Der Zahlungslauf in der Cloud-ERP von Haufe

In unserer turbulenten Geschäftswelt ist das zuverlässige Management des Zahlungsverkehrs erfolgsentscheidend. Dabei lässt sich der Zahlungslauf seit Einführung von SEPA kaum noch ohne Softwareunterstützung durchführen. Smarte ERP-Systeme bieten dir die Möglichkeit, selbst komplexe Zahlungsverläufe einfach abzubilden. Dieses Vorgehen spart Zeit und senkt gleichzeitig die Fehlerquote. Doch wie funktioniert die Einrichtung von SEPA-Sammelüberweisungen in Haufe X360 und welche Konfigurationsoptionen bietet die beliebte Cloud-ERP?

Das SEPA-Zahlverfahren macht es möglich, Transaktionen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums schnell, einfach und kostengünstig durchzuführen. Für maximalen Komfort bietet das cloudbasierte ERP-System von Haufe unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten, wodurch sich selbst individuelle Workflows mühelos implementieren lassen. Die wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten sind:

• Geldkonten und Zahlungsmethoden
• Einstellungen am Zahlungsempfänger
• Freigabe von Eingangsrechnungen
• Bearbeitung von Zahlungsvorschlägen
• Erstellung von Bankdateien

In folgendem Video stellen unsere Kollegen Gerald und Dirk dir die hier beschriebenen Arbeitsschritte direkt in der Anwendung vor:

Geldkonten und Zahlungsmethoden

Haufe X360 bietet seinen Kunden die Möglichkeit, alle Banken, von denen Überweisungen getätigt werden, im System zu hinterlegen. Die Konfiguration erfolgt in der Bildschirmmaske Geldkonten. Für die Einrichtung müssen der Name der Bank sowie die IBAN ausgewählt werden. Danach lässt sich die Zahlungsmethode SEPA selektieren, die für die Zahlungen zum Einsatz kommt. Die Zahlungsmethode ist bereits im Standard definiert und muss nicht eigens angelegt werden.

Einstellungen am Zahlungsempfänger

Die Konfiguration des Zahlungsempfängers erfolgt im Bereich Lieferanten. Neben den gewünschten Zahlungsmethoden lassen sich hierbei auch Zahlungsbedingungen hinterlegen. So ist es möglich, individuelle Fristen und Skontoabzüge für Lieferanten zu definieren. Bei mehreren Konten besteht zudem die Option, das Bankkonto zu festzulegen, von dem aus die Lieferanten regelmäßig bezahlt werden.

Freigabe von Eingangsrechnungen

Rechnungen können sowohl einzeln als auch gesammelt freigegeben werden. Das System zeigt alle Rechnungen, die noch nicht freigegeben wurden, in einer übersichtlichen Liste. Zur einfachen Freigabe lassen sich genau die Rechnungen selektieren, die verarbeitet werden sollen. Diese verschwinden nach der erfolgreichen Freigabe aus der Liste, wodurch du alle offenen Eingangsrechnungen immer im Überblick hast.

Bearbeitung von Zahlungsvorschlägen

Der Zahlungsverlauf lässt sich für jede Bank getrennt durchführen. Zur schnellen Abwicklung wird das Standardgeldkonto für die gewählte Zahlungsmethode vom System vorgeschlagen. Das Bankkonto lässt sich bei Bedarf jedoch auch einfach wechseln. Im nächsten Schritt sieht der Benutzer alle Rechnungen, die zur Verarbeitung anstehen. Nach Auswahl der gewünschten Rechnungen werden diese automatisch zur Verarbeitung weitergeleitet. Zusätzlich wird eine Sammelrechnung, die sich per Knopfdruck freigeben lässt, erstellt.

Erstellung von Bankdateien

Die Sammelrechnungen lassen sich exportieren und bequem als XML-Datei speichern. Die Dateien folgen hierbei einem Standard, sodass du diese individuell oder mit Banking-Software weiterverarbeiten kannst.

Fazit:

Mit Haufe X360 hast du deinen Zahlungsverkehr immer im Überblick. Dank des Hostings in der Cloud kannst du unabhängig von Zeit und Ort sicher auf deine Daten zugreifen. Dabei zeigt dir das System sämtliche Transaktionen und Bargeldbestände in Echtzeit. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, deine Bargeldkonten aufeinander abzustimmen und bevorzugte Zahlungsmethoden anzulegen. Dies spart wertvolle Zeit und gibt dir zudem die Sicherheit, in der Datenflut keine wichtigen Rechnungen zu übersehen.

Bist du neugierig geworden oder hast du noch Fragen zur Cloud-ERP von Haufe oder der Oracle NetSuite? Dann kontaktiere uns gerne oder buche direkt hier einen Gesprächstermin. Wir freuen uns auf dich!