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Der richtige Weg zur Digitalisierung

Ihr Weg durch den Dschungel der digitalen Möglichkeiten

Ein Routenplaner für das digitale Abenteuer

Sie können sich vorstellen mit Ihrem Unternehmen einen digitalen Weg zu beschreiten oder Ihre bereits vorhandenen Pfade weiter auszubauen?
Jetzt stehen Sie vor vielen Fragen, weil Sie natürlich das Beste für sich herausholen wollen, aber mit dem unüberschaubaren Angebot der Möglichkeiten überfordert sind?

Sie haben recht! Die digitale Branche hat für nahezu jedes Problem bzw. jede Herausforderung gleich mehrere Lösungen anzubieten. Wie soll man da den Überblick behalten und entscheiden können, welche für das eigene Unternehmen das Beste und zugleich wirtschaftlichste ist?

Erfolgreiche Unternehmensführung bedeutet sich permanent an veränderte Bedingungen anzupassen, Strukturen und Strategien zu überdenken und ggf. zu verändern. Gerade digitale Prozesse erfordern ein hohes Maß an fokussierten Analysen und die Bereitschaft sich auf Neues einzulassen bzw. das Blickfeld zu erweitern.

Um Ihnen diese aufregende Reise so leicht wie möglich zu machen, gewähren wir Ihnen Einblicke in den Digitalisierungs-Dschungel.

 

Die ersten Fragen
  • Bin ich bereit mein Unternehmen bis ins letzte Detail zu hinterfragen und zu analysieren?
  • Möchte ich Veränderungen zulassen?
  • Wie konstruktiv gehen Führung und Mitarbeiter damit um, wenn im Dialog Schwachstellen, Fehler und Probleme aufgedeckt werden?
  • Wie offen wird auf der Führungsebene kommuniziert und wird an gemeinsamen Zielen gearbeitet?
  • Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
  • Wo verfügt unser Unternehmen über besondere Kompetenzen?
  • In welchen Bereichen muss personell oder technisch investiert werden?
  • Wer kann und soll in einem Veränderungsprozess Verantwortung übernehmen?
  • Wieviel Veränderung erlaubt das Tagesgeschäft mit den vorhandenen Ressourcen?
  • Wie werden die Kunden auf die Umstrukturierungen reagieren?
Das große Reinemachen

Veränderung ist immer auch eine Gelegenheit alte Zöpfe abzuschneiden und einen Frühjahrsputz zu machen. Dazu gilt es alle Bereiche und Prozesse mit den Verantwortlichen und den Betroffenen zu durchleuchten.

  • Was läuft gut und wo braucht das Unternehmen keine Veränderung?
  • Welche Kundenerwartungen werden erfüllt oder übertroffen?
  • Welche Mitarbeitererwartungen werden erfüllt oder übertroffen?
  • Wo besteht dringender oder gelegentlicher Handlung- oder Veränderungsbedarf?
  • Welche Kompetenzlücken sollen geschlossen werden?
  • Welche Themen werden aufgeschoben oder unter den Teppich gekehrt?
  • Welcher Ballast kann über Bord geworfen werden?
  • Welche sich wiederholenden Arbeiten erledigen Partner, Kunden oder Mitarbeiter?
Die SWOT-Analyse

Die Fähigkeiten eines Unternehmens strategische Klarheit auf dem Weg zur digitalen Transformation zu gewinnen und den Veränderungsdruck zu bewältigen sind entscheidend für den späteren Erfolg. Einige Unternehmen sehen die digitalen Möglichkeiten als Gelegenheit die eigenen Geschäftsmodelle völlig neu zu erfinden. Andere versuchen die Technologie zu nutzen, um bestehende Abläufe zu optimieren oder zu erweitern. Welche Richtung soll eingeschlagen werden?

Für eine erfolgreiche neue strategische Herausforderung verwenden Unternehmen die Technik der SWOT-Analyse. SWOT steht für Stärken (strengths), Schwächen (weaknesses), Chancen (opportunities) und Risiken (threats) und ist ein Instrument der strategischen Planung. Wichtige Fragen an das Unternehmen und den Markt hierzu sind auch:

  • Welche Kernkompetenzen und besonderen Fähigkeiten hat das Unternehmen?
  • Welche technischen und personellen Anforderungen erfüllt das Unternehmen?
  • Was ist der heutige Kundennutzen und wo stecken digitale Potenziale?
  • Mit welcher digitalen Leistung könnte sich ein dritter zwischen den Kunden und das Unternehmen schieben und Wertschöpfungspotenziale abzweigen?
  • Welche Marktstellung hat das Unternehmen und wo könnte es Leistungen von Kunden, Partnern und Mitbewerbern digital durch eigene digitale Produkte bereit stellen?
  • Soll und kann die Rolle im Markt langfristig gehalten oder verändert werden?
  • Wer sind direkte Konkurrenten und was planen diese?
  • Welche digitalen Marktbegleiter entstehen heute in Deutschland, aber auch in Fernost oder in den Vereinigten Staaten und was machen diese anders?
  • Wer sind potenzielle Partner für eine veränderte Rolle im Markt?
Strategischer Managementprozess nach Mintzberg, Koller, Kaplan/Norton und Hamel
Von Wolberg77 - Eigenes Werk, CC BY-SA 4.0
Das Ziel definieren

Einen guten gemeinsamen Blick auf das Unternehmen der Zukunft erlaubt die ganzheitliche Beschreibung des Unternehmens und des Kundennutzens mit den Dimensionen des Business Canvas nach Alexander Osterwalder [Wikipedia: Business Model Canvas]. Als Plakat ausgedruckt ist viel Raum für kleine Post-Its, mit denen die Zielvorstellungen in Workshops formuliert und verfeinert werden, bis am Ende die gemeinsame Vision steht.

Die wichtigsten Fragen drehen sich um Partner, Ressourcen, Hilfsmittel, Wertangebote und Wertschöpfung, die Welt des Kunden sowie Kosten, Kennzahlen und Erlöse. Wichtig ist, dass es eine gemeinsame Idee, ein Leitbild des Unternehmens von morgen gibt. Dieses soll in die Kontinuität der Herkunft und der heutigen Kompetenzen passen. Sonst ist es nicht glaubwürdig und es fehlt bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern an Akzeptanz und es entstehen Widerstände.

Das Ziel kann in mehreren Ebenen dokumentiert werden:

  • Die Vision beschreibt das Unternehmen in seinem künftigen überhöhten Idealbild.
  • Das strategische Ziel beschreibt das erreichbare Ziel mit drei bis fünf erreichbaren Dimensionen. Es hat sich bewährt, jeweils ein zentrales Ziel zu der finanziellen Perspektive, der Kunden/Markt-Perspektive, der organisatorischen Perspektive, der Prozessperspektive und zur personellen Perspektive zu formulieren.
  • Das Business Model Canvas beschreibt das Unternehmen und die Dienstleistung in seinem Zielbild.
  • Eine Balanced Scorecard kann die strategischen Ziele mit Kennzahlen zu Messgrößen, Planwerten und Maßnahmen zur Zielerreichung unterstützen.
Business Model Canvas
Den richtigen Tourguide finden
Auf der Suche nach dem für Sie geeigneten Reisebegleiter sollten Sie sich zunächst fragen, welchen Weg Sie beschreiten möchten. Zwei grundlegend verschiedene Richtungen können eingeschlagen werden: Die Single-Vendor-Strategie oder der Best-of-Breed-Ansatz.
Die Single-Vendor-Strategie setzt auf einen Anbieter, der sein System in die bestehenden Unternehmensprozesse integriert. Dieses Vorgehen reduziert die Komplexität eines Projektes, da unter anderem die Einbindung von Schnittstellen minimiert werden kann. Da diese Strategie mit geringerem Koordinationsaufwand verbunden ist, nutzen kleinere Mittelständler (weniger als 50 Mitarbeiter) oftmals eine Single-Vendor-Lösung. Die Tatsache, dass ein Anbieter alle digitalen Fäden des Unternehmens in der Hand hat, sollte dabei bewusst sein. Ist das für Sie ein Vorteil oder sehen Sie darin eher Nachteile?
Für größere mittelständische Unternehmen kann die Best-of-Breed-Strategie eine gute Entscheidung sein. Dabei liegt der Fokus auf einer optimalen Abdeckung aller individuellen Anforderungen des Unternehmens. Für jeden Geschäftsprozess wird anbieterunabhängig die am besten passende Software gewählt und in die eigene Systemlandschaft integriert. Diese Technologie-Kombinationen sorgen nicht nur für hohe Leistungsfähigkeit, sondern ermöglichen auch flexible Veränderungen. Wie komplex sind Ihre Anforderungen?
 
Wenn Sie sich für eine Strategie entschieden haben, sollten Sie sich Zeit nehmen. Eine umfangreiche Markrecherche ist das A und O auf der Suche nach geeigneten Anbietern.
  • Eingrenzung nach Brancheneignung, Angebot, technischen Anforderungen, Kosten und sonstigen für Sie relevanten Rahmenbedingungen
  • Grobauswahl von ca. 10 Anbietern
  • Kontaktaufnahme zur Abstimmung des Anforderungskataloges
  • Feinauswahl von ca. 3 Anbietern auf Basis der Ergebnisse
  • Vereinbarung von Systempräsentationen oder Workshops
  • Endauswahl des Anbieters
    • Achten Sie auf Kompetenz, Transparenz und Ihr Gefühl.
    • Hören Sie sich um. Haben sich schon andere mit diesem Guide auf den Weg gemacht und den Weg durch den digitalen Dschungel gefunden?
    • Er konzentriert sich nicht nur auf Zahlen und Fakten, sondern berücksichtigt auch die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, z.B. die Übernahme Ihrer vorhandenen Daten in das neue System.
    • Können Sie auf Augenhöhe kommunizieren und er nimmt sich Zeit Ihre Fragen zu beantworten?
    • Er lebt nicht nur in seiner Welt, sondern zeigt auch Interesse an Ihrer.
    • Ist er immer für Sie da und begleitet Sie kontinuierlich und verlässlich im gesamten Beratungsprozess?
    • Macht er Sie auf alle Gefahren aufmerksam und hat entsprechende Sicherheitsmaßnahmen parat?
  • Vertragsabschluss
 
Anwendungsbezogene Kriterien zur Auswahl einer Standard-Software
Anwendungsbezogene Kriterien zur Auswahl einer Standard-Software (nach Schwarze/1997)
Den digitalen Weg beschreiten

Mit der Entscheidung für einen Software-Anbieter haben Sie Ihr Dschungel-Abenteuer gebucht. Nun kann die aufregende Reise losgehen.
Der erste Schritt besteht darin, einen konkreten Projekt- und Ablaufplan mit dem Systemanbieter abzustimmen. Dazu müssen Sie intern Ihr zuständiges Projektteam gebildet und Zuständigkeiten bzw. Entscheidungsbefugnisse geklärt haben.

In Bezug auf die Planung der Systemintegration (Erstellung eines konkreten Pflichtenheftes) sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  • Definition der zu integrierenden Sollprozesse
  • Abstimmung zur Anpassung von Geschäftsprozessen
  • Klarheit über notwendige Schnittstellen
  • Planung der Datenmigration
  • Definition von Systemanpassungen
  • Festlegung eines Test- und Schulungsplanes

Die Phase der Software-Einführung umfasst die Umsetzung des zuvor erstellten Projektplans. Das System wird entsprechend Ihrer Anforderungen und Vorgaben implementiert und an Ihre vorhandene Infrastruktur angepasst.

  • Aufsetzen eines Pilotsystems
  • Durchführen von Systemanpassungen und Datenmigration
  • Organisation von Anwenderschulungen
  • Durchführung umfangreicher Systemtests
  • Evtl. weitere Anpassungen und Modifikationen
  • GoLive erst wenn das Testsystem stabil funktioniert
  • Evtl. Optimierungen im Operativbetrieb

Um während der Einführungsphase effektiv voran zu kommen sollten Sie folgendes berücksichtigen:

  • Planen Sie den erforderlichen Zeitraum für eine Systemeinführung realistisch
  • Scheuen Sie sich nicht den Anbieter zu kontaktieren, wenn sich Fragestellungen entwickeln
  • Projektziele und Anforderungen lassen sich jederzeit ergänzen
  • Dokumentieren und kontrollieren Sie regelmäßig die Fortschritte des Projektes
  • Führen Sie regelmäßig Systemtests durch und informieren den Anbieter über das Ergebnis
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßiges Arbeiten im Testsystem
  • Klären Sie, ob die Systemumstellung stufenweise oder stichtagsbezogen erfolgen soll
Das Ziel erreicht - Und jetzt?

Sie haben es geschafft! Eine aufregende Reise liegt hinter Ihnen. Sie haben viel gelernt über Ihr Unternehmen, die Strukturen und sich selbst. Die digitale Transformation hat sich wahrscheinlich durch alle Unternehmensbereiche gezogen, so dass in sämtlichen Abteilungen Veränderungen eingetreten sind. Die neu entstandenen Automatisierungen und Vernetzungen wirken sich aus auf Arbeitsabläufe, Kommunikationswege und Aufgabengebiete. Es wird einen Moment dauern, bis sich alle Beteiligten an die Neuerungen und Vereinfachungen gewöhnt haben. Aber schon bald werden Sie die Früchte Ihres digitalen Wandels ernten können. Wenn Sie auf den Geschmack kommen denken Sie daran, der digitale Dschungel wächst von Tag zu Tag und wird weitere schmackhafte Früchte in die digitale Welt bringen. Worauf warten Sie noch?

  • Suchen und finden Sie weitere digitale Wege und Ziele.
  • Werden Sie zum Visionär und erleben Sie weitere Abenteuer im digitalen Dschungel.

Sie brauchen noch mehr Informationen zum Thema Digitalisierung?

Hier können Sie verschiedene Ratgeber zum Download anfordern

Das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum bietet eine informative Plattform für kleine und mittelständische Unternehmen, wenn es um Themen rund um die Digitalisierung geht. Wir stellen Ihnen hier verschiedene Leitfäden und Broschüren zum Download bereit, um Ihnen den Weg durch den digitalen Dschungel so angenehm wie nur möglich zu gestalten.

Im Rezeptbuch für den digitalen Wandel finden Sie nicht nur eine Übersicht aller wichtigen Zutaten, sondern Sie erhalten ebenso eine fundierte Anleitung, um Ihre digitale Transformation optimal anrichten und genießen zu können.

Mittelstand Digital
Quelle: Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum

Wagen Sie das Abenteuer Digitalisierung. Die Safari nimmt Sie mit auf eine Reise durch den "Artenreichtum" der digitalen Welt. Viele Vorschläge und Strategien machen diesen Reiseführer zu einem wertvollen Begleiter auf dem Weg durch die digitale Transformation.

Broschüre zur Digitalisierung
Quelle: Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum

Wie kann Digitalisierung in der Praxis gelingen? Dieser Leitfaden gibt Hilfestellungen und stellt Checklisten zur Verfügung. So können Sie Ihrem digitalen Ziel Schritt für Schritt näher kommen.

Broschüre zur Digitalisierung
Quelle: Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum

Die OBT AG aus der Schweiz hat sich mit der Frage beschäftigt, wie interne Unternehmensprozesse durch den Einsatz digitaler Anwendungen verbessert werden können. Dieser Leitfaden beleuchtet verschiedene digitale Lösungen und unterstützt den Unternehmer durch Checklisten und gezielte Fragestellungen bei der Entscheidungsfindung. Fordern Sie jetzt den Leitfaden zum Download an.

Digitalisierung KMU
Quelle: Universität St. Gallen - Forschungsplattform Alexandria

Mit unserem Whitepaper "Kosten und Nutzen eines neuen ERP-Systems" erhalten Sie nicht nur eine fundierte Entscheidungsgrundlage, sondern auch detaillierte Informationen zur Berechnung des ROI (Return On Investment).

Weitere Broschüren zum Thema Digitalisierung und Software-Lösungen finden Sie im Download-Bereich. Expertenrunden zu digitalen Themen und Einblicke in verschiedene Anwendungen erhalten Sie in der Videothek. Verschiedene Studien für den Mittelstand helfen Ihnen, sich in Bezug auf Rahmenbedingungen und Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung zu informieren.

 

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