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Digitalisierungs-Dschungel

Dein Weg durch den Dschungel der digitalen Möglichkeiten

Ein Routenplaner für das digitale Abenteuer

Du kannst dir vorstellen mit deinem Unternehmen einen digitalen Weg zu beschreiten oder deine bereits vorhandenen Pfade weiter auszubauen?
Jetzt stehst du vor vielen Fragen, weil du natürlich das Beste für dein Unternehmen herausholen willst, aber mit dem unüberschaubaren Angebot der Möglichkeiten überfordert bist?

Du hast recht! Die digitale Branche hat für nahezu jedes Problem bzw. jede Herausforderung gleich mehrere Lösungen anzubieten. Wie soll man da den Überblick behalten und entscheiden können, welche für das eigene Unternehmen das Beste und zugleich wirtschaftlichste ist?

Erfolgreiche Unternehmensführung bedeutet sich permanent an veränderte Bedingungen anzupassen, Strukturen und Strategien zu überdenken und ggf. zu verändern. Gerade digitale Prozesse erfordern ein hohes Maß an fokussierten Analysen und die Bereitschaft sich auf Neues einzulassen bzw. das Blickfeld zu erweitern.

Um dir diese aufregende Reise so leicht wie möglich zu machen, gewähren wir dir Einblicke in den Digitalisierungs-Dschungel.

  • Bin ich bereit mein Unternehmen bis ins letzte Detail zu hinterfragen und zu analysieren?
  • Möchte ich Veränderungen zulassen?
  • Wie konstruktiv gehen Führung und Mitarbeiter damit um, wenn im Dialog Schwachstellen, Fehler und Probleme aufgedeckt werden?
  • Wie offen wird auf der Führungsebene kommuniziert und wird an gemeinsamen Zielen gearbeitet?
  • Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
  • Wo verfügt unser Unternehmen über besondere Kompetenzen?
  • In welchen Bereichen muss personell oder technisch investiert werden?
  • Wer kann und soll in einem Veränderungsprozess Verantwortung übernehmen?
  • Wieviel Veränderung erlaubt das Tagesgeschäft mit den vorhandenen Ressourcen?
  • Wie werden die Kunden auf die Umstrukturierungen reagieren?

Veränderung ist immer auch eine Gelegenheit alte Zöpfe abzuschneiden und einen Frühjahrsputz zu machen. Dazu gilt es alle Bereiche und Prozesse mit den Verantwortlichen und den Betroffenen zu durchleuchten.

  • Was läuft gut und wo braucht das Unternehmen keine Veränderung?
  • Welche Kundenerwartungen werden erfüllt oder übertroffen?
  • Welche Mitarbeitererwartungen werden erfüllt oder übertroffen?
  • Wo besteht dringender oder gelegentlicher Handlung- oder Veränderungsbedarf?
  • Welche Kompetenzlücken sollen geschlossen werden?
  • Welche Themen werden aufgeschoben oder unter den Teppich gekehrt?
  • Welcher Ballast kann über Bord geworfen werden?
  • Welche sich wiederholenden Arbeiten erledigen Partner, Kunden oder Mitarbeiter?
Strategischer Managementprozess nach Mintzberg, Koller, Kaplan/Norton und Hamel
Von Wolberg77 - Eigenes Werk, CC BY-SA 4.0

Die Fähigkeiten eines Unternehmens strategische Klarheit auf dem Weg zur digitalen Transformation zu gewinnen und den Veränderungsdruck zu bewältigen sind entscheidend für den späteren Erfolg. Einige Unternehmen sehen die digitalen Möglichkeiten als Gelegenheit die eigenen Geschäftsmodelle völlig neu zu erfinden. Andere versuchen die Technologie zu nutzen, um bestehende Abläufe zu optimieren oder zu erweitern. Welche Richtung soll eingeschlagen werden?

Für eine erfolgreiche neue strategische Herausforderung verwenden Unternehmen die Technik der SWOT-Analyse. SWOT steht für Stärken (strengths), Schwächen (weaknesses), Chancen (opportunities) und Risiken (threats) und ist ein Instrument der strategischen Planung. Wichtige Fragen an das Unternehmen und den Markt hierzu sind auch:

  • Welche Kernkompetenzen und besonderen Fähigkeiten hat das Unternehmen?
  • Welche technischen und personellen Anforderungen erfüllt das Unternehmen?
  • Was ist der heutige Kundennutzen und wo stecken digitale Potenziale?
  • Mit welcher digitalen Leistung könnte sich ein dritter zwischen den Kunden und das Unternehmen schieben und Wertschöpfungspotenziale abzweigen?
  • Welche Marktstellung hat das Unternehmen und wo könnte es Leistungen von Kunden, Partnern und Mitbewerbern digital durch eigene digitale Produkte bereit stellen?
  • Soll und kann die Rolle im Markt langfristig gehalten oder verändert werden?
  • Wer sind direkte Konkurrenten und was planen diese?
  • Welche digitalen Marktbegleiter entstehen heute in Deutschland, aber auch in Fernost oder in den Vereinigten Staaten und was machen diese anders?
  • Wer sind potenzielle Partner für eine veränderte Rolle im Markt?
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Einen guten gemeinsamen Blick auf das Unternehmen der Zukunft erlaubt die ganzheitliche Beschreibung des Unternehmens und des Kundennutzens mit den Dimensionen des Business Canvas nach Alexander Osterwalder [Wikipedia: Business Model Canvas]. Als Plakat ausgedruckt ist viel Raum für kleine Post-Its, mit denen die Zielvorstellungen in Workshops formuliert und verfeinert werden, bis am Ende die gemeinsame Vision steht.

Die wichtigsten Fragen drehen sich um Partner, Ressourcen, Hilfsmittel, Wertangebote und Wertschöpfung, die Welt des Kunden sowie Kosten, Kennzahlen und Erlöse. Wichtig ist, dass es eine gemeinsame Idee, ein Leitbild des Unternehmens von morgen gibt. Dieses soll in die Kontinuität der Herkunft und der heutigen Kompetenzen passen. Sonst ist es nicht glaubwürdig und es fehlt bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern an Akzeptanz und es entstehen Widerstände.

Das Ziel kann in mehreren Ebenen dokumentiert werden:

  • Die Vision beschreibt das Unternehmen in seinem künftigen überhöhten Idealbild.
  • Das strategische Ziel beschreibt das erreichbare Ziel mit drei bis fünf erreichbaren Dimensionen. Es hat sich bewährt, jeweils ein zentrales Ziel zu der finanziellen Perspektive, der Kunden/Markt-Perspektive, der organisatorischen Perspektive, der Prozessperspektive und zur personellen Perspektive zu formulieren.
  • Das Business Model Canvas beschreibt das Unternehmen und die Dienstleistung in seinem Zielbild.
  • Eine Balanced Scorecard kann die strategischen Ziele mit Kennzahlen zu Messgrößen, Planwerten und Maßnahmen zur Zielerreichung unterstützen.
Anwendungsbezogene Kriterien zur Auswahl einer Standard-Software
Anwendungsbezogene Kriterien zur Auswahl einer Standard-Software (nach Schwarze/1997)

Auf der Suche nach dem für dich geeigneten Reisebegleiter solltest du dich zunächst fragen, welchen Weg du beschreiten möchtest. Zwei grundlegend verschiedene Richtungen können eingeschlagen werden: Die Single-Vendor-Strategie oder der Best-of-Breed-Ansatz.
Die Single-Vendor-Strategie setzt auf einen Anbieter, der sein System in die bestehenden Unternehmensprozesse integriert. Dieses Vorgehen reduziert die Komplexität eines Projektes, da unter anderem die Einbindung von Schnittstellen minimiert werden kann. Da diese Strategie mit geringerem Koordinationsaufwand verbunden ist, nutzen kleinere Mittelständler (weniger als 50 Mitarbeiter) oftmals eine Single-Vendor-Lösung. Die Tatsache, dass ein Anbieter alle digitalen Fäden des Unternehmens in der Hand hat, sollte dabei bewusst sein. Ist das für dich ein Vorteil oder siehst du darin eher Nachteile?

Für größere mittelständische Unternehmen kann die Best-of-Breed-Strategie eine gute Entscheidung sein. Dabei liegt der Fokus auf einer optimalen Abdeckung aller individuellen Anforderungen des Unternehmens. Für jeden Geschäftsprozess wird anbieterunabhängig die am besten passende Software gewählt und in die eigene Systemlandschaft integriert. Diese Technologie-Kombinationen sorgen nicht nur für hohe Leistungsfähigkeit, sondern ermöglichen auch flexible Veränderungen. Wie komplex sind deine Anforderungen?

Wenn du dich für eine Strategie entschieden hast, solltest du dir Zeit nehmen. Eine umfangreiche Markrecherche ist das A und O auf der Suche nach geeigneten Anbietern.

  • Eingrenzung nach Brancheneignung, Angebot, technischen Anforderungen, Kosten und sonstigen für dich relevanten Rahmenbedingungen
  • Grobauswahl von ca. 10 Anbietern
  • Kontaktaufnahme zur Abstimmung des Anforderungskataloges
  • Feinauswahl von ca. 3 Anbietern auf Basis der Ergebnisse
  • Vereinbarung von Systempräsentationen oder Workshops
  • Endauswahl des Anbieters
    • Achte auf Kompetenz, Transparenz und dein Gefühl.
    • Höre dich um. Haben sich schon andere mit diesem Guide auf den Weg gemacht und den Weg durch den digitalen Dschungel gefunden?
    • Er konzentriert sich nicht nur auf Zahlen und Fakten, sondern berücksichtigt auch die Bedürfnisse deines Unternehmens, z.B. die Übernahme deiner vorhandenen Daten in das neue System.
    • Kannst du auf Augenhöhe kommunizieren und er nimmt sich Zeit deine Fragen zu beantworten?
    • Er lebt nicht nur in seiner Welt, sondern zeigt auch Interesse an deiner.
    • Ist er immer für dich da und begleitet dich kontinuierlich und verlässlich im gesamten Beratungsprozess?
    • Macht er dich auf alle Gefahren aufmerksam und hat entsprechende Sicherheitsmaßnahmen parat?
  • Vertragsabschluss

Mit der Entscheidung für einen Software-Anbieter hast du dein Dschungel-Abenteuer gebucht. Nun kann die aufregende Reise losgehen.
Der erste Schritt besteht darin, einen konkreten Projekt- und Ablaufplan mit dem Systemanbieter abzustimmen. Dazu musst du intern dein zuständiges Projektteam gebildet und Zuständigkeiten bzw. Entscheidungsbefugnisse geklärt haben.

In Bezug auf die Planung der Systemintegration (Erstellung eines konkreten Pflichtenheftes) sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  • Definition der zu integrierenden Sollprozesse
  • Abstimmung zur Anpassung von Geschäftsprozessen
  • Klarheit über notwendige Schnittstellen
  • Planung der Datenmigration
  • Definition von Systemanpassungen
  • Festlegung eines Test- und Schulungsplanes

Die Phase der Software-Einführung umfasst die Umsetzung des zuvor erstellten Projektplans. Das System wird entsprechend deiner Anforderungen und Vorgaben implementiert und an deine vorhandene Infrastruktur angepasst.

  • Aufsetzen eines Pilotsystems
  • Durchführen von Systemanpassungen und Datenmigration
  • Organisation von Anwenderschulungen
  • Durchführung umfangreicher Systemtests
  • Evtl. weitere Anpassungen und Modifikationen
  • GoLive erst wenn das Testsystem stabil funktioniert
  • Evtl. Optimierungen im Operativbetrieb

Um während der Einführungsphase effektiv voran zu kommen solltest du folgendes berücksichtigen:

  • Plane den erforderlichen Zeitraum für eine Systemeinführung realistisch
  • Scheue dich nicht den Anbieter zu kontaktieren, wenn sich Fragestellungen entwickeln
  • Projektziele und Anforderungen lassen sich jederzeit ergänzen
  • Dokumentiere und kontrolliere regelmäßig die Fortschritte des Projektes
  • Führe regelmäßig Systemtests durch und informiere den Anbieter über das Ergebnis
  • Ermögliche deinen Mitarbeitern regelmäßiges Arbeiten im Testsystem
  • Kläre, ob die Systemumstellung stufenweise oder stichtagsbezogen erfolgen soll

Du hast es geschafft! Eine aufregende Reise liegt hinter dir. Du hast viel gelernt über dein Unternehmen, die Strukturen und dich selbst. Die digitale Transformation hat sich wahrscheinlich durch alle Unternehmensbereiche gezogen, so dass in sämtlichen Abteilungen Veränderungen eingetreten sind. Die neu entstandenen Automatisierungen und Vernetzungen wirken sich aus auf Arbeitsabläufe, Kommunikationswege und Aufgabengebiete. Es wird einen Moment dauern, bis sich alle Beteiligten an die Neuerungen und Vereinfachungen gewöhnt haben. Aber schon bald wirst du die Früchte deines digitalen Wandels ernten können. Wenn du auf den Geschmack gekommen bist denk daran, der digitale Dschungel wächst von Tag zu Tag und wird weitere schmackhafte Früchte in die digitale Welt bringen. Worauf wartest du noch?

  • Suche und finde weitere digitale Wege und Ziele.
  • Werde zum Visionär und erlebe weitere Abenteuer im digitalen Dschungel.

Du brauchst noch mehr Informationen zum Thema Digitalisierung?

Hier kannst du verschiedene Ratgeber zum Download anfordern

Wir stellen dir hier verschiedene Leitfäden und Broschüren zum Download bereit, um dir den Weg durch den digitalen Dschungel so angenehm wie nur möglich zu gestalten.

Mittelstand im Umbruch

Kleine und mittlere Unternehmen stehen aktuell mehr denn je unter Handlungsdruck, wenn es um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht. In unserem Weißbuch "Mittelstand im Umbruch" erläutern wir, was die digitale Transformation für Unternehmen bedeutet und unterstützen dich mit Antworten auf viele Fragen, die sich auf dem Weg in die neue digitale Welt auftun.

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Mit unserem Whitepaper "Kosten und Nutzen eines neuen ERP-Systems" erhältst du nicht nur eine fundierte Entscheidungsgrundlage, sondern auch detaillierte Informationen zur Berechnung des ROI (Return On Investment).

Weitere Broschüren zum Thema Digitalisierung und Software-Lösungen findest du im Download-Bereich. Expertenrunden zu digitalen Themen und Einblicke in verschiedene Anwendungen erhältst du in der Videothek. Verschiedene Studien für den Mittelstand helfen dir, dich in Bezug auf Rahmenbedingungen und Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung zu informieren.