So nimmst du der Wertpapierbuchhaltung mit automatisierten Lösungen den Schrecken

Das Geschäft mit Wertpapieren ist auch für Unternehmen in den letzten Jahren immer attraktiver geworden. Deutlich weniger verlockend ist hingegen das Wertpapiermanagement, das vielerorts noch langsam, umständlich und fehlerbehaftet angegangen wird. Die gute Nachricht: So muss es nicht sein, denn automatisierte Lösungen schaffen Abhilfe.

Wieso es sich lohnt, die Wertpapierbuchhaltung zu automatisieren

Mann am Schreibitsch sitzend und sich zufrieden zurücklehnend

Das deutsche Handels- und Steuerrecht ist gespickt mit komplexen Regelungen, wenn es um die Wertpapierbuchhaltung in Unternehmen geht. Hinzu kommt, dass die von Banken bereitgestellten Depotinformationen in der Regel auf die Bedürfnisse von Privatpersonen zugeschnitten sind. Unternehmen stellen sie jedoch vor gewaltige Herausforderungen.

Den Arbeitsaufwand reduzieren

Bei der buchhalterischen Verwaltung von Wertpapierdepots entsteht schnell ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand. Die daraus resultierenden Routineaufgaben fressen jede Menge Zeit – ganz davon zu schweigen, dass sich ihrer kaum jemand gerne annimmt. So ist beispielsweise das Eintragen des tagesaktuellen Kurses eine nie versiegende Quelle von Copy-and-Paste-Arbeitsschritten, die mehr oder weniger immer gleich ablaufen. Per Hand die erforderlichen Tabellen zu befüllen, ist nicht nur ineffizient, sondern stellt darüber hinaus auch eine Verschwendung wertvoller Arbeitskraft dar.

Dank automatisierter Lösungen bleibt Verantwortlichen wie Verwaltern oder Steuerberatern mehr Zeit für ihr Kerngeschäft. Smarte Anwendungen befreien sie von jeder Menge händischer Arbeit, die längst nicht mehr zeitgemäß ist. Das wirkt sich nicht nur positiv auf ihre Arbeitszufriedenheit aus. Auch ihre Mandanten profitieren davon, da in ihre Betreuung nun deutlich mehr Ressourcen fließen können. Um es auf den Punkt zu bringen: Bis zu 80 Prozent der Zeit, die eine Wertpapierbuchhaltung benötigt, lässt sich durch Automatisierungen einsparen.

Fehlerquellen minimieren

Wer schon einmal damit beauftragt worden ist, weiß genau, dass das Belegen und Bilanzieren von Wertpapierdepots nicht nur unglaublich umständlich ist, sondern zusätzlich Fehlern Tür und Tor öffnet. Je mehr Bewegungen verbucht und ordnungsgemäß dokumentiert werden müssen, desto größer ist auch das Risiko, dass sich falsche Angaben einschleichen. Gerade wenn Stichtage immer näherrücken, können sich Verzögerungen durch Fehler beziehungsweise Folgefehler besonders schwerwiegend auswirken. Eine Softwarelösung übernimmt hingegen automatisch die aktuellen Daten, sodass die mühsame Kleinstarbeit per Mausklick endlich der Vergangenheit angehört.

Übersichtlichkeit schaffen

Einer der wichtigsten Gründe für die Automatisierung der Wertpapierbuchhaltung ist das Plus an Übersichtlichkeit. Spätestens dann, wenn die Verwaltung mehr als nur ein Depot umfasst, spricht vieles gegen die Arbeit ohne Hilfsmittel. Noch komplizierter wird es, wenn die Wertpapiere bei unterschiedlichen Banken liegen. Das automatisierte Wertpapiermanagement hilft, die verschiedenen Datenströme zu bündeln, sodass sich sofort mit ihnen arbeiten lässt. Anstatt sich lange damit aufzuhalten, überhaupt erst die Grundlage für Entscheidungen zu erarbeiten, machen zeitgemäße Anwendungen die Wertpapierbuchhaltung übersichtlich und einfach.

Was sich automatisieren lässt

Automatisierte Softwarelösungen erleichtern das Wertpapiermanagement für Unternehmen auf vielfältige Weise, wie die folgende kleine Auswahl zeigt.

Den aktuellen Vermögensstand in den Blick nehmen

Steigende Kurve von Kursdaten auf einem Bildschirm

Zu den Hauptaufgaben einer Softwarelösung für das Wertpapiermanagement gehört die übersichtliche Darstellung der gesamten Portfoliostruktur. Meist müssen Unternehmen Vermögen verwalten, die mehrere Depots und die unterschiedlichsten Assetklassen umfassen, oft mit nicht unerheblichen Positionsgrößen. Diese Vermögensstruktur ist von Kunde zu Kunde verschieden und verlangt entsprechend sehr spezifische Antworten. Die Automatisierung setzt voraus, dass sich die Anwendung nahtlos in das bestehende technische Umfeld integrieren lässt. Damit die Integration rasch über die Bühne gehen kann, braucht es die passenden Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, zu Banken und Kursanbietern.

Anstatt die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammensuchen zu müssen, macht es eine Softwarelösung leicht, das Wesentliche schnell zu überblicken. Eine Gesamtübersicht des aktuellen Vermögensstandes gehört genauso dazu wie die Werte jeder Einzelposition. Das setzt die automatisierte Erfassung sämtlicher Depots und Assets voraus. Alle Bewegungen lassen sich lückenlos nachverfolgen, seien es Käufe, Verkäufe, Dividendenzahlungen, Kapitalerhöhungen, Zinserträge, Aktiensplits, Umbuchungen oder Kapitalrückzahlungen. Die Kurse werden ohne eigenes Zutun aktualisiert, meist über Nacht. Doch nicht nur der aktuelle Vermögensstand lässt sich auf diese Weise ohne großen Vorlauf aufschlüsseln, auch die Bestandsbewertung kann mit verschiedenen Methoden angegangen werden. Eine gute Softwarelösung zeichnet sich durch eine Benutzeroberfläche aus, die Anwender exakt an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können, sodass sie perfekt zum Unternehmen passt.

Genaue Prognosen aufstellen

Wer einen Blick in die Zukunft wagen möchte, ohne mit einer Vielzahl an Daten hantieren zu müssen, macht mit einer automatisierten Lösung alles richtig. Mit welcher Rendite ist in der nächsten Zeit zu rechnen? Welche Provisionen und Gebühren müssen dabei berücksichtigt werden? Wann fallen Zinsen und Dividenden an und wie wirken sie sich aus? Mit welchem Cashflow kann das Unternehmen kalkulieren? Eine automatisierte Wertpapierbuchhaltung erlaubt es, all diese Fragen in kürzester Zeit zu beantworten. Davon profitiert natürlich auch die Handlungsfähigkeit desjenigen, der die Depots verwaltet. Anhand von Aufstellungen überblicken Verantwortliche, von welchen Geldrückflüssen auszugehen ist. Diese Aufstellungen können beispielsweise die Endfälligkeit von Anleihen oder Zinsen auflisten. Die gegenwärtigen Renditesätze der Anleihen bilden eine der vielen Voraussetzungen, um die Renditeentwicklung des Bestands zu berechnen.

Die jeweils aktuellen Kursdaten übernimmt die Anwendung selbstständig, sodass mehr Zeit für die strategische Entscheidungsfindung bleibt. In diesem Zusammenhang spielen auch Risiko- und Ratinginformationen eine wichtige Rolle, die ebenfalls automatisiert ausgespielt werden. Je nach Umfang der Vermögensverwaltung bietet es sich an, auf eine Softwarelösung zurückzugreifen, die ein detailliertes Reporting sowie eine umfassende Portfolio-Analyse ermöglicht. Dadurch lassen sich potenzielle Risiken schon frühzeitig ausfindig machen.

Einfachere Zusammenarbeit mit der Hauptbuchhaltung

Die Automatisierung der Wertpapierverwaltung vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit der Hauptbuchhaltung. Die Softwarelösung ist in der Regel als Nebenbuchhaltung ausgelegt, die alle tagtäglich anfallenden Transaktionen sowie den Jahresabschluss umfasst. Sämtliche Vorgänge werden automatisch aufbereitet, sodass sie sich problemlos in Form fertiger Buchungssätze an die Hauptbuchhaltung übergeben lassen. Die Voraussetzung für den gelungenen Datenaustausch sind offene Schnittstellen in der Softwarestruktur. So können Wertpapiermanagement und Rechnungswesen einander nahtlos ergänzen.

Wie genau die Automation der Wertpapierbuchhaltung aussehen kann, zeigen unsere Kollegen Sigrid und Dirk im folgenden Video:

An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.

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