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Die Umsetzung der E-Rechnung in Haufe X360
In einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft ist die E-Rechnung eine zentrale Komponente, die Unternehmen hilft, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren und zu automatisieren. In Deutschland treibt das Wachstumschancengesetz die Verpflichtung zur E-Rechnung voran. Ab dem Jahr 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen Pflicht, während der verpflichtende Versand ab 2027 stufenweise eingeführt wird. Das Cloud-ERP Haufe X360 bietet Lösungen zur Verarbeitung und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung und unterstützt Unternehmen auf diesem Weg.
Was ist die E-Rechnung und ihre Bedeutung?
Die E-Rechnung ist ein elektronisches Rechnungsdokument, das die traditionelle Papierrechnung ersetzt. Sie stellt einen standardisierten Datensatz dar, der automatisiert und maschinell weiterverarbeitet werden kann. Die Einführung der E-Rechnung wird durch die Europäische Norm EN 16931 geregelt und ist ab dem 01.01.2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese E-Rechnungspflicht zielt darauf ab, die Harmonisierung der Rechnungsstellung innerhalb der EU zu fördern und die Transparenz im Zahlungsverkehr zu verbessern. Unternehmen müssen sich auf diese Umstellung vorbereiten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und von den Vorteilen der digitalen Transformation zu profitieren.
Gesetzliche Grundlagen und Umsetzungstermine
Die rechtliche Basis für die E-Rechnungspflicht findet sich im neu gefassten §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und ist Teil des EU-weiten Anstoßes zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und Unternehmen.
- Empfangspflicht (ab 01.01.2025): Unternehmen müssen ab diesem Datum E-Rechnungen akzeptieren können.
- Versandpflicht (ab 01.01.2027): Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Alternativ können Papierrechnungen und PDFs, mit Zustimmung des Empfängers, bis zum endgültigen Umstellungstermin 2028 verwendet werden. Es müssen keine Rechnungen mehr per Post verschickt werden.
- Verpflichtung für alle Unternehmen (ab 01.01.2028): Ab diesem Datum ist der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen Pflicht.
- Sonderregelungen: EDI-Verbindungen bleiben erlaubt, wenn die Umsatzsteuerinformationen extrahiert werden können, und Rechnungen unter 250 Euro sind ausgenommen.
Zusätzlich wird ein transaktionsbasiertes Reporting der Umsatzsteuerbeträge ab 2030 verpflichtend, was eine Meldung der steuerrelevanten Daten an eine zentrale Stelle erforderlich macht. Wenn du mehr Details zur E-Rechnungspflicht erfahren möchtest, so schaue auch gerne in unseren Beitrag "Wachstumschancengesetz und E-Rechnung".
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen erzielen. Die elektronische Archivierung von Rechnungen wird vereinfacht, was zu einer schnelleren und effizienteren Verwaltung führt. Ein weiterer Vorteil ist der verbesserte Cashflow, da E-Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden können. Zudem können Unternehmen durch die Nutzung der E-Rechnung Kosten senken und ihre Prozesse mithilfe digitaler Tools optimieren. Unternehmen, die bereits mit der ERP-Software Haufe X360 arbeiten, können die Integration der E-Rechnung problemlos durchführen und so von den zahlreichen Vorteilen profitieren.
Formate für E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann. Im Gegensatz dazu enthält eine PDF Rechnung nicht die notwendigen strukturierten Daten, um automatisierte Prozesse zu ermöglichen. In Deutschland sind zwei Formate zur elektronischen Rechnungsstellung anerkannt:
- XRechnung: Ein standardisiertes und kostenfreies Datenformat, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten in einem PDF-Dokument integriert, sodass die Rechnung sowohl maschinell als auch manuell lesbar ist. Ab Version 2.1 erfüllt ZUGFeRD auch die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung.
Diese Formate ermöglichen eine effiziente Verarbeitung der Rechnungsdaten und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
Umsetzung der E-Rechnung in Haufe X360
Haufe X360 bietet eine umfassende und integrierte Lösung zur Bearbeitung von E-Rechnungen. Die Plattform unterstützt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern optimiert und automatisiert zudem viele Prozesse im Rechnungswesen. Dabei setzt Haufe X360 auf spezifische Funktionen für den Empfang, Versand und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Die wichtigsten Infos zur E-Rechnung und den Funktionen des Haufe X360 Cloud-ERP findest du in den folgenden Absätzen. Die Nutzung der Formate XRechnung und ZUGFeRD ermöglicht den gesetzeskonformen Austausch und erleichtert die Implementierung der E-Rechnungspflicht.
Die Integration der E-Rechnung in Haufe X360 erfolgt in zwei zentralen Hauptphasen, die in verschiedenen Releases gestaffelt sind:
Empfang von E-Rechnungen (ab Release 13, Ende 2024)
Ab Version 13 integriert Haufe X360 den Empfang von E-Rechnungen standardmäßig. Dies ermöglicht Unternehmen, E-Rechnungen nahtlos und automatisiert zu verarbeiten und die gesetzlichen Vorgaben vollständig einzuhalten. Das System unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und zeigt eingehende E-Rechnungen in einem Viewer an, der den Inhalt ähnlich wie eine traditionelle Rechnung visualisiert. Der Viewer erlaubt eine schnelle Prüfung und garantiert, dass Rechnungsinformationen strukturiert und leicht zugänglich bereitgestellt werden. Dies erleichtert Unternehmen den Umstieg auf die digitale Rechnungsbearbeitung und reduziert manuelle Eingriffe.
Versand von E-Rechnungen (ab Release 14, Anfang 2025)
Mit der Release-Version 14, die Anfang 2025 eingeführt wird, können Unternehmen über Haufe X360 E-Rechnungen verschicken. Der Versand erfolgt standardmäßig über XRechnung und ZUGFeRD, wobei die gesetzlichen Anforderungen der Bundesländer berücksichtigt werden. Für öffentliche Auftraggeber wird der Versand vollständig konform abgewickelt, sodass E-Rechnungen automatisch den Anforderungen der E-Rechnungsverordnung (ERechV) entsprechen. Haufe X360 bietet zudem eine Massenversand-Funktion, die den Versandprozesses beschleunigt und es Unternehmen ermöglicht, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu versenden, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt.
Erweiterte Funktionalitäten durch Partnerintegration
Zusätzlich wird durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems (DMS) von d.velop und die Anbindung an Unifiedpost eine Vielzahl weiterer Funktionen bereitgestellt. Diese umfangreichen Lösungen umfassen unter anderem die Importierung und Archivierung von E-Rechnungen im DMS, die Unterstützung mehrerer Formate sowie die automatisierte Verarbeitung von Massenrechnungen.
Verarbeitung von E-Rechnungen über das d.velop Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Für Unternehmen, die eine umfassende Dokumentenmanagement-Lösung benötigen, bietet Haufe X360 eine Anbindung an das DMS von d.velop. Diese Integration ermöglicht es, E-Rechnungen im PDF- oder XML-Format automatisiert zu importieren und revisionssicher zu archivieren. Das DMS-Modul unterstützt das Auslesen von Daten aus Rechnungen im XML-Format (etwa XRechnung oder ZUGFeRD) und kann diese Informationen als Metadaten speichern, um eine schnelle und effiziente Verarbeitung zu gewährleisten. Das System unterstützt Stapelverarbeitungen und eine konfigurierbare Dokumentenverwaltung, die Rechnungen nicht nur digital speichert, sondern diese auch lesbar darstellt und den Zugriff für den Nutzer erleichtert. Damit lassen sich sämtliche Dokumente an einem zentralen Ort speichern und sind bei Bedarf sofort verfügbar.
Rechnungsvorprüfung und Abgleich mit Bestellungen
Das integrierte Vorprüfungssystem in Haufe X360 ermöglicht den automatisierten Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen. Bei bestellbezogenen Rechnungen prüft das System, ob die gestellten Rechnungen mit den registrierten Warenempfängen und Bestellmengen übereinstimmen. Sollte es Abweichungen oder Unstimmigkeiten geben, generiert Haufe X360 automatisch eine Benachrichtigung. Diese Funktionalität reduziert Fehler und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf fehlerhafte oder nicht übereinstimmende Rechnungen, wodurch Kosten vermieden und die Transparenz erhöht wird.
Automatisierte Kontierung durch lernfähige Systemlogik
Das Kontierungssystem von Haufe X360 ist darauf ausgelegt, die Effizienz bei der Buchung von Rechnungen zu steigern. Durch die Hinterlegung spezifischer Buchungskonten und die Integration eines lernfähigen Algorithmus kann das System Kontierungsinformationen automatisiert zuordnen. Dies bedeutet, dass das System auf Basis früherer Buchungen und vordefinierter Regeln lernt, wie bestimmte Rechnungen zu kontieren sind. Dadurch wird die Notwendigkeit manueller Kontierungsaufgaben verringert und die Genauigkeit der Kontierungsprozesse erhöht. Die automatische Kontierung spart Arbeitszeit und sorgt für eine präzisere und schnellere Verarbeitung von Rechnungen.
Streckenlieferungen und automatisierte Durchbuchung
Für Unternehmen, die Streckenlieferungen (Lieferungen direkt vom Lieferanten an den Kunden) nutzen, bietet Haufe X360 die Möglichkeit der automatisierten Durchbuchung. Bei eingehenden Rechnungen, die in Verbindung mit Streckenlieferungen stehen, verarbeitet das System den gesamten Geschäftsfall automatisiert und bucht ihn direkt in das ERP-System ein. Diese Funktion spart wertvolle Zeit und vereinfacht den Ablauf von Streckenlieferungen erheblich, da manuelle Schritte im Rechnungs- und Buchhaltungsprozess entfallen.
Revisionssichere Archivierung und GoBD-konforme Dokumentenspeicherung
Alle Dokumente und Rechnungen, die über Haufe X360 verarbeitet werden, können revisionssicher im DMS-Modul archiviert werden. Dabei werden Metadaten, wie Buchungsinformationen oder Kontierungseinstellungen, automatisch am Dokument gespeichert und sind für spätere Prüfungen leicht auffindbar. Die Speicherung erfolgt GoBD-konform, was eine Rückverfolgbarkeit und langfristige Rechtssicherheit gewährleistet. Das DMS-Modul stellt Unternehmen bis zu 500 GB Cloud-Speicherplatz zur Verfügung, der bei Bedarf erweiterbar ist. Diese Archivierungsmöglichkeit ermöglicht es Unternehmen, alle Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen zentral und gesetzeskonform zu speichern, was besonders bei Steuerprüfungen und rechtlichen Anforderungen wertvoll ist.
Alle Infos zur Umsetzung der E-Rechnung in Haufe X360
Noch ausführlicher und zum Abspeichern als PDF findest du alle Informationen rund um die E-Rechnung in Haufe X360 in unserem Datenblatt. Lade es dir hier kostenfrei herunter:
Vorteile und Nutzen für die Anwender von Haufe X360
Die E-Rechnungslösung von Haufe X360 bietet dir eine Vielzahl an Vorteilen, die weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Die wichtigsten Vorteile im Detail:
Zeit- und Kosteneinsparungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet signifikante Einsparungen bei Material- und Versandkosten, da Rechnungen digital erstellt und versendet werden. In der Folge reduziert sich der manuelle Bearbeitungsaufwand erheblich, da alle Rechnungsdaten elektronisch übermittelt und automatisch verarbeitet werden können.
Automatisierung und Effizienzsteigerung
Haufe X360 implementiert zahlreiche automatisierte Prozesse, die die Effizienz in deinem Rechnungsmanagement erheblich steigern:
- Automatische Kontierung, die eine fehlerfreie und schnelle Buchung von Rechnungen ermöglicht.
- Integration von Streckenlieferungen, die den Bearbeitungsablauf vereinfachen und den Zeitaufwand verringern.
- Massenverarbeitung im Versand, die die Rechnungsstellung beschleunigt und den manuellen Aufwand reduziert.
Rechtssicherheit und Compliance
Durch die digitale Archivierung im GoBD-konformen und revisionssicheren DMS-Modul von d.velop gewährleistet Haufe X360, dass alle Rechnungen jederzeit rechtssicher archiviert werden können. Die Lösung ist dabei flexibel und lässt sich an spezifische Anforderungen verschiedener Sektoren und öffentlicher Auftraggeber anpassen.
Lösungsansätze für verschiedene Anwenderprofile und Branchen
Die E-Rechnungslösung von Haufe X360 ist flexibel und adressiert die spezifischen Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen und Anwenderprofile:
Für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen mit öffentlicher Auftragslage
Da die XRechnung für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist, bietet Haufe X360 eine umfassende Unterstützung dieses Formats. Du kannst deine Rechnungen gesetzeskonform erstellen und verarbeiten, was für Unternehmen mit hohen Anforderungen an öffentliche Aufträge unerlässlich ist.
Für Unternehmen mit hybriden Rechnungsanforderungen
Durch die ZUGFeRD-Unterstützung spricht Haufe X360 gezielt Unternehmen an, die hybride Anforderungen an Rechnungsformate haben. Die Kombination aus PDF- und XML-Daten macht dieses Format ideal für Unternehmen, die sowohl manuelle als auch elektronische Verarbeitung benötigen.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Insbesondere KMUs profitieren von der standardmäßigen Integration der E-Rechnung in Haufe X360. Die nahtlose Anbindung ermöglicht dir den Einstieg in die E-Rechnung, ohne dass umfangreiche Customizations erforderlich sind, was besonders für ressourcenbewusste Unternehmen von Vorteil ist.
Haufe X360 als sicherer Partner für die E-Rechnung
Haufe X360 stellt bereits eine robuste Grundausstattung für die Umsetzung der E-Rechnung bereit. Funktionen wie der Empfang und Versand, die Rechnungsvorprüfung, automatisierte Kontierung und die Verarbeitung von Streckenlieferungen sind vollständig in Haufe X360 integriert und machen den Einsatz externer Systeme in vielen Fällen überflüssig. Für anspruchsvollere Anforderungen, insbesondere in der Dokumentenarchivierung und -verwaltung, bietet die Integration des d.velop DMS-Moduls jedoch wertvolle Zusatzfunktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse noch effizienter und rechtskonform zu gestalten.
Wir beraten dich rund um Cloud-ERP und Haufe X360
Wenn du Fragen rund um Haufe X360 hast, kannst du gerne auf uns zukommen. In den unten stehenden Kalendern kannst du dir direkt einen Termin zum Gespräch per Microsoft Teams mit unseren Experten vereinbaren.
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