Wachstumschancengesetz und E-Rechnung

Neue Regelungen, Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen

Der Eingang des deutschen Bundestages mit der wehenden deutschen Flagge im Vordergrund.

In einer Ära, in der die Digitalisierung immer mehr unseren geschäftlichen Alltag bestimmt, spielt das Wachstumschancengesetz eine spannende Rolle. Es soll Unternehmen helfen, sich den Herausforderungen des digitalen Wandels zu stellen und dabei unterstützen, neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen. Ein zentraler Aspekt dieses Gesetzes sind die Regelungen zur E-Rechnungspflicht. Elektronische Rechnungen gelten als Schlüsselelement der modernen Wirtschaft, da sie Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit fördern. Doch wie bei jeder großen Umstellung gibt es auch hier einige kritische Punkte, die beachtet werden müssen.

Die E-Rechnung kommt: Ab einem bestimmten Datum sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierfür gibt es unterschiedliche Stichtage. Für die Firmen bringt die E-Rechnung sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich.

Dieser Beitrag hat das Ziel, dir einen umfassenden Überblick über das Wachstumschancengesetz zu geben, mit besonderem Fokus auf die Regelungen zur E-Rechnung. Du wirst erfahren, welche Verpflichtungen auf die Unternehmen zukommen und welche Stichtage für die Neuerungen gelten. Wir erläutern, warum das Gesetz geschaffen wurde, welche Vorteile die Regelungen bieten, aber auch welche Herausforderungen und Risiken sie mit sich bringen. Darüber hinaus möchten wir dir praktische Tipps zur Umsetzung an die Hand geben. Am Ende sollst du ein fundiertes Verständnis dafür haben, wie du die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllen kannst – und das, ohne dabei den Überblick zu verlieren.

Überblick über das Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz wurde von der deutschen Bundesregierung initiiert, um auf die zunehmenden Anforderungen der globalen Wettbewerbsfähigkeit und der Digitalisierung zu reagieren. Die Entstehung des Gesetzes war geprägt von Diskussionen über die Notwendigkeit einer Modernisierung der deutschen Wirtschaftsinfrastruktur sowie der Reduktion bürokratischer Hürden und der Schaffung von Innovationsanreizen. Nach Konsultationen mit Wirtschaftsvertretern, Fachverbänden und weiteren Interessengruppen wurde der Gesetzentwurf im Bundestag eingebracht und nach intensiven Debatten verabschiedet.

Der Prozess zeigt ein Bemühen, auf die sich schnell verändernden wirtschaftlichen Bedingungen zu reagieren und eine Gesetzgebung zu etablieren, die den Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Größe gerecht wird. Dabei wurden verschiedene Iterationen durchlaufen, um eine praxisnahe und rechtlich stabile Lösung zu entwickeln.

Ziele und wichtigste Eckpunkte

Rechnungsbriefe werden in einen Laptop gezogen, der eine Weltkugel zeigt.

Das Wachstumschancengesetz hat verschiedene Ziele, um die wirtschaftliche Dynamik und Innovationskraft in Deutschland zu fördern:

  • Durch die Einführung digitaler Prozesse wie der elektronischen Rechnung soll die Effizienz in Unternehmen gesteigert und der bürokratische Aufwand verringert werden.
  • Die Reduktion des Verwaltungsaufwands und die Vereinfachung der Meldepflichten sollen insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) zugutekommen.
  • Moderne, digitale Prozesse sollen die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen auf dem globalen Markt verbessern.
  • Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen soll den Papierverbrauch reduzieren und somit umweltfreundlicher sein.

Schlüsselbereiche des Gesetzes

  • Einführung und Förderung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zur Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten sowie zur Verbesserung der Nachverfolgbarkeit und Genauigkeit. Das E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) wurden erlassen, um es für öffentliche Behörden verpflichtend zu machen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, mit spezifischen Details zu den Verpflichtungen und Ausnahmen für Lieferanten.
  • Maßnahmen zur steuerlichen Entlastung von Unternehmen, um Investitionen in Digitalisierung und Innovation zu erleichtern.

  • Einrichtung spezieller Förderprogramme zur Unterstützung von KMUs bei der digitalen Transformation.

  • Vorgaben zur Sicherstellung des Datenschutzes und der IT-Sicherheit bei der Einführung neuer digitaler Prozesse.

Kritik und Herausforderungen

Trotz der guten Absicht hinter dem Gesetz gibt es auch kritische Stimmen und Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt:

  • Die Einführung neuer digitaler Prozesse und Systeme kann gerade für KMUs erhebliche finanzielle Belastungen mit sich bringen. Investitionen in neue Technologien und die Schulung der Mitarbeiter stellen zudem oft eine Hürde dar.
  • Obwohl das Gesetz den Bürokratieabbau zum Ziel hat, empfinden einige Unternehmen die neuen Regelungen als komplex und schwer umsetzbar. Es besteht die Sorge, dass die administrativen Anforderungen nicht ausreichend vereinfacht wurden.

  • Mit der verstärkten Digitalisierung steigt auch das Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen. Unternehmen müssen erhebliche Ressourcen investieren, um ihre IT-Sicherheit zu gewährleisten und den gesetzlichen Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.

  • Es gibt Bedenken, dass größere Unternehmen besser in der Lage sind, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, während kleinere Unternehmen zurückbleiben könnten. Dies kann zu ungleichen Wettbewerbsbedingungen führen und den wirtschaftlichen Druck auf KMUs erhöhen.

Das Wachstumschancengesetz soll einen Rahmen schaffen, um die deutsche Wirtschaft zukunftsfähig zu machen und die Chancen der Digitalisierung besser zu nutzen. Es bleibt jedoch entscheidend, dass die Umsetzung der Maßnahmen sorgfältig überwacht und gegebenenfalls angepasst wird, um sicherzustellen, dass Unternehmen aller Größen von diesen Regelungen profitieren.

Einführung in die E-Rechnung

Frau sitzt am Laptop und bearbeitet eine elektronische Rechnung.

Eine E-Rechnung, also eine elektronische Rechnung, ist ein digitaler Beleg, der die gleichen rechtlichen Anforderungen erfüllt wie eine traditionelle Papierrechnung. Allerdings wird eine E-Rechnung vollständig elektronisch erstellt, versendet und empfangen. Sie enthält alle wesentlichen Informationen einer klassischen Rechnung, wird aber in einem strukturierten elektronischen Format bereitgestellt, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine PDF-Rechnung ist im Sinne des Wachstumschancengesetzes oder der E-Rechnungsverordnung dabei keine elektronische Rechnung. Erst in Verbindung mit einem integrierten standardisierten Datensatz, wie ihn insbesondere ZUGFeRD (siehe unten) spezifiziert, wird die PDF-Rechnung auch zur E-Rechnung.

Die Bedeutung der E-Rechnung hat in der Geschäftswelt ständig zugenommen, sich aber nie wirklich durchgesetzt. Standardisierungsansätze, wie beispielsweise mit EDIFACT führten zu einem zunehmend komplexen Dschungel. In den vergangenen Jahren haben zudem Transaktionsplattformen wie Procuros Prozesse ganzheitlicher abgedeckt und sind damit noch einen Schritt weiter gegangen, indem Angebot, Bestellung, Rechnung und Lieferung ganzheitlich digitalisiert wurden.

Warum brauchen wir dennoch die E-Rechnung?

  • E-Rechnungen können schneller erstellt, versendet und verarbeitet werden. Dies führt zu schnelleren Zahlungsvorgängen und verbessertem Cashflow.

  • Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen reduziert die Notwendigkeit für manuelle Eingaben und Papierhandling. Das führt insbesondere in B2B-Bereich zu erheblichen Kosteneinsparungen.

  • Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen wird die Fehlerquote reduziert, da menschliche Eingabefehler minimiert werden.
  • Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt zu einer umweltfreundlicheren Geschäftsführung bei.

  • E-Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit von Transaktionen und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Aktuelle Rechtslage

Ein Compliance Stempel lehnt an einem Dokumentenordner.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Rechnungen haben sich in den letzten Jahren sowohl in Deutschland als auch in der Europäischen Union weiterentwickelt.

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland wurde durch das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung geregelt. Seit November 2020 sind Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung müssen ihre Rechnungen ebenfalls elektronisch einreichen. Die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) legt technische Standards und Formate fest, die akzeptiert werden, darunter das Format XRechnung und das internationale Format EN 16931. Die E-RechV verpflichtet die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen hat den rechtlichen Rahmen für die E-Rechnung in der EU geschaffen. Diese Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in den EU-Mitgliedstaaten, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten, die den europäischen Normen entsprechen. Ziel ist es, die grenzüberschreitende Nutzung von E-Rechnungen zu fördern und die Interoperabilität zwischen den verschiedenen nationalen Systemen sicherzustellen.

Kritische Aspekte und Herausforderungen

Trotz der positiven Intention hinter dem Gesetz gibt es auch Herausforderungen und Kritikpunkte: Die Einführung und Anpassung an die neuen Standards und Systeme wird besonders für kleinere und mittlere Unternehmen mit Unternehmenslösungen, die nicht mehr auf dem aktuellsten Stand sind, komplex und ressourcenintensiv sein. Es gibt zudem noch Unterschiede zwischen den nationalen Formaten und Vorschriften, die den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen erschweren können. Die elektronische Übertragung von Rechnungen erfordert nicht zuletzt robuste Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten und Cyberangriffe zu verhindern. Nicht auszumalen, wenn Angreifer zum Beispiel durch Austausch der Empfängerbank in einer Rechnung Zahlungen einfach umleiten würden.

Durch die Implementierung und Einhaltung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen werden Unternehmen nicht nur von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung profitieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit im zunehmend digitalen und globalen Markt sichern.

Regelungen zur E-Rechnung im Wachstumschancengesetz

Kalender 2024-2025, der die Stichtage für die Regelungen zur E-Rechnung im Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz bringt neue Anforderungen und Änderungen für die Nutzung von E-Rechnungen mit sich, die Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen betreffen. Hier sind die wichtigsten neuen Regelungen:

  • Ab dem 1. Juli 2024 sind alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 500.000 Euro verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich an Geschäftspartner ebenfalls in elektronischer Form zu übermitteln, sofern der Geschäftspartner dies verlangt.
  • Ab dem 1. Januar 2025 gilt diese Verpflichtung für alle Unternehmen, unabhängig vom Jahresumsatz.
  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene liefern, ihre Rechnungen elektronisch einreichen.

  • Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen.

  • Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig von ihrem Jahresumsatz.

  • Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Sie können weiterhin in Papierform oder als einfache elektronische Datei (z.B. PDF) erstellt und übermittelt werden.

  • Unternehmen müssen E-Rechnungen in einem der anerkannten Standardformate wie XRechnung oder dem europäischen Standard EN 16931 erstellen, um die Interoperabilität und Verarbeitungssicherheit zu gewährleisten.

Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht insbesondere für inländische B2B-Umsätze. Es gibt Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027, die es Unternehmen ermöglichen, weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im alten Format auszustellen. Zudem kann das EDI-Verfahren für die Rechnungsstellung verwendet werden, sofern die Anforderungen an die elektronische Rechnung gemäß der europäischen Norm EN 16931 erfüllt sind.

Umsetzung und Compliance

Um die neuen Anforderungen des Wachstumschancengesetzes erfolgreich umzusetzen und um sicherzustellen, dass sie konform sind, sind folgende Schritte zu beachten. Zunächst sollte der Unternehmer frühzeitig und ganzheitlich mit der Planung und Vorbereitung der Umstellung auf E-Rechnungen beginnen. Es gilt, die bestehenden Prozesse zu analysieren und notwendige Anpassungen zu identifizieren.

Für nicht mehr gewartete Unternehmenslösungen wird es möglicherweise gar keinen Workaround geben. Ältere Systeme werden teilweise nur sehr eingeschränkt Prozesse unterstützen. An dieser Stelle gilt es herauszuarbeiten, wo die einzelnen Prozessschritte angepasst werden sollen. Für eingehende Rechnungen bietet sich neben der Finanzbuchhaltung, die eventuell Teil eines ERP-Systems ist, auch das Dokumentenmanagement an. Nicht nur die Verarbeitung wird sich bei eingehenden Rechnungen verändern, auch die Ablage von Rechnungen muss neu gedacht werden, da sie in Teilen  nicht mehr ausgedruckt werden können.

Die Umsetzung umfasst aber noch weit mehr, als nur die technische Verarbeitung:

  1. Schulungen für alle Mitarbeiter sind wichtig, damit jeder die neuen Prozesse und Anforderungen versteht und korrekt anwenden kann. Sensibilisiert euer Team auch für die Bedeutung von Datenintegrität und -sicherheit.
  2. Stellt sicher, dass Anpassungen auch Prozesse betreffen, die unter dem Aspekt der Compliance oder interner und externer Audits überprüft, dokumentiert und anzupassen sind.

  3. Implementiert geeignete Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz, um eure Daten gegen interne Zugriffe, Verlust und Cyberangriffe zu schützen.

Kritische Aspekte und Herausforderungen

Die Implementierung der neuen Anforderungen für die E-Rechnung kann mit erheblichen Kosten und Aufwand verbunden sein. Das gilt gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die in Software, Schulungen und Prozesse investieren müssen. Die nötigen technischen Anpassungen und Investitionen können für einige Unternehmen eine hohe Hürde darstellen. Ihr müsst sicherstellen, dass eure IT-Infrastruktur die neuen Anforderungen unterstützt. In diesem Zusammenhang hat das Wachstumschancengesetz steuerliche Erleichterungen und Hilfen für die Umsetzung auf den Weg gebracht und plant auch, Software für Unternehmen bereitzustellen.

Die erhöhte Abhängigkeit von digitalen Prozessen erfordert eine strengere Überprüfung der Sicherheitsstrategien und erweiterte kontinuierliche Überwachung der Systeme. Wer sich proaktiv mit den Änderungen auseinandersetzt und Anforderungen und Herausforderungen angeht, kann nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch von den langfristigen Vorteilen der E-Rechnung profitieren, wie etwa höherer Effizienz und Kosteneinsparungen.

Alles über die E-Rechnung: Hintergründe und Zeitplan

Im Video erläutern dir Inga und Dirk die Details und Übergangsfristen, die im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnung stehen.

An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.

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Die (neuen) Standards XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL

Gemäß der E-Rechnungsverordnung und dem Wachstumschancengesetz und den damit verbundenen Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung ab 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen in bestimmten Formaten übermittelt werden. Die wichtigsten Formate für die E-Rechnung in Deutschland sind die XRechnung und das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Die XRechnung

XRechnung ist ein spezifiziertes XML-basiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung, das entwickelt wurde, um die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zu erfüllen. Dieses Format zielt darauf ab, die Interoperabilität und den reibungslosen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen innerhalb der EU zu gewährleisten.

Das XRechnung-Format wurde im Rahmen der europäischen Bemühungen zur Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung entwickelt und erfüllt die technischen Anforderungen des europäischen Standards EN16931. In Deutschland wird es durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut und weiterentwickelt und durch die E-Rechtsverordnung verpflichtend eingeführt: XRechnung ist seit dem 27. November 2018 verpflichtend für alle Lieferanten des Bundes, die Rechnungen elektronisch einreichen müssen.

Technische Merkmale und Verarbeitung

XRechnung basiert auf XML (Extensible Markup Language), was eine strukturierte und maschinenlesbare Form der Datenübertragung ermöglicht. Das Format definiert spezifische Datenfelder, die obligatorisch und optional sein können, um alle relevanten Informationen einer Rechnung abzubilden, wie z.B. Rechnungssteller, Empfänger, Lieferdaten, Steuern und Beträge. XRechnung muss einer strikten Validierung entsprechen, die sicherstellt, dass alle notwendigen Datenfelder korrekt ausgefüllt sind und die XML-Struktur den Vorgaben entspricht.

XRechnung ist in Deutschland für alle Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend und wird zunehmend von Landes- und Kommunalverwaltungen übernommen. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes eingereicht. Für Bundesministerien, für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Der OZG-RE-Prozess ermöglicht die Einreichung von E-Rechnungen an die mittelbare Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer. Hierbei ist eine Registrierung erforderlich und die Übertragungswege sowie die Validierung und Bereitstellung der Rechnungen auf den Plattformen sind klar definiert.

Die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung ist Teil des Programms Dienstekonsolidierung Bund. Bis 2025 werden in über 40 Projekten gemeinsame, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden.

Viele Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung unterhalten, nutzen XRechnung zur Einreichung ihrer Rechnungen. Es gibt verschiedene Softwarelösungen und Dienstleister, die die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen unterstützen. Unternehmen können zudem spezialisierte Software verwenden oder ihre bestehenden ERP-Systeme bzw. die Finanzbuchhaltung entsprechend erweitern. KoSIT und andere Anbieter bieten Test- und Validierungsdienste an, um sicherzustellen, dass Rechnungen dem XRechnung-Standard entsprechen.

Die ZUGFeRD Rechnung

Grafik, die die ZUGfeRD Rechnung darstellt.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das entwickelt wurde, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen zu erleichtern. Es kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuell darstellbaren PDF-Datei. Dadurch können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnungsinformationen leicht verarbeiten.

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einer Arbeitsgruppe, die aus verschiedenen Branchenverbänden und Institutionen besteht. Das Format wurde 2014 erstmals eingeführt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt, um den wachsenden Anforderungen der digitalen Rechnungsstellung gerecht zu werden. Die aktuelle Version, ZUGFeRD 2.1.1, ist kompatibel mit dem europäischen Standard EN16931, was die Interoperabilität innerhalb der EU erleichtert.

Technische Merkmale und Verarbeitung

  • ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus zwei Teilen: einem PDF/A-3-Dokument, das die visuell darstellbare Rechnung enthält, und einem eingebetteten XML-Datensatz, der die strukturierten Rechnungsdaten umfasst.

  • Die XML-Daten in ZUGFeRD sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

  • Das PDF/A-3-Format stellt sicher, dass die visuelle Darstellung der Rechnung langfristig archiviert werden kann.

  • Führend bei Abweichungen ist immer der maschinenlesbare Teil gegenüber dem Teil, der im PDF angezeigt wird.

Durch die Einhaltung internationaler Standards ist ZUGFeRD kompatibel mit vielen Systemen und Ländern, was den internationalen Austausch von Rechnungen erleichtert. Unternehmen, die sowohl digitale als auch papierbasierte Rechnungsprozesse unterstützen müssen, können ZUGFeRD problemlos einsetzen. Dies erleichtert auch die mit einem Geschäftspartner unabgestimmte Umstellung der Rechnungsstellung. Die maschinenlesbaren XML-Daten ermöglichen eine automatische Verarbeitung der Rechnungen, was Fehler reduziert und die Effizienz steigert. ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in vielen Ländern, einschließlich der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung.

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen und Dienstleister, die die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen. Diese Lösungen integrieren oft nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme. Unternehmen können ihre bestehenden Systeme anpassen oder spezialisierte Softwarelösungen verwenden, um ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten. ZUGFeRD bietet eine flexible und effiziente Lösung für die elektronische Rechnungsstellung.

Durch die Kombination von PDF und XML ermöglicht es sowohl die manuelle Überprüfung als auch die automatische Verarbeitung von Rechnungen. Es ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen und unterstützt die Interoperabilität auf internationaler Ebene.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist das Netzwerk und der technische Rahmen, der die digitale elektronische Beschaffung und den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in Europa ermöglicht und erleichtert. Es wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen nationalen E-Procurement-Systemen zu gewährleisten und den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen.

Für weitere Informationen und Ressourcen zur PEPPOL in Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung, kannst du diesen Link besuchen.

PEPPOL wurde 2008 im Rahmen eines Projekts der Europäischen Kommission ins Leben gerufen, das von der Abteilung für Kommunikationsnetze, Inhalte und Technologien (DG CONNECT) gefördert wurde. Ziel war es, Hindernisse im grenzüberschreitenden öffentlichen Beschaffungswesen zu überwinden und eine nahtlose Integration von Geschäftsdokumenten in verschiedenen Ländern zu ermöglichen. 2012 übernahm OpenPEPPOL, eine internationale non-profit Vereinigung, die Verantwortung für den Betrieb und die Weiterentwicklung des PEPPOL-Netzwerks.

Technische Merkmale und Verarbeitung

  • PEPPOL ist ein offenes und standardisiertes Netzwerk, das Unternehmen und Behörden die sichere und standardisierte Übertragung elektronischer Dokumente ermöglicht.
  • Business Interoperability Specifications (BIS) sind die von PEPPOL definierten Spezifikationen für die Erstellung und den Austausch von Dokumenten wie E-Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen.

  • Um PEPPOL zu nutzen, müssen Organisationen einen PEPPOL Access Point verwenden. Diese Access Points fungieren als Vermittler, die Dokumente im PEPPOL-Netzwerk empfangen und senden.

  • PEPPOL gewährleistet durch die Verwendung von standardisierten Protokollen und Sicherheitsmechanismen eine sichere Datenübertragung.

  • Viele ERP- und Buchhaltungssysteme bieten integrierte Lösungen zur Unterstützung von PEPPOL-Dokumenten, was die Implementierung erleichtert.

PEPPOL ermöglicht den nahtlosen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Systemen und Ländern. PEPPOL unterstützt die Einhaltung von EU-Vorschriften zur elektronischen Beschaffung und Rechnungsstellung. Das Netzwerk ist sehr zuverlässig und bietet eine hohe Sicherheit für den Austausch sensibler Daten.

PEPPOL ermöglicht den nahtlosen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Systemen und Ländern. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen können Unternehmen Kosten sparen und die Effizienz steigern. PEPPOL unterstützt die Einhaltung von EU-Vorschriften zur elektronischen Beschaffung und Rechnungsstellung.

PEPPOL ist ein entscheidender Baustein für die Digitalisierung und Standardisierung des grenzüberschreitenden öffentlichen Beschaffungswesens in Europa. Es bietet eine einheitliche, sichere und effiziente Methode zur Übertragung elektronischer Geschäftsdokumente, die sowohl Unternehmen als auch öffentlichen Verwaltungen zugutekommt.

Vorteile der E-Rechnung

Frau spart Geld in einem Sparschwein.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche wirtschaftliche Vorteile. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen eliminiert manuelle Schritte (Drucken, Versenden, Sortieren, Archivieren), was signifikante Kosteneinsparungen erlaubt. Studien zeigen, dass die Bearbeitungskosten pro Rechnung durch die Digitalisierung um sechzig bis achtzig Prozent reduziert werden können. E-Rechnungen können zudem sofort nach der Erstellung versendet und empfangen und auch gleich verarbeitet werden, was den Zahlungszyklus erheblich verkürzt. Dies kann den Cashflow verbessern und die Notwendigkeit für kurzfristige Kreditaufnahmen reduzieren.

Effizient, nachhaltig und klimafreundlich

Automatisierte Prozesse bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen reduzieren auch menschliche Fehler, wie falsche Beträge oder fehlende Informationen. Das führt zu höherer Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Rechnungsdaten und einer höheren Qualität der Verarbeitung. E-Rechnungen lassen sich zudem besser nachverfolgen. Der Rechnungsprozess wird transparenter. Unternehmen können den Status einer Rechnung jederzeit einsehen und sicherstellen, dass sie rechtzeitig bearbeitet wird. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Anforderungen.

E-Rechnungen bieten zudem ökologische Vorteile. Die Umstellung auf digitale Rechnungen reduziert den Papierverbrauch. Das schont natürliche Ressourcen und vermindert den Energieverbrauch sowie die Emissionen, die mit der Papierherstellung und dem Transport verbunden sind. So reduziert die Digitalisierung von Rechnungsprozessen den CO₂-Ausstoß und trägt zum Klimaschutz bei. Weniger Papierproduktion und -transport sowie die elektronische Übermittlung von Rechnungen verringern den ökologischen Fußabdruck.

Elektronische Dokumente brauchen außerdem keinen physischen Lagerraum. Sie können platzsparend und sicher in digitalen Archiven gespeichert werden, was die Verwaltungskosten weiter reduziert. Die Einführung von E-Rechnungen unterstützt damit unternehmerische Bemühungen um Nachhaltigkeit. Zudem kann in Unternehmen mit mehreren Standorten die Lagerung technisch zentralisiert werden.

Internationale Interoperabilität

Zwei Kollegen freuen sich über die digitale und damit effizientere Rechnungsverarbeitung.

E-Rechnungen werden in international anerkannten Formaten wie dem europäischen Standard EN 16931 erstellt. Diese Standardisierung erleichtert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern.

Die schnelle und effiziente Übermittlung von E-Rechnungen verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen internationalen Geschäftspartnern, wodurch Verzögerungen im Zahlungsprozess vermieden werden. Gemeinsame technische Standards reduzieren auch menschliche Fehler aus fehlerhaften Übersetzungen oder einer falschen Interpretation von Steuern, Gebühren, Adressen und Zahlungszielen. E-Rechnungen, reduzieren zudem Fehler gegenüber gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern. Das reduziert das Risiko rechtlicher Probleme und Strafen.

Viele technische E-Rechnungssysteme unterstützen mehrsprachige Rechnungen, was den internationalen Geschäftsverkehr erleichtert. Rechnungen können zugleich in der Sprache des Absender und in der Sprache des Empfängers erstellt werden. Auch internationale Unternehmen können ihre Rechnungsprozesse zentralisieren und einheitlich verwalten. Das erleichtert die Archivierung und den Zugriff auf Rechnungsdaten weltweit und ermöglicht mehr Transparenz, eine bessere Kontrolle und Monitoring der Finanzprozesse.

Die Vorteile überwiegen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet neben Kosteneinsparungen und Effizienzgewinnen auch ökologische Vorteile und unterstützt internationale Geschäftsprozesse. Standardisierte Formate, vereinfachte grenzüberschreitende Transaktionen und erhöhte Compliance machen E-Rechnungen zu einem wertvollen Werkzeug für global agierende Unternehmen.

Herausforderungen und Risiken bei der Implementierung der Elektronischen Rechnungen

Frau erklimmt einen senkrechten Berg.

Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht erfordert sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen. Die Anpassungen sind komplexer. als es mancher zu Beginn einschätzt. Alle Maßnahmen von einem zentralen Projektleiter oder Koordinator orchestrieren zu lassen, empfiehlt sich unbedingt. Was sind die wichtigsten Herausforderungen?

Anpassung der technischen Infrastruktur und Integration

Unternehmen müssen ihre bestehende IT-Infrastruktur anpassen, um E-Rechnungen zu erstellen, übermitteln und empfangen zu können und um interne Prozesse vor der Erstellung anzupassen. Dies erfordert möglicherweise Investitionen in neue Softwarelösungen und gegebenenfalls auch eine Erweiterung der bestehenden technischen Infrastruktur. Die Integration von E-Rechnungslösungen in vorhandene ERP-Systeme oder das Dokumentenmanagement kann komplex und zeitaufwändig sein, insbesondere bei unterschiedlichen IT-Systemen und Datenformaten.

Standardisierung und Interoperabilität

Eine der größten technischen Herausforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass E-Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung oder EN 16931 erstellt werden. Dies ist notwendig, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern zu gewährleisten. Unternehmen müssen ihre E-Rechnungslösungen entsprechend aktualisieren und sicherstellen, dass sie diese Standards einhalten.

Veränderungsmanagement

Neue veränderte Prozesse sorgen auch immer für Fehler in bisher eingespielten Prozessen und sorgen in Teilen für Widerstände bei betroffenen Mitarbeitern. Schulungen und Sensibilisierung für die Notwendigkeit und Nutzen der Veränderung beugen hier vor.

Kosten und Ressourcen

Die gesamte Implementierung einschließlich Planung, Umsetzung und Schulung bindet Ressourcen und erzeugt Kosten. Unternehmen mit einer dünnen Personaldecke oder einer knappen Marge sind bei solchen tiefgreifenden Veränderungen besonders stark betroffen. Fachkräftemangel ist ein weiterer Aspekt, der diese Seite des Wachstumschancengesetzes schmerzen lässt.

Datenschutz und Datensicherheit

Das Hologramm stellt ein Schloss dar, welches durch eine Hand ergriffen wird. Der Datenschutz muss sichergestellt werden.

Daten aus Rechnungen gilt es zunächst einmal vor dem Zugriff durch unbefugte interne oder externe Blicke zu schützen. Wenn die verschickte Rechnung nicht verschlüsselt wird oder ein Portal genutzt wird, hilft nur die Verschlüsselung im Versand, die in vielen Unternehmen auch 2024 noch nicht eingeführt ist. Es gilt in Bezug auf den Datenschutz aber auch folgende Punkte zu beachten:

  • Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist bei der Nutzung von E-Rechnungen entscheidend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten in Rechnungen geschützt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Dies erfordert klare Datenschutzrichtlinien und -verfahren sowie Schulungen der Mitarbeiter, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

  • Elektronische Systeme sind anfällig für technische Störungen und Ausfälle, die zu Datenverlust oder Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung führen können. Unternehmen benötigen deshalb Notfallpläne und Backup-Systeme, die sicherstellen, dass sie im Falle eines Systemausfalls weiterhin Rechnungen verarbeiten und speichern können.

  • Die Datenschutzrichtlinien müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie sind anzupassen und zu erweitern.

Die Implementierung von E-Rechnungen bringt also zahlreiche Vorteile, aber auch technische und organisatorische Herausforderungen sowie Risiken im Bereich Datenschutz und Sicherheit mit sich. Unternehmen müssen proaktiv Maßnahmen ergreifen, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

Best Practices und Empfehlungen

Drei Schlüsselwörter Practice, Strategy und Achivement auf Moderationskarten.

Wir haben trotz unserer Erfahrungen leider auch kein einfaches Rezept. Die erfolgreiche Einführung von E-Rechnungen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Wir können dabei als System- und Softwarehaus unterstützen und Best Practices anbieten. Hier sind ein paar praktische Tipps und Schritte, die aus unserer Erfahrung helfen, den Übergang zu E-Rechnungen reibungslos zu gestalten:

  • Beginne mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Rechnungsstellungs- und Verarbeitungsprozesse. Zeichne sie auf, zum Beispiel mit Cubetto oder einem anderen Werkzeug zur Dokumentation deiner Prozesse. Hier kann man gemeinsam mit den betroffenen Kollegen schnell Schwachstellen und Herausforderungen identifizieren.
  • Überprüfe, ob deine aktuelle IT-Infrastruktur die Anforderungen für die E-Rechnungserstellung und -verarbeitung erfüllt. Identifiziere mögliche oder notwendige Hardware- und Software-Upgrades und frage deinen IT-Partner oder auch uns, welche möglichen Lösungsansätze es gibt.

  • Recherchiere verschiedene E-Rechnungslösungen und bewerte deren Funktionen, Kosten und Integration in bestehende Systeme. Die Suche ist nicht einfach, da es ganz unterschiedliche Lösungsansätze gibt sowohl im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Neben einer integrierten Lösung in der bisherigen IT-Infrastruktur sollte man in jedem Fall an Handelsplattformen, Dokumentaustauschplattformen, Dokumentenmanagement oder einfache Anbieter für Rechnungseingang denken. Auch die verwendete Plattform für E-Mails ist natürlich zu betrachten. Je nach Ausgangssituation lösen wir die Herausforderungen heute mit Haufe X360, d.velop, GetMyInvoice oder mit einer passenden ERP-Schnittelle.

Je nach Komplexität starten wir mit einer Test- oder Pilotphase. Wir testen die ausgewählte Lösung in einer kontrollierten Umgebung, sammeln Feedback und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Wir führen Schulungen für die betroffenen Mitarbeiter mittlerweile fast ausschließlich per Videokonferenz durch, die wir auch aufzeichnen. Die Aufzeichnung, den Chatverlauf, ein FAQ und weitergehende Schulungsmaterialien können anschließend an einer zentralen Stelle zur Verfügung gestellt werden.  Eine kontinuierliche Information der Mitarbeiter über den Fortschritt der Implementierung und die nächsten Schritte schafft Transparenz. Du hilfst damit, Unsicherheiten zu reduzieren und die Akzeptanz zu erhöhen.

Anbindung mit Geschäftspartnern

Einzelne Puzzleteile werden zusammengesetzt, bis ein geordneter Prozess entsteht.

Du bist nicht allein. Auch viele deiner Geschäftspartner machen gerade die ersten Schritte. Führe gemeinsam mit Ihnen erste Tests durch und stimme einen Fahrplan mit Partnern für den Pilotbetrieb ab. Es sind immer noch Anpassungen erforderlich, du wirst aber feststellen, dass mit der zunehmenden Lern- und Erfahrungskurve deines Teams und deiner Partner der Aufwand zur Überwachung sinkt. So seid ihr vorbereitet, mit weiteren Partnern zu starten, bevor die ersten dann plötzlich unabgestimmt umstellen.

Dein Team muss unbedingt sensibilisiert sein, dass es bei Störungen umgehend intern und mit den Geschäftspartnern schaut, a) wie die aktuelle Störung behandelt werden soll und b) wie mittelfristig Abhilfe geschaffen werden kann. Es gilt in dieser Phase unbedingt, maximal flexibel zu bleiben. Störungen in einem technischen Prozess sollen Beziehungen zu Lieferanten und zu Kunden möglichst nicht belasten. Wichtig ist es, dass alle Störungen an einer Stelle dokumentiert werden und zentral zum Beispiel in eurem internen Weekly besprochen werden können und ggf. auch mit euren IT-Partnern durchgegangen werden.

Ein Blick in die Glaskugel

Glaskugel auf einem festen Untergrund, die den Himmel widerspiegelt.

Der Bereich der digitalen Interaktion mit Kunden und Lieferanten wird sich in den kommenden Jahren stark weiterentwickeln. Er wird auch geprägt sein durch technologische Innovationen und gesetzliche Änderungen.

  • Die rasante Entwicklung und die Möglichkeiten im Zusammenhang mit Künstlicher Intelligenz wird unseren Geschäftsalltag ganzheitlich und radikal verändern. Die disruptive Veränderung in diesem Zusammenhang wird allgemein als umfassender und nachhaltiger eingeschätzt, als alles, was wir bis dato durch IT und Internet erlebt haben.
  • Technische Standards wecken Begehrlichkeiten. Wir erwarten daher eine Erweiterung der Standards, um neue Anforderungen abzudecken. Diese werden dann wohl alle drei bis fünf Jahre neue technische Anforderungen mit sich bringen, wie wir sie von Elster, Atlas oder anderen Systemen kennen. Ständige Änderungen und Anpassungen der regulatorischen Rahmenbedingungen können schwierig zu bewältigen sein. Unternehmen müssen flexibel bleiben und ihre Systeme kontinuierlich an neue Anforderungen anpassen, was zusätzlichen administrativen Aufwand und Kosten verursachen kann.

  • Auch die Finanzämter interessieren sich für unsere Daten. In Italien, Spanien und in der Türkei sammeln die Finanzämter mittlerweile alle Rechnungen zentral oder sie betreiben die zentrale Plattform, über die alle Rechnungen verschickt werden müssen. Polen arbeitet ebenfalls schon an einem solchen Gesetz. Uns würde es nicht überraschen, wenn das mittelfristig - Datenschutz hin oder her - Standard in Europa würde.

  • Die Nutzung von Blockchain-Technologie für E-Rechnungen könnte zunehmen, um die Sicherheit und Transparenz von Transaktionen zu erhöhen. Blockchain kann helfen, die Integrität von Rechnungsdaten zu gewährleisten und die Nachverfolgbarkeit zu verbessern. Unter dem Aspekt, dass die Blockchain wegen ihres Energieverbrauchs auch höchst umstritten ist, sehen wir diese Möglichkeit allerdings eher kritisch. Ohne eine grundlegende energetische Optimierung wird sich die Blockchain eher nicht im B2B durchsetzen, zumal die Transaktionskosten dadurch eher hoch sind.

  • Spannend wird die Frage, ob E-Rechnungen zunehmend in größere digitale Ökosysteme integriert werden. Dadurch könnte die Verarbeitung anderer Geschäftsprozesse wie Auftragsmanagement und Zahlungsabwicklung effizienter werden. Es ist interessant zu beobachten, was einerseits Plattformbetreiber wie Amazon oder Procuros machen und andererseits auch wie sich Paypal oder Whatsapp aufstellen. Wir haben schon am Beispiel der IT-Betriebssysteme, der Videoformate oder der E-Mail gelernt, dass sich nicht immer zwangsläufig das beste System durchsetzt.

  • Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt parallel das Risiko von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen. Die E-Rechnung wird sicherlich auch die dunkle Seite der Macht auf den Plan rufen. Es wird neue Formen der Kriminalität geben, um sich an diesem Aspekt der Digitalisierung zu bereichern.

  • Wir werden wohl erleben, dass es Unternehmen geben wird, die versuchen werden, Monopole oder Oligopole zu schaffen und die Unternehmen in Plattformen zwingen wollen. Andererseits wird es Unternehmen schwerfallen, sich zu verändern, deren Geschäftsmodell bis dato war, sehr viel Geld transaktionsabhängig mit der Konvertierung oder Umformatierung von Rechnungen zu verdienen.

  • Mittelfristig sollten elektronische Rechnungen zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen führen. Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand, und schnellere Zahlungszyklen verbessern den Cashflow. Es ist zu erwarten, dass sich in diesem Kontext auch die Digitalisierung der Bestell- und Auftragsprozesse beschleunigt.

Die Einführung von E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung und Modernisierung von Geschäftsprozessen. Trotz der Herausforderungen überwiegen die Vorteile. Unternehmen, die proaktiv auf E-Rechnungen umstellen, werden ihre Effizienz steigern, Kosten senken und nachhaltigere Geschäftspraktiken entwickeln. Sie sind so gerüstet für künftige technologische und regulatorische Entwicklungen und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Die ViDA-Initiative

Die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) wird eine entscheidende Rolle spielen, da sie die Einführung verpflichtender elektronischer Rechnungen und Änderungen im elektronischen Meldesystem vorantreibt. Die EU-Ratsgenehmigung für die Umsetzung der E-Rechnung im Vorfeld der ViDA-Maßnahmen zeigt die Bedeutung dieser Initiative für die Zukunft der Digitalisierung.

Die ViDA-Initiative der Europäischen Union zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren und an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen. Ab dem 1. Januar 2024 dürfen Mitgliedstaaten die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ohne vorherige Genehmigung durch die Steuerbehörden einführen. Ab 2028 wird die E-Rechnung zum Standard für innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen. Die ViDA-Initiative plant die Einführung eines Echtzeit-Berichterstattungssystems auf Basis von E-Rechnungen, um den Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und die Effizienz der Steuererhebung zu erhöhen. Unternehmen, die an Verbraucher in anderen EU-Mitgliedstaaten verkaufen, müssen sich dann nur einmal für die Mehrwertsteuer registrieren und können ihre Verpflichtungen über ein einziges Online-Portal in einer einzigen Sprache erfüllen.

Wir beantworten deine Fragen

Falls du jetzt Fragen zur E-Rechnungspflicht hast oder dich sogar für eine neue Softwarelösung interessierst, unterstützen wir dich selbstverständlich gerne. Buche dazu einfach einen freien Termin in den unten stehenden Kalendern unserer Experten:

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