Westinghouse Electric Germany GmbH

Die Westinghouse Electric Germany GmbH gehört zum Westinghouse/Toshiba-Konzern. In der modernen Kerntechnik nimmt das Unternehmen weltweit eine führende Position ein und steht für eine breite Palette an Dienstleistungen und Produkten für Kernkraftwerksbetreiber. Insgesamt 500 Mitarbeiter sind inzwischen seit 40 Jahren erfolgreich im Bereich des nuklearen Services tätig und bieten Dienstleistungen für Anlagen-, Leit- und Systemtechnik, Sicherheitsanalysen und Strahlenschutz, individuelle Lösungen für das Management radioaktiver Abfälle und einiges mehr.
Die organisatorische und administrative Abwicklung der Reisekosten für ein hohes, internationales und zusätzlich fluktuierendes Reiseaufkommen verursacht eine Menge Arbeit. Wer nicht seine Personalressourcen mit diesen Aufgaben binden möchte, kann auf entsprechende Software zurückgreifen.

Zwei Unternehmen, eine Lösung für die Reisekostenabrechnung

Manfred Klas, Abteilung Instandhaltung E+Leittechnik bei Westinghouse Electric Germany, zeichnete bereits vor mehr als zwanzig Jahren verantwortlich für die Einführung einer maschinellen Reisekostenabrechnung. Zu dieser Zeit wurde in diesem Unternehmensteil, das damals noch zu Mannesmann-Hartmann&Braun, Frankfurt a. M. gehörte, die Abwicklung der Reisekosten sowie die gesamte Stundenabrechnung des Außendienstes, sprich: Montage, Inbetriebnahme und Service von händischer auf maschinelle Verarbeitung umgestellt. Manfred Klas berichtet, man habe sich damals zur Abwicklung der Reisekosten für S+S SoftwarePartner entschieden, weil deren Lösung ISR-Reisekosten die umfangreichen Bedürfnisse des Außendienstes am besten abdeckte. "Sie müssen 20 Jahre zurück denken, es war ja alles noch auf Papier, wurde per Hand abgewickelt und auch per Hand errechnet. Wir haben es damals geschafft, eine maschinelle Abwicklung in die Prozesse zu bringen. Das war damals schon ein Quantensprung", erinnert sich Manfred Klas.

Auch im Laufe der Übernahme des obigen Bereiches von Mannesmann-Hartmann&Braun durch den Westinghouse Konzern wurde ISR-Reisekosten aufgrund seiner Funktionalität und Zuverlässigkeit beibehalten. Bis heute läuft es auf den Servern und wird zur Abwicklung der Reisekosten eingesetzt. „Die festen Mitarbeiter der Abteilung werden zeitweise durch Subunternehmer unterstützt“, erzählt Manfred Klas, so könne die Besetzung der Abteilung auf bis zu 200 Personen ansteigen.

Automatische Reisekostenabrechnung nach individuellen Vorgaben

Die Basis des kompletten Abrechnungsprozesses bildet ISR-Reisekosten, in dem alle anfallenden Reisedaten gesammelt und verarbeitet werden. Sämtliche Dienstreisearten im In- und Ausland, wie etwa Einsatzwechseltätigkeiten oder Montageeinsätze werden dabei berücksichtigt. Alle nötigen Informationen wie z.B. Reisedauer, Arbeitszeit und –ort, Kilometer, Sonderzulagen, Einzel- oder Sammelreise etc. werden nach der Erfassung durch die Mitarbeiter über vor Ort auf den Baustellen befindlichen PC`s/Laptops den zuvor hinterlegten tariflichen-, (z.B. Bundesmontagetarifvertrag), firmeneigenen- sowie Steuerrichtlinien (z.B. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, Kilometergeldsätze, Fremdwährungskurse oder anderen Kostenerstattungen) automatisch zugeordnet. Damit ermöglicht ISR eine korrekte Berechnung der angefallenen Reisekosten, verrechnet diese mit Vorschüssen und trennt Firmenausgaben von Privatausgaben. „Die besondere Erleichterung für uns war, dass ISR-Reisekosten die zuvor umfangreichen manuellen Arbeiten nun in nachvollziehbaren Prozessen maschinell abbildete“, so Manfred Klas. Jedem Mitarbeiter kann eine individuelle Reiseordnung zugewiesen werden, so dass sich ISR leicht an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens mit reisenden Mitarbeitern anpassen lässt.

Aber mit einer korrekten Erstellung der Reisekostenabrechnung ist das Thema noch lange nicht erledigt. Die erfassten Reisekosten werden von ISR automatisch kostenstellen- und kostenartengerecht für die Finanzbuchhaltung aufbereitet und über Schnittstellen weitergegeben. Auf diese Weise wird der manuelle Buchungsaufwand weiter reduziert und ermöglicht eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung in der Finanzbuchhaltung. Ebenso komfortabel gestaltet sich die Regulierung und Auszahlung der zu erstattenden Beträge über das bei Westinghouse eingesetzte Personalabrechnungssystem SAP-HR. Auch hier werden die Daten von ISR automatisch lohnartengerecht aufbereitet und exportiert. Somit lässt sich eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung bzw. Verrechnung der Reisekosten über die Gehaltsabrechnung am Monatsende vornehmen.
Die digitale Erfassung aller Daten sorgt für ein verlässliches Reporting und Controlling. ISR stellt dafür verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Umfangreiche Statistiken, wie z.B. Offene-Posten-Listen pro Mitarbeiter/Fahrten pro Mitarbeiter, Jahresreisestatistiken, Sammelreisenachweise, etc. sorgen für zusätzliche Kontrolle und ermöglichen eine vernünftige Steuerung. „Was die Funktionalität des Pakets angeht, gibt es keine Diskussion“, findet Manfred Klas.

Nur guter Service garantiert langlebigen Erfolg

Der Erfolg von ISR-Reiskosten basiert auch darauf, dass eine anhaltende Kommunikation zwischen Anbieter und Anwender existiert und eine kontinuierliche Weiterentwicklung stattfindet. Schon als Manfred Klas das System in Betrieb nahm, geschah dies in enger Zusammenarbeit mit einem Berater von S+S SoftwarePartner. Noch heute schwört Manfred Klas auf die Kompetenz der Ansprechpartner, mit denen er auch aktuell Optimierungen plant und durchführt. Über das derzeit in der Vorbereitung befindliche Projekt erzählt er: "Es geht darum, wie wir an den aktuellen Weiterentwicklungen und Vereinfachungen der Software partizipieren können. Aufgrund einiger Veränderungen im Steuerrecht müssen darüber hinaus entsprechende Anpassungen vorgenommen werden."