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Verkaufschancen in Haufe X360
In unserem Beitrag zum Leadmanagement in Haufe X360 haben wir dir gezeigt, wie man Kontakte im Cloud-ERP generieren und weiterentwickeln kann. Solche Leads sind im Idealfall kaufbereite Interessenten. Sie werden dann als potenzielle Neukunden (Sales Qualified Leads) an den Vertrieb übergeben mit dem Ziel, einen Verkaufsabschluss zu realisieren.
Hier erklären wir dir, wie Haufe X360 den Vertrieb bei der Bearbeitung dieses Prozesses unterstützt. Das ist nicht allein beim Leadmanagement von Bedeutung, denn Verkaufschancen gibt es selbstverständlich auch bei Bestandskunden.
Eine Verkaufschance neu anlegen
Bei der Erfassung in Haufe X360 solltest du mindestens drei Einträge vornehmen:
- den Geschäftspartner (Lead oder Bestandskunde)
- die KlassenID
- die Qualifikationsstufe
Die KlassenID sortiert den Datensatz in eine Gruppe ein. Welche Optionen hier auswählbar sind, kann ein Unternehmen selbst definieren. Gibt es beispielsweise verschiedene Unternehmensbereiche oder Produktsegmente, dann bietet sich das als Klassifizierung an, um einen passenden Verkäufer oder Berater zuzuordnen.
Die Qualifikationsstufe zeigt, in welchem Stadium sich der Vertrieb befindet. Grundsätzlich sind dort die klassischen Stufen eines Verkaufsprozesses oder einer Customer Journey hinterlegt (Anfrage, Erstgespräch etc.). Auch hier ist die Auswahl unternehmensspezifisch einstellbar, sodass Spezifika der Branche abgebildet werden können. Zum Beispiel kann im Automobilvertrieb eine Stufe „Probefahrt“ vorgesehen werden, die in anderen Branchen nicht sinnvoll wäre.
Die Verkaufschance entwickeln und tracken
Die Aktivitäten im weiteren Verkaufsprozess kannst du nun deiner Verkaufschance zuordnen. So entsteht eine vollständige Dokumentation über den Verlauf der Vertriebstätigkeit (Telefonate, Mails, Termine usw.), die allen beteiligten Mitarbeitern zugänglich ist. Mit zunehmendem Fortschritt passt du die Qualifikationsstufe entsprechend auf den letzten Stand an.
Im Reiter „Details“ trägst du außerdem die konkreten Artikel und Mengen ein, sobald der Kundenwunsch hinreichend klar ist. Diese Daten kannst du im weiteren Verlauf jederzeit ändern, löschen oder erweitern. Das System rechnet damit den potenziellen Umsatz eines Verkaufsabschlusses aus – und auch die Wahrscheinlichkeit der Realisierung. Denn jeder Qualifikationsstufe ist ein Wahrscheinlichkeitswert zugeordnet, der die Erfolgsaussichten widerspiegelt.
Ein Beispiel dazu: Ein Unternehmen geht bei Erstkontakten nur von 5 % Abschlussquote aus. Ein Umsatz von nominal 100.000 Euro fließt dann zunächst mit lediglich 5.000 Euro in eine Umsatzprognose ein. Geht der Verkaufsprozess später in die Angebotsphase und ist dort eine Wahrscheinlichkeit von 75 % hinterlegt, steigt der prognostizierte Umsatz auf 75.000 Euro an.
In einer frühen Phase des Verkaufs sind Details wie Artikelnummern und Absatzmengen womöglich noch nicht bekannt. Spätestens im Angebotsprozess müssen sie jedoch eingetragen sein.
Ein Angebot erstellen
Durch einfaches Anklicken der Angebotsfunktion generiert Haufe X360 automatisch ein vollständiges Kundenangebot mit den hinterlegten Auftragsdetails. Lediglich die Gültigkeitsdauer musst du noch zusätzlich eintragen. Das Angebot wird als PDF-Datei erstellt und kann direkt aus dem ERP heraus versendet werden.
Grundsätzlich werden dabei vordefinierte Standardtexte und Artikelbeschreibungen herangezogen. Du kannst dein Angebot jedoch bei Bedarf individualisieren, indem du kundenspezifische Texte hinzufügst. Dadurch können zum Beispiel Erläuterungen oder Sonderabsprachen aufgenommen werden.
Eine nachträgliche Anpassung der Mengen oder Artikel kannst du direkt im primären Angebot vornehmen. Du kannst aber ebenso beliebig viele Angebote erstellen und so eine Historie erzeugen bzw. alternative oder erweiterte Angebote vorhalten.
Verkaufschancen und Angebotserstellung im Video
In unserem Video zeigen Dirk und Tom im System, wie mit Haufe X360 Verkaufschancen bearbeitet und Angebote erstellt werden können.
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Den Verkauf abschließen
Am Ende deiner Verkaufsaktivitäten kannst du hoffentlich das Geschäft realisieren und somit deiner Verkaufschance die finale Qualifikationsstufe „Gewonnen“ zuweisen. Die Wahrscheinlichkeit der Umsatzrealisierung wird dadurch natürlich auf 100 % gesetzt, Folgeprozesse wie Fakturierung oder Versand können jetzt direkt angestoßen werden.
Im ungünstigen Fall musst du das Geschäft als „Verloren“ abschließen. Die Dokumentation im Cloud-ERP ist aber auch bei verlorenen Umsätzen sehr wertvoll für das Unternehmen. Durch Auswertung der Daten können Schwachstellen im Verkauf oder der Customer Journey analysiert und die Prozesse optimiert werden.
Fazit
Verkaufschancen sind eine hilfreiche Funktionalität für Verkäufer und Berater, um ihre Vertriebsaktivitäten zu steuern und den Überblick zu behalten. Aus Unternehmenssicht sind sie jedoch noch mehr. Sie können in Umsatz- und Absatzprognosen ebenso wie bei Bestands- und Materialplanungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus liefern sie wichtige Daten über den Sales Funnel und die Customer Journey. Und sie gewährleisten eine vollständige Abbildung aller kundenbezogenen Vorgänge im CRM-Modul des Cloud-ERP.
Wir beraten dich zu Haufe X360
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