Die Vorteile von Haufe X360 gegenüber Dynamics

Haufe X360 und Microsoft Dynamics GP sind beide starke ERP-Produkte, zwischen denen es allerdings einige deutliche Unterschiede gibt. Stacey Poll und ihre Kollegen von CAL Business Solutions arbeiten täglich mit beiden Anwendungen, sodass Frau Poll uns die Vorzüge von Haufe X360 (welches in den USA unter dem Namen Acumatica bekannt ist) erklären konnte.

Frau Poll, was ist Ihrer Meinung nach der herausragendste Vorteil von der Haufe Cloud-ERP gegenüber Microsoft Dynamics GP?

Der erste Punkt, den wir den Leuten vorstellen möchten, ist die Möglichkeit, dass die cloudbasierte ERP-Lösung von Haufe mehrere Unternehmen innerhalb derselben Instanz beherbergen kann. Wenn du mehrere Firmen in Dynamics GP hast, musst du dich physisch bei der Anwendung an- und abmelden, um die Firma wechseln zu können. Mit Haufe X360 loggst du dich einmal in das System ein, und es gibt eine Dropdown-Option, mit der du einfach zwischen den Firmen hin- und herwechseln kannst.
Dies gilt für jede Firma, die den gleichen Kontenplan verwendet und Lieferanten, Kunden und Artikel teilen möchte. Wenn du den Kontenplan, Lieferanten, Kunden oder Artikel einschränken möchtest, die die Benutzer in den einzelnen Unternehmen sehen können, kannst du dies zusätzlich steuern - das ERP-System von Haufe verfügt über entsprechende Sicherheitsoptionen. Wenn du die oben beschriebenen Einträge nicht gemeinsam nutzen möchtest, dann wäre die firmenübergreifende Umgebung innerhalb von Haufe X360 nicht die empfohlene Herangehensweise. Du solltest eher den gleichen Ansatz wie bei Dynamics GP wählen, bei dem du zwei separate Instanzen einrichtest und dich ein- und ausloggen würdest, um das Unternehmen zu wechseln.
In Situationen, in denen du Kunden, Lieferanten, Artikel und Kontenplan gemeinsam nutzt, bedeutet es allerdings viel weniger Wartung, mit mehreren Firmen zu arbeiten. Du musst nicht zu jedem einzelnen Unternehmen gehen, um dasselbe Konto, denselben Lieferanten oder denselben Kundenartikel hinzuzufügen oder zu aktualisieren. In der Cloud-ERP von Haufe gibst du die Daten einmal ein, und alle Benutzer haben Zugang zu den Informationen.

Dieser Ansatz ist nicht der einzige, welcher Haufe X360 moderner als andere Anwendungen erscheinen lässt, nicht wahr?

Das ERP-System von Haufe basiert auf einer modernen Plattform, die sich die Vorteile moderner Technologie zunutze macht und die der Anwendung ein modernes Aussehen und Gefühl verleiht. Ich denke, viele Leute gewöhnen sich an dieses zeitgemäße Look and Feel; es ist die neue Normalität. Zum Beispiel ändert das reaktionsschnelle Design die Größe und Ausrichtung deines Bildschirms, je nachdem, welches Gerät du nutzt. Andere Designs fühlen sich einfach ein bisschen veraltet an.

Welche Neuerungen bietet die ERP-Lösung von Haufe sonst noch?

Ein weiterer Vorteil der neueren Technologie ist die Möglichkeit, einige wirklich leistungsfähige Suchfunktionen hinzuzufügen, ohne dass du irgendwelche Zusatzprodukte kaufen musst. In Microsoft Dynamics GP sind die Out-of-the-Box-Suchfunktionen ziemlich starr. Du kannst ein Add-on wie Rockton Smartfill erwerben, das eine "schnelle und einfache Datensuche im Google-Stil" ermöglicht. Aber Haufe X360 tut dies und bietet darüber hinaus noch leistungsfähigere Möglichkeiten, innerhalb des Kernsystems kostenlos zu suchen.

Lasse uns nun etwas mehr in die Details gehen. Was sind die Unterschiede bei den Kontenplänen?

Wenn du in Dynamics GP Filialen haben, musst du die Filiale in Ihre GL-Segmentierung einbeziehen. Haufe X360 verfügt über eine Zweigstellenfunktionalität, die es nicht erfordert, diesen Zweigstellen- oder Standortcode in deine GL-Kontostruktur zu integrieren. Der Vorteil davon bezieht sich auf deinen Kontenplan. Du hast am Ende weniger Kontenpläne als in Dynamics GP, weil du diese Filiale oder diesen Standortcode nicht in deine Zeichenfolge einbinden müssen. In der cloudbasierten Anwendung von Haufe kann deinen Kontenplan also viel kleiner und schlanker sein. Außerdem kannst du mit der Zweigstellenfunktionalität leicht verschiedene Logos pro Zweigstelle integrieren, wenn deine Organisation so strukturiert ist. Wenn du Steuerbescheide auf Filialebene drucken möchtest, ist diese Funktionalität auch in die Kernfinanzdaten integriert.

Gibt es Unterschiede in der Übersichtlichkeit der beiden Programme?

Microsoft Dynamics GP verfügt nicht wirklich über ein sofort einsatzbereites Dashboarding. Du musst einige Business-Intelligence-Tools verwenden, die mit der Dynamics GP-Datenbank verknüpft sind, oder du kannst einige Dashboarding-Funktionen direkt über Microsoft Excel ausführen. Auch hier musst du es mit der Datenbank verknüpfen, und es ist nicht Teil der Kernanwendung.
Haufe X360 hat Dashboarding direkt in eine Kernplattform integriert. Das ist wirklich leistungsstark. Jedes Dashboard, das du angelegt hast, ist mit nur einem Klick in der mobilen Anwendung sichtbar. Dies macht es sehr einfach, Dashboards für mehr Benutzer sichtbar zu machen, egal welches Gerät sie benutzen.

Und wie genau sehen die Dashboards aus?

In der Cloud-ERP von Haufe werden Dashboards aus generischen Anfragen aufgebaut. Einer der schönen Vorteile dieses direkt eingebauten Dashboards zeigt sich, wenn du ein Dashboard Widget anklicken. Es bringt dich tatsächlich zu den zugrunde liegenden generischen Daten, auf denen das Widget aufgebaut ist. Dann kannst du alle Transaktionsdetails, aus denen diese Ergebnisse bestehen, in deinem Dashboard sehen.
Das Dashboard kann aus einem Widget bestehen, das wie ein KPI aussehen kann. Es gibt Diagramme und alle Arten von Grafiken. Du kannst auch Tabellen in deinem Dashboard aufnehmen. Es gibt viele Optionen, was die Art und den Präsentationsstil der Daten in den Dashboards betrifft.

Eine Verknüpfung zwischen Aktivitäten und Datensätzen ist in Haufe X360 ebenfalls möglich, oder?

Genau, ein weiterer systemweiter Vorteil der Haufe-ERP ist die Aktivitätsfunktionalität. Für jeden Stammsatz, für fast jede einzelne Transaktion hast du die Möglichkeit, eine Aktivität mit diesem Datensatz zu verknüpfen. Eine Aktivität kann etwas so Einfaches sein wie die Aufzeichnung eines Telefongesprächs, das du mit dem Kunden oder Lieferanten geführt hast. Du kannst diese Aktivität jederzeit auf diesem speziellen Datensatz sichtbar sein lassen, wenn du ihn öffnest. Aktivitäten können in Form von E-Mails erfolgen. Wenn du eine E-Mail als eine Aktivität aus dem Kundendatensatz heraus initiieren, hast du immer eine Aufzeichnung dieser gesendeten E-Mail. Das gilt für jede Transaktion, die du per E-Mail an deine Kunden oder Lieferanten sendest. Wenn du z.B. eine Rechnung per E-Mail versendest, findest du eine Historie dieser E-Mail in der Kundenakte des Kunden.
Neben den Aktivitäten kannst du auch Aufgaben für dich selbst erstellen. Standardmäßig können Aufgaben für die Ausführung von Posten angelegt werden, an die du vom System erinnert werden möchtest. Du kannst Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegen. Aufgaben können mit Datensätzen verknüpft werden, so dass du, wenn die Aufgabe erscheint, nicht nur eine Erinnerung erhältst, sondern auch alle zugehörigen Daten in diesem Datensatz sehen kannst.

Magst du uns noch etwas zu den Automatisierungsmöglichkeiten erzählen?

Automationszeitpläne sind wirklich leistungsstark, wenn du bestimmte Aufgaben innerhalb des Systems automatisieren möchtest. Ein Beispiel für einen Automationszeitplan könnte sein, dass du möchtest, dass deine Kundenrechnungs-E-Mails für einen bestimmten Tag automatisch versandt werden. Du kannst einen Zeitplan einrichten, der dann all deinen Kunden die für diesen Tag erstellten Rechnungen per E-Mail zuschickt. Automationszeitpläne können so eingerichtet werden, dass Transaktionen freigegeben werden. In der Welt von Dynamics GP entspricht dies der Buchung von Transaktionen. Anstatt sich also darauf zu verlassen, dass die Benutzer daran denken, ihre Transaktionen zu buchen, wie sie es in Dynamics GP tun, kannst du Zeitpläne einrichten, so dass Transaktionen für einen bestimmten Tag oder einen bestimmten Zeitraum terminiert werden. Alles, was du innerhalb des Systems manuell erledigen musst, kannst du in einem Zeitplan festlegen, damit dies automatisch für dich geschieht.

Das klingt sehr praktisch. Darüber hinaus werden die Nutzer bei bestimmten Ereignissen automatisch vom System benachrichtigt, richtig?

So ist es. In der ERP-Anwendung von Haufe sind Geschäftsereignisse eine Möglichkeit, Benutzer auf bestimmte Dinge aufmerksam zu machen, die in deinem System passiert sind. Ein Beispiel für ein Geschäftsereignis könnte sein, dass du einen neuen Lead hast, der in dein System gekommen ist. Es könnte ein Lead sein, der durch eine Integration, vielleicht von deiner Website, hereinkam, oder es könnte ein Lead sein, den jemand manuell eingegeben hat. Du könntest ein Geschäftsereignis haben, bei dem eine E-Mail oder ein Text an den Vertriebskontakt gesendet wird, um ihn darüber zu informieren, dass er einen neuen Lead zu verfolgen hat. Im Grunde genommen kannst du Benachrichtigungen einrichten, um Personen über alles zu informieren, was in deinem System geschieht. Einer unserer Kunden verwendet Geschäftsereignisse, um den Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn ihm ein Lead oder eine Verkaufschance zugewiesen wurde. In diesem Fall muss es sich nicht um einen neuen Lead handeln, sondern nur um etwas, das diesem Vertriebsmitarbeiter jetzt zugeordnet ist, damit es nicht verpasst wird.

Es gibt in Haufe X360 auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder einzurichten.

Exakt, die Attribute in der Haufe-ERP entsprechen den benutzerdefinierten Feldern in Dynamics GP. In Dynamics GP sind benutzerdefinierte Felder auf einigen Formularen und in einigen Fenstern erlaubt, aber sie sind eingeschränkt und limitiert. Das cloudbasierte ERP-System von Haufe erlaubt benutzerdefinierte Felder oder Attribute in den meisten Datensätzen, unabhängig davon, ob es sich um eine Transaktion oder eine Stammdatei, d.h. einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Artikel handelt. Und wo sie erlaubt sind, kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Attributen oder benutzerdefinierten Feldern einrichten. Meiner Meinung nach ist das ein großer Vorteil von Haufe X360.
Wenn du in Dynamics GP zusätzliche benutzerdefinierte Felder benötigst, die über das hinausgehen, was im Lieferumfang enthalten ist, musst du entweder von unserem Entwicklungsteam eine Anpassung vornehmen lassen, oder du musst ein Zusatzprodukt wie Extender kaufen. Auch hier handelt es sich um zusätzliche Kosten bei Dynamics GP für etwas, das in der Kernfunktionalität von Haufe X360 enthalten ist.

Wie steht es um die Integration externer Daten?

Importszenarien in Haufe X360 ist ein sofort einsatzbereites, kostenloses Tool, mit dem du Daten in nahezu jedes einzelne Formular integrieren kannst. Haufe stellt dir einen Kernsatz von Importszenarien zur Verfügung, die jeder verwenden kann, um Daten aus einer Konvertierungsperspektive in das System zu importieren. Es ist aber auch einfach, deine eigenen Importszenarien zu erstellen, wenn du Daten irgendwo importieren musst, wo Haufe kein "out of the box"-Formular zur Verfügung stellt. Oder vielleicht möchten Sie Daten aus einem externen System fortlaufend integrieren. In der Cloud-ERP von Haufe können Sie Importszenarien verwenden. Auch diese Importszenarien können so eingerichtet werden, dass sie nach einem automatisierten Zeitplan ablaufen.
In Microsoft Dynamics GP ist das Äquivalent zu einem Importszenario die Datenmigration. Das ist das Tool, das wir als Partner von Dynamics GP verwenden, wenn wir Dynamics GP für einen neuen Kunden implementieren. Microsoft gibt uns für eine begrenzte Anzahl von Tagen Zugang zur Datenmigration, dann läuft die Lizenz ab. Wenn du also danach oder fortlaufend Daten integrieren musst, musst du eine Datenmigrations-Lizenz erwerben, die Microsoft sich gut bezahlen lässt. Du hast also hohe Kosten, nur um Daten in dein System bringen zu können.
Ich glaube, dass das in Haufe X360 integrierte Importszenarien-Tool viel flexibler und reicher an Funktionalität ist als der Integration Manager von Dynamics GP. Der Integration Manager ist in den Formularen, in die du Daten bringen kannst, ziemlich begrenzt. Wenn du Daten in eine Form bringen musst, die vom Integration Manager nicht unterstützt wird, musst du unser Entwicklungsteam bitten, eine benutzerdefinierte Integration zu erstellen. Auch diese sind im Vergleich zu Importszenarien nicht einfach zu verwenden und sehr kostspielig.

Lass uns zu guter Letzt über das i-Tüpfelchen von Haufe X360 sprechen.

Die letzte systemweite Funktion ist die mobile App. Die Cloud-ERP von Haufe verfügt über eine mobile App, die den Benutzern ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht. Wie ich bereits angedeutet habe, ist die Anzeige von Dashboards in der mobilen Anwendung mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche möglich. Dasselbe gilt für deine generischen Anfragen. Du kannst ganz einfach das Kontrollkästchen aktivieren, das die Allgemeine Abfrage in der mobilen Anwendung sichtbar macht. Du brauchst keinen teuren Entwickler, der das für dich erledigt.
Wenn es darum geht, tatsächlich in der mobilen Anwendung zu arbeiten, ist sie am stärksten für die CRM- und Außendienstfunktionen. In den anderen Bereichen ist sie nur zur Ansicht gedacht. Du kannst einige Transaktionsverarbeitungen durchführen, aber sie ist nicht so reich an Funktionalität, wie wir sie im CRM und Außendienst sehen. Die mobile App von Haufe X360 ist perfekt für mobil arbeitende Führungskräfte und Managementteams. Sie gibt dir die Transparenz, die sie benötigen, um intelligente Entscheidungen auf der Grundlage der Geschäftsvorgänge direkt von deinen mobilen Geräten aus zu treffen.
Dynamics GP verfügt nicht über eine solche Funktion, es gibt überhaupt keine mobile App.

Vielen Dank, Frau Poll!