Was ist ein ERP-System?

Zu jedem Unternehmen gehören diverse Abteilungen mit ihren jeweils eigenen Aufgaben und Anforderungen. Controlling, Einkauf, Personalwesen oder Rechnungswesen etwa sind für den reibungslosen Ablauf unabdingbar. Für viele Bereiche gibt es Software-Lösungen, die dabei helfen sollen, die Aufgaben des unternehmerischen Alltags zu bewältigen. Bei der Vielzahl an Anwendungen kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten und alle Komponenten aufeinander abzustimmen. Hier kann ein ERP-System helfen.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung von Ressourcen in einem Unternehmen. Darunter fallen neben Kapital auch Mitarbeiter oder Betriebsmittel. Daniel E. O’Leary, Professor des Lehrstuhls Accounting and Information Systems an der University of Southern California schlägt als Definition von ERP vor:
„Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme sind leistungsstarke Softwarepakete, die Unternehmen befähigen, eine Vielzahl grundverschiedener Funktionen zusammenzuschließen. Im Besonderen stellen ERP Systeme die Grundlage für einen großen Bereich der E-Commerce-basierten Prozesse zur Verfügung, darunter Internet-gestützte Bestellungen, Lieferungsverfolgung, Bestandsmanagement und auf Bestellung hin gebaute Waren.“ (O’Leary, 2000, eigene Übersetzung)
Eine ERP-Lösung ist also ein Softwarepaket, das die Funktionen verschiedener Anwendungen kombiniert. Hierdurch sollen alle Ressourcen im Unternehmen digital geplant und gesteuert werden können. Oder anders gesagt: Sämtliche Software, die zum Management von Kapital, Mitarbeitern und Betriebsmitteln verwendet wird, wird in einem ERP-System gebündelt zur Verfügung gestellt.

In welchen Einsatzbereichen finden sich ERP-Lösungen?

Natürlich gehört nicht nur der Bereich des E-Commerce zu den Aufgaben, die mithilfe von ERP bewältigt werden können. Vielmehr sind die Systeme darauf ausgerichtet, alle Geschäftsprozesse abzubilden. Die Geschäftsbereiche werden in einer ERP-Anwendung häufig in einzelne Module unterteilt:

• Controlling
• Einkauf
• Marketing
• Personalwesen
• Vertrieb
• Rechnungswesen
• Projektmanagement
• Qualitätsmanagement

Viele ERP-Systeme sind skalierbar. Das heißt, Komponenten für Bereiche können hinzugefügt oder entfernt werden. So entsteht eine Unternehmenslösung, die perfekt zu den Wünschen eines Unternehmens oder einer Branche passt. Dies ist insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil. Aber auch Branchen, in denen manche Bereiche besondere Aufmerksamkeit brauchen, profitieren davon. In solchen Betrieben kann im ERP-System ein Fokus gelegt werden. Zum Beispiel auf Marketing, Fertigungsprozesse oder auf das Customer-Relationship-Management (CRM), also die Pflege der Beziehung zum Kunden. Oft ist das bei Betrieben im Handel, in Versicherungsunternehmen, Finanzinstituten oder in der Industrie nötig.

Welche Vorteile bietet ERP?

In ERP-Systemen werden alle Daten und Funktionen in einer zentralen Datenbank verknüpft, sodass von allen Ebenen und Abteilungen des Unternehmens heraus darauf zugegriffen werden kann. Dadurch können die organisatorischen Abläufe und Strukturen des Unternehmens mit der Zeit vereinfacht werden. So wird beispielsweise die Bereitstellung von Informationen auch über Abteilungsgrenzen hinweg beschleunigt. Auch redundante oder inkonsistente Informationen werden vermieden und die generelle Qualität der Daten erhöht, was sich in der Produktivität niederschlagen kann. ERP-Systeme steigern daher langfristig die Leistung des Unternehmens und reduzieren Kosten.
Diese Art des bereichsübergreifenden Managements ist insbesondere dann hilfreich, wenn negativen Trends entgegengesteuert werden muss. Diese können oft frühzeitig erkannt werden, was die Entwicklung von Gegenmaßnahmen beschleunigt und deren Anwendung effektiver macht. Natürlich können auch allgemeine Trends durch die ERP-Software erkannt und anschließend genutzt werden, um etwa den Bedürfnissen der Kunden besser gerecht zu werden. Gerade bei Umwälzungen im Unternehmen wie der Optimierung von Geschäftsprozessen — sei es in einzelnen Bereichen oder im gesamten Betrieb — kann ERP so beitragen. Damit wird gewährleistet, dass das Unternehmen auf dem neuesten Stand bleibt. Die Wettbewerbsfähigkeit wird gesteigert und das Unternehmen kann auch global mithalten, selbst wenn sich der Markt rasch wandelt.

ERP im Video erklärt

In dem folgenden Video geben Inga und Dirk noch weitere Hintergrundinformationen zu ERP-Systemen. Sie erklären, woher ERP-Systeme kommen, was die wichtigsten Inhalte und Funktionen sind und wer diese Lösungen anbietet.

On-Premises vs. cloudbasierte ERP-Systeme: Welches ist das Richtige für dein Unternehmen?

Es gibt zwei Haupttypen von ERP-Systemen: On-Premises und cloudbasiert. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, wie und wo die Software gehostet wird. On-Premises ERP-Systeme werden auf den Servern eines Unternehmens gehostet und die Software wird von dort auf die benötigten Computer im Unternehmen installiert. Das bedeutet, dass das Unternehmen für die Infrastruktur, die Sicherheit und den Support der Software selbst verantwortlich ist. On-Premises ERP-Systeme sind in der Regel teurer als cloudbasierte ERP-Systeme, da das Unternehmen die notwendige Hardware und Software erwerben und warten muss. Ein Vorteil von On-Premises ERP-Systemen ist, dass das Unternehmen die volle Kontrolle über die Software hat und die Sicherheit der Daten sicherstellen kann. Da die Software auf den eigenen Servern gehostet wird, gibt es keine Abhängigkeit von externen Anbietern und das Unternehmen kann die Software an seine spezifischen Anforderungen anpassen. Ein Nachteil von On-Premises ERP-Systemen ist, dass das Unternehmen für die Infrastruktur und den Support selbst verantwortlich ist. Das bedeutet, dass das Unternehmen in die Anschaffung von Hardware und Software investieren und dass es dauerhaft interne Ressourcen für die Wartung freihalten muss.

Die Vorteile von Cloud-ERP

ERP in der Cloud oder auch Cloud-ERP kam bereits in den 2000er Jahren auf. Die grundsätzliche Funktionsweise unterscheidet sich nicht von lokalen Lösungen: Auch hier werden verschiedene Module kombiniert und laufen an einer zentralen Stelle zusammen. So werden die Prozesse im Unternehmen ganzheitlich abgebildet. Der Hauptunterschied gegenüber lokalen Unternehmenslösungen liegt in der internetbasierten und damit plattformunabhängigen Realisierung, die einige Vorteile mit sich bringt.

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