d.velop | Cloudbasiertes Enterprise Content Management

Ein System zum Dokumentenmanagement vereinfacht und optimiert den gesamten Prozess vom Eingang eines Dokumentes über die Bearbeitung bis hin zu dessen Archivierung bzw. Vernichtung. Ob einzelne Schriftstücke oder riesige Dateien, alles lässt sich kollaborativ bearbeiten und wird übersichtlich aufbewahrt.

Das bietet dir digitales Dokumentenmanagement:

• In Verbindung mit vorhandenen Systemen wird das DMS zum zentralen Informationstool für deine Dokumente und Inhalte aus ERP, CRM oder Warenwirtschaft und sorgt für eine übergreifende Verfügbarkeit aller Informationen.
• Neue Dokumente lassen sich durch die Zuordnung zu Kategorien und Metadaten einfach und korrekt ablegen.
• Die Suchfunktion über Schlagwörter, Metadaten oder Volltext lässt dich unternehmensweit das gewünschte Dokument (wieder)finden.
• Dokumente werden direkt am Speicherort bearbeitet. Das heißt der Versionsverlauf zeigt alle Bearbeitungsschritte an, so sind all deine Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand.
• Alle Dokumente werden rechtskonform archiviert. Die Funktionen in den Bereichen Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung bilden die Basis für die revisionssichere Aufbewahrung.
• Nutze deine digitalen Dokumente zur Unterstützung deiner Geschäftsprozesse. Die Erstellung von Workflows erleichtert und verkürzt die Bearbeitung interner Vorgänge.

Erfahre, warum das digitale Dokumentenmanagement für mehr Übersichtlichkeit und Produktivität sorgt.

Ein digitales Aktenarchiv ermöglicht eine saubere, ordentliche und übersichtliche Ablage sämtlicher Dokumente an einem zentralen Speicherort. Von dort aus lassen sich diese jederzeit aufrufen und bearbeiten.

Das kann die digitale Akte:

• Sämtliche Dokumente, die dich per Mail oder Post erreichen bzw. die du selbst erstellst, können im elektronischen Archiv abgelegt werden.
• Das System kann hinzugefügte Dokumente automatisiert auslesen und dank OCR-Texterkennung eigenständig in Akten einsortieren, was dir wertvolle Zeit spart.
• Jeder einzelnen Akte kann eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten zugeordnet werden. Das bedeutet mehr Übersichtlichkeit.
• Manuelles Ordner wälzen und sicheres unter Verschluss halten in Aktenschränken gehört der Vergangenheit an, denn das System findet die nötigen Dokumente für dich und die Datenbank ist vor unberechtigten Zugriffen sicher geschützt.

Auch die digitale Archivierung muss die Vorgaben entsprechend GoBD und DSGVO erfüllen. Lies, wie du Dokumente digital und rechtskonform archivieren kannst.

Erledige deine Rechnungsverarbeitungsprozesse nicht nur automatisiert, sondern vor allem ZUGFeRD- und GoBD-konform. Rechnungsprüfung, -freigabe und Abschlusskontierung lassen sich dank Integration in Ihr Buchhaltungs-System einfach, schnell und transparent abwickeln.

Das sind die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung:

• Deine Vorgangskosten werden deutlich spürbar reduziert.
• Die Erstellung eines Workflows sorgt für kürzere Durchlaufzeiten und eine reibungslose Zusammenarbeit der Abteilungen.
• Die zügige Bearbeitung führt zu verlässlicherer Berücksichtigung von Skonto-Beträgen und einem pünktlichen Monatsabschluss.
• Automatische Prüfungen reduzieren die Fehlerquote.

Im Artikel "Wie digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert" erhältst du weitere Informationen über die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse im Bereich Eingangsrechnungsverwaltung.

Zur digitalen Vertragsverwaltung gehören Aspekte wie die Erstellung von neuen, sowie die Optimierung von bestehenden Verträgen. Die rechtzeitige Kündigung eines nicht mehr benötigten oder ineffizienten Vertrags ist ebenfalls ein Teilbereich der Vertragsverwaltung. Kurz gesagt, der gesamte Vertragsbestand deines Unternehmens wird zentral abgelegt und verwaltet, Aktivitäten zu den einzelnen Verträgen werden durchgängig dokumentiert. So stehen die zur Unternehmenssteuerung wichtigen Daten jederzeit aktuell und transparent zur Verfügung.

Das bietet dir eine digitale Vertragsverwaltung:

• Sicherheit, denn du hast alle Verträge zu 100% unter Kontrolle. Nichts geht verloren, du versäumst keine Fristen, du vergibst Zugriffsberechtigungen und rechtliche Vorschriften werden eingehalten.
• Transparenz, denn du hast alle Verträge zu 100% im Blick. Du hast jederzeit Zugriff auf die gesamten Vertragsdaten und den aktuellen Status. Filterfunktionen und flexible Auswertungen helfen dir bei der Erstellung einer individuellen Vertragsübersicht.
• Effizienz, denn du optimierst Prozesse und sparst wertvolle Zeit. Verträge lassen sich schnell und einfach erfassen bzw. anlegen. Danach stehen die Daten nicht nur zur unternehmensinternen Zusammenarbeit zur Verfügung, zusätzlich organisiert das System die Einhaltung wichtiger Fristen und sonstiger Ereignisse.

Jedes Unternehmen hat Verträge mit Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern und anderen Firmen. Erfahren Sie, wie Sie selbst komplexe Verträge einfach verwalten können.

Unterschriften, die händisch und papiergebunden erfolgen, brauchen Zeit, da den unterzeichnenden Personen das Schriftstück als Ausdruck vorliegen muss. Die digitale Lösung ermöglicht eine elektronische Signatur in der Cloud: schnell, einfach und sicher.

• Effizienz und Produktivität steigen, denn die deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten beschleunigt den Vertragsabschluss.
• Ein hoher Sicherheitsfaktor ist garantiert, denn die Dokumente werden verschlüsselt.
• Kostensenkung durch weniger Papierverbrauch, Druckernutzung und Portogebühren.

Die Rechtskräftigkeit digitaler Unterschriften ist klar geregelt. Lesen Sie hier unter anderem wie die eIDAS-Verordnung die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen regelt.

Erhalte im Video einen Einblick in das Modul d.velop sign.

Des Weiteren kannst du dir unsere "Checkliste zur digitalen Unterschrift" anfordern.