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So klappt eine erfolgreiche Software-Einführung im Unternehmen
Nicht selten stellt die Implementierung einer neuen Software so manches Unternehmen vor einen scheinbar nur schwer zu bewältigenden Berg von Herausforderungen. Vor allem folgende Problematiken stehen dabei häufig im Vordergrund:
- Einzelne Geschäftsprozesse und Abteilungen besitzen oft schon eine entsprechend angepasste, separate Software. Eine Zentralisierung scheint mit hohem Aufwand verbunden.
- Lohnen sich die investierten Kosten im Nachhinein?
- Wer übernimmt welche Rolle im gesamten Einführungsprojekt? Wer leitet das Projekt, wer arbeitet aktiv daran mit?
- Nicht selten fehlt Erfahrung im entsprechenden Bereich - Wo also steht Hilfe zur Verfügung?
Hierbei handelt es sich lediglich um ein paar der essenziellen Fragen, die sich bereits vor der Planung stellen. Wie also gelingt eine erfolgreiche Software-Einführung?
Das Implementierungs-Konzept
Vor allen Folgeschritten solltest du ein grobes Konzept des Projektes erdacht haben und dieses mit möglichen Verantwortlichen besprechen. Folgende Fragen solltest du dabei grob beantworten können:
- Welche Abteilungen und Geschäftsprozesse sind von der Software-Einführung betroffen?
- Welche technischen und funktionalen Anforderungen stellst du an die neue Software?
- In welchem fachlichen Rahmen bewegt sich das gesamte Projekt?
Falls sich das Projekt bereits hier als zu komplex darstellt, um es firmenintern lösen zu können, sollte die Hilfe eines Experten in Anspruch genommen werden, um mögliche Komplikationen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Planung und Vorbereitung
Selbstverständlich beginnt jedes gute Projekt mit der entsprechenden Planung. Hierbei kann mit folgenden Aspekten begonnen werden:
Projektleiter und Mitarbeiter
Zuallererst solltest du festlegen, wer der Kopf des Projektes wird. Bedenke hierbei, dass es sich bei einer Software-Einführung um eine relativ umfangreiche Unternehmung handelt und dementsprechende Ressourcen zur Verfügung gestellt werden sollten. Ein weiterer, wichtiger Schritt ist das Miteinbeziehen von Mitarbeitern. Bedenke, dass diese in Zukunft womöglich komplett anders arbeiten müssen, als es zuvor der Standard war. Deshalb sollte gewährleistet werden, dass die entsprechenden Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, an der Einführung teilzuhaben und sich an das neue System zu gewöhnen. Dies wird bei der langfristigen Nutzung der neuartigen Software helfen.
Material,- Kosten – und Zeitmanagement
Selbstverständlich sollten auch die benötigten Materialien, die entstehenden Kosten sowie der zur Verfügung gestellte Zeitansatz so genau wie möglich berechnet und eingeplant werden.
Die Auswahl der Software
Nachdem im groben Konzept bereits festgelegt wurde, welche Bereiche des Unternehmens betroffen sein werden, solltest du dich, nach umfangreicher Recherche, für eine Softwarelösung entschließen. Bedenke hierbei, dass diese in den nächsten Jahren womöglich entscheidende Vorgänge innerhalb des Unternehmens enorm beeinflusst. Gehe also gewissenhaft vor.
Die Implementierung und die Testphase
Im Optimalfall sollten diese beiden Phasen kombiniert werden, um eventuellen Fehlern mit einer Ausfallsicherung entgegentreten zu können. Das bedeutet, dass du die gewünschte Softwarelösung nach und nach in die betroffenen Bereiche implementierst und diese direkt auf Funktionstüchtigkeit prüfen. Parallel dazu wird das bisherige System allerdings beibehalten, bis die Implementierung überall vollständig abgeschlossen ist und die neue Software einen Abschlusstest durchlaufen hat.
Wurde die neue Lösung an allen gewünschten Stellen implementiert, werden erneut sowohl die betroffenen Bereiche als auch das System als Gesamtheit getestet. Dies dient vor allem der Sicherstellung in Bezug auf die Aktualität bestimmter Updates oder möglicher Treiber, deren Inkompatibilität zueinander Fehler auslösen könnte. Nicht selten legen kleinste Fehler, die mit einfachen Updates behoben werden können, ganze Systeme lahm. Derartige Vorfälle kosten dich Zeit und Nerven, weswegen sie direkt vermieden werden sollten.
Der Abschluss
Nachdem das System erfolgreich in das Unternehmen eingebunden wurde, sind Schulungen nötig. Nicht jeder Mitarbeiter hatte vermutlich das Glück, am Projekt selbst mitarbeiten und somit Erfahrungen sammeln zu können. Selbstverständlich sollte dies, sofern nicht bereits geschehen, nachgeholt werden. Des Weiteren geben abschließende Gespräche sowie Feedback häufig Aufschluss darüber, welche Punkte bei weiteren Projekten optimiert werden könnten.
Die Einführung des Cloud-ERP Haufe X360
Natürlich gibt es verschiedene Herangehensweisen an die Implementierung einer neuen Softwarelösung, doch sollten gewisse Grundrichtlinien und Vorgehensweisen stets berücksichtigt werden. Bei der Implementierung unserer Lösungen bei unseren Kunden gehen wir deshalb nach einer erprobten Methode vor. In folgendem Video erläutern wir unsere Arbeitsschritte bei der Einführung einer neuen Software am Beispiel des ERP-Systems Haufe X360:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Wenn es schnell gehen muss: der Fast Track
Die Einführung einer Unternehmenssoftware sollte gut durchdacht und geplant werden. Für den Implementierungsprozess sollte zudem genügend Zeit einkalkuliert werden. Es gibt allerdings Situationen, in denen schnell eine neue Lösung zur Verfügung stehen muss, wie bei der Gründung eines Unternehmens. Für solche Fälle bieten die Partner des Cloud-ERP Haufe X360 das Fast Track-Programm an - die Einführung des ERP-Systems innerhalb von 60 Tagen. Erfahre in unserem Infoblatt mehr zu den Voraussetzungen und Leistungen, die dahinter stehen:
Du möchtest dich genauer zu Haufe X360 oder zu unserer Vorgehensweise bei einem Einführungsprojekt informieren? Sprich uns gerne an oder buche direkt in einem unserer Kalender einen passenden Termin für ein Gespräch:
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