UKB - Gemeinnützige Urlaubskasse des Bayerischen Baugewerbes e.V.

Weniger Festanstellungen, mehr befristete Verträge, Tarifverträge, die nicht mehr gelten oder sich häufig ändern – diese Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt sind in der Bauwirtschaft schon lange Realität. In der Branche stehen 40 Prozent der Arbeitnehmer nicht in einem dauerhaften Arbeitsverhältnis. In diesen Fällen wird die Berechnung von Urlaubsansprüchen zur Herausforderung – in Bayern bietet deshalb die Gemeinnützige Urlaubskasse des Bayerischen Baugewerbes e.V. (UKB) Unterstützung: In der Bauwirtschaft ermöglicht das Urlaubskassenverfahren, Freizeit- und Vergütungsansprüche für einen zusammenhängenden Urlaub anzusparen. Daneben gewährt die UKB gemäß ihres in der Satzung festgeschriebenen Wohlfahrtsauftrages zinslose Baudarlehen und unterhält ein Baustudentenwohnheim in Augsburg. Diese Leistungen werden komplett aus Zinserträgen finanziert.

Die Arbeit der UKB beinhaltet daher einerseits einen großen Koordinationsaufwand von Arbeitnehmerkonten, Arbeitgeberangaben und -auskünften und andererseits eine umfangreiche Finanzverwaltung einschließlich Wertpapier- und Zinsdisposition, Abwicklung von Zahlungsverkehr etc.

Komplettlösung für das Rechnungswesen gesucht

Im Rahmen einer Gesamtumstellung des Rechnungswesens wurde das Thema Software vor gut einem Jahr bei der UKB akut: Es sollte eine Komplettlösung für Wertpapierverwaltung, Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung gefunden werden. Das Hauptaugenmerk lag hierbei auf dem Wertpapierprogramm, das vollständig in der Finanzbuchhaltung integriert sein sollte, so dass Buchungssätze automatisch an diese übergeben werden können und eine Abstimmbarkeit zwischen Wertpapierbestand und Finanzbuchhaltung sichergestellt ist. Zudem sollte die neue Lösung Aufstellungen und Statistiken nach verschiedenen Anforderungen liefern können. Die Suche nach einem solchen System gestaltete sich zunächst nicht so einfach: „Gerade für die Wertpapierverwaltung war es schwierig, einen Anbieter mit Komplettlösung zu finden, dies wird selten angeboten. Oft muss das Modul für die Wertpapierverwaltung erst noch entwickelt werden“, so Ursula Klodner, Bilanzbuchhalterin bei der UKB. Die Entscheidung der UKB fiel schließlich auf die maßgeschneiderte Standardsoftware der S+S SoftwarePartner GmbH. Diese bietet bereits seit über 30 Jahren Softwarelösungen an, die sich in vorhandene IT-Landschaften einpassen. Die angebotenen Standardsysteme bestehen aus unterschiedlichen Modulen, die jeweils individuell und bedarfsgerecht miteinander kombiniert werden können. Durch die Erfahrung des IT-Dienstleisters mit der Vermögensverwaltung von Banken, Stiftungen und Vereinen konnte sich die UKB auf kompetente Beratung und Service verlassen.

Maßgeschneiderte Lösungen für den individuellen Bedarf

Bei der UKB wurden im Zuge der Umstellung die Lösungen ISF-Finanzbuchhaltung und ISW-Wertpapierverwaltung sowie das zusätzliche Modul ISA-Anlagenverwaltung implementiert. Dabei konnte die UKB vom umfangreichen Support von S+S profitieren. Heute verfügt die Urlaubskasse über das gewünschte Paket aus einer Hand, mit dem Vorteil, dass keine Schnittstellen zu weiteren Programmen und Anwendungen benötigt werden. Mittlerweile werden bei der UKB mit der ISW-Wertpapierverwaltung an die 250 Wertpapiere verwaltet, die ISF-Finanzbuchhaltung und ISA-Anlagenverwaltung garantieren den Funktionszusammenhang. So werden z.B. Zinsbuchungen automatisch an ISF übergeben oder Kündigungstermine und Fälligkeiten übersichtlich angezeigt. Damit kann die UKB frühzeitig erkennen, wann liquide Mittel frei werden und sich sofort um Wiederanlagen kümmern. Das spart einerseits Zeit und andererseits auch Geld, weil eventuellen Verlusten schneller entgegengewirkt werden kann. Daneben werden Dauerbuchungen wie z.B. Mieteinzüge für das Studentenwohnheim, automatisiert abgewickelt. Durch die Anbindung an die Finanzbuchhaltung lassen sich die Ergebnisse der Zinsdisposition hier sofort einbinden und für strategische Entscheidungen nutzen. Besonders zufrieden ist die UKB mit der Übersichtlichkeit des Systems, mit dem ein schnelles Wechseln der Ansichten nach gewünschten Kriterien (z.B. Firmen oder Jahren) sowie die gleichzeitige Anzeige verschiedener Konten jetzt deutlich komfortabler geworden ist. Für die Zukunft soll das System weiter ausgebaut werden – denn, so Frau Klodner, „die Anforderungen steigen stetig weiter, und da ist es gut, dass wir jetzt eine Lösung haben, die mitwachsen kann.“