lager wieder bis zum Maximalwert aufzufüllen.
Dabei werden Auftrags- und Lieferreservierungen gleich mit eingerechnet: also vor allem laufende Kundenaufträge, die noch nicht ausgeliefert wurden. Ein einfaches Beispiel, um die Funktionsweise zu erklären: Das System errechnet im ersten Schritt einen Bestellbedarf von 50 Stück. Es befinden sich aber für diesen Artikel auch noch Kundenaufträge über insgesamt 20 Stück im System. Da diese kurzfristig zur Auslie-ferung vorgesehen sind und dann vom Lager abfließen werden, kalkuliert Haufe X360 eine Bestellmenge von 70 Stück.
Die benutzerdefinierte Min./Max.-Steuerung
Es geht aber noch wesentlich differenzierter. Die Einstellungen, die bei der Bedarfsermittlung berücksichtigt werden sollen, können weitgehend frei kombiniert werden. Haufe X360 bietet hier vielfältige Auswahlmöglichkeiten, zum Beispiel:
• Die Berücksichtigung optimaler Losgrößen.
• Die Einrechnung von Umlagerungen für den Fall, dass mehrere Lager betrieben werden.
• Die weitere Unterteilung von Aufträgen in bestätigte und unbestätigte Posten.
• Die Einbeziehung von Rückläufern aus dem Verkauf.
• Die Anrechnung weiterer Bestellvorgänge, unterteilt in eingegangene, laufende und vorbereitete Einkäufe.
Mit diesen und weiteren Optionen kann die Bedarfsermittlung im Cloud-ERP sehr detailliert eingestellt werden. Zudem lassen sich damit komplexe Geschäftsmodelle und Organisationsformen abbilden.
Das Bestellverfahren kann komplett automatisiert werden
Die umfangreichen Konfigurationen, die Haufe X360 bietet, erlauben eine individuelle Feinsteuerung für jeden einzelnen Artikel und Lieferanten. Das sollte aber nicht dazu verleiten, das System allein aufgrund seiner Möglichkeiten immer auszureizen. Bei Artikeln mit niedrigem Warenumschlag und geringer Kapitalbindung zum Beispiel spricht nichts dagegen, ganz simpel nur mit der festen Bestellmenge zu arbeiten.
Denn je mehr Variablen einfließen, desto komplexer und womöglich intransparenter wird die Berechnung. Es erfordert eine gewisse Erfahrung im Umgang mit dem System, die Nachschubsteuerung optimal einzustellen. Deshalb empfiehlt Iris, unsere Expertin für Warenwirtschaft, in der Anfangsphase die systemgenerierten Bestellvorschläge noch einzeln zu prüfen und manuell freizugeben.
Erst nach dieser Lernphase sollte der nächste Schritt erfolgen: die vollständige Automatisierung. Dann werden die Bestellvorschläge von Haufe X360 direkt in Bestellungen umgewandelt, die vom System selbstständig an die Lieferanten übermittelt werden.
Die Nachschubsteuerung im Video erklärt
In unserem Video erklären Dirk und Iris die Nachschubsteuerung in Haufe X360 im Detail. Die beiden führen mit anschaulichen Beispielen Schritt für Schritt durch die unterschiedlichen Einstellungen im System.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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