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Haufe X360 CRM – Vertrieb, Marketing & Service in einem System
Mehr Übersicht, weniger Brüche: Mit Haufe X360 CRM führst du Kontakte, Verkaufschancen, Kampagnen und Supportfälle zentral zusammen – vollständig integriert in Haufe X360. Dashboards liefern Echtzeit-Einblicke, Workflows nehmen Routinearbeit ab. So entscheidest du schneller und arbeitest im Team konsistenter.
Kurz erklärt: Was ist Haufe X360 CRM?
Haufe X360 CRM (Customer Relationship Management) ist das Kundenmanagement-Modul im Cloud-ERP Haufe X360. Es bündelt Kontakt, Vertriebs, Marketing und Serviceprozesse in einer Oberfläche – mit 360°-Sicht, Berichten und Automatisierungen. Ergebnis: durchgängige Abläufe vom ersten Lead bis zur Rechnung – ohne doppelte Datenpflege.
Im weiteren Verlauf dieses Beitrags gehen wir auf die Funktionen und Vorteile des Moduls genauer ein. Wenn du bereits konkrete Fragen zu Haufe X360 hast, so kannst du gerne einen Termin mit unseren Beratern vereinbaren.
Das Datenblatt zum Haufe X360 CRM-Modul
Lerne die Funktionen, Vorteile und Praxisbeispiele im Detail kennen – kompakt und übersichtlich aufbereitet. Lade dir jetzt das vollständige Haufe X360 CRM-Datenblatt als PDF und verschaffe dir einen umfassenden Überblick über alle Möglichkeiten.
Warum ein CRM im ERP-Kontext überzeugt
Ausgangslage im Mittelstand
Viele Teams nutzen heute mehrere Insellösungen: eine Kontaktliste im E-Mail-System, ein separates Tool für Newsletter, Excel für Forecasts und das ERP für Angebote und Rechnungen. Informationen liegen verteilt, Versionen unterscheiden sich, wichtige Details fehlen im Gespräch. Diese Fragmentierung kostet Zeit, führt zu Medienbrüchen und erschwert verlässliche Entscheidungen.
Warum Haufe X360 CRM?
Haufe X360 CRM (Customer Relationship Management) setzt genau hier an. Als Modul innerhalb von Haufe X360 ist es eng mit Warenwirtschaft und Finanzen verbunden. Vertrieb, Marketing und Service arbeiten dadurch auf einer identischen Datenbasis. Änderungen an Stammdaten, Preisen oder Verfügbarkeiten stehen allen Bereichen unmittelbar zur Verfügung – ohne doppelte Pflege.
Ziele und Nutzen
- 360°-Sicht auf Kontakte und Kunden: Aktivitäten, E-Mails, Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Servicefälle sind zentral verfügbar. Du erkennst Zusammenhänge schneller – vom ersten Lead bis zur Zahlung.
- Planbare Pipeline statt Bauchgefühl: Verkaufschancen haben definierte Phasen und Wahrscheinlichkeiten. Forecasts lassen sich belastbar erstellen und mit Teamzielen vergleichen.
- Transparenz in Echtzeit: Dashboards zeigen aktuelle Kennzahlen. Führungskräfte und Mitarbeitende treffen Entscheidungen auf Basis derselben Daten.
- Automatisierte Abläufe: Standardaufgaben (z. B. Nachfassmails oder Ticketzuweisungen) laufen regelbasiert. Das entlastet Teams und reduziert Bearbeitungszeiten.
- Besserer Service: Tickets werden aus E-Mails automatisch erzeugt, SLAs (Service Level Agreements) sichern Reaktions- und Lösungszeiten, die Wissensdatenbank bündelt Antworten.
- Self-Service im Kundenportal: Kunden aktualisieren Daten, bestellen Produkte, sehen Preise/Bestände, laden Belege herunter und verfolgen den Status von Vorgängen.
Eine Datenbasis statt Insellösungen
Als Teil vom Cloud-ERP Haufe X360 arbeitet das CRM-Modul nahtlos mit Warenwirtschaft und Finanzen zusammen. Angebote, Aufträge, Lager und Preisdaten stehen im selben System – das reduziert Medienbrüche und spart Zeit.
Transparenz in Echtzeit
Vorkonfigurierte Berichte und persönliche Dashboards schaffen Übersicht über Pipeline, Aktivitäten, Ziele und Servicekennzahlen – im Browser und mobil.
Automatisierung im Alltag
Workflows versenden E-Mails, legen Aufgaben an, weisen zu, stoßen Freigaben an. So laufen Prozesse konsistent und planbar.
Was bedeutet das für deine Organisation?
- Weniger Reibungsverluste: Gleiche Daten für alle Rollen. Vertrieb, Marketing, Service und Backoffice arbeiten an derselben Quelle.
- Einheitliche Qualität: Vorlagen, Felder, Workflows und Dashboards sorgen für vergleichbare Ergebnisse – unabhängig von Person oder Standort.
- Skalierbarkeit: Neue Prozesse, Teams oder Standorte lassen sich strukturiert aufsetzen, ohne das System zu wechseln.
- Die Auszeichnung als „ERP-System des Jahres 2024" im Bereich Großhandel unterstreicht die Innovationskraft und Qualität von Haufe X360. Die Software überzeugt durch ihre umfassenden Funktionen, die nahtlose Verknüpfung von Schnittstellen und die Möglichkeit, Geschäftsprozesse durchgängig zu digitalisieren und zu automatisieren. So steigerst du nicht nur deine Effizienz und senkst Kosten, sondern stärkst auch deine Kundenbeziehungen nachhaltig.
Funktionen im Überblick
Vertrieb
- Leadmanagement & Dublettenprüfung: Mit dem Leadmanagement von Haufe X360 CRM können neue Interessenten schnell und unkompliziert erfasst werden. Das System prüft automatisch nach individuell definierten Kriterien, ob ein Eintrag bereits vorhanden ist. Dadurch werden Dubletten zuverlässig erkannt und zusammengeführt, ohne dass wertvolle Informationen oder Aktivitäten verloren gehen. Diese Funktion sorgt für saubere Datenbestände und eine konsistente Kundenhistorie.
- Verkaufschancen & Forecast: Verkaufschancen lassen sich strukturiert anlegen und über definierte Phasen hinweg nachverfolgen. Du kannst Wahrscheinlichkeiten hinterlegen, Aktivitäten und Termine dokumentieren sowie das Buying-Center pflegen. Auf Basis dieser Informationen wird ein präziser Forecast berechnet, der realistische Umsatzprognosen ermöglicht und die Planung im Vertrieb erleichtert.
- Angebote & Übergabe ins ERP: Versionierte Angebote werden zentral verwaltet und sind jederzeit nachvollziehbar. Sobald ein Auftrag gewonnen ist, erfolgt die Übergabe der Daten automatisch in die ERP-Komponenten von Haufe X360 – etwa zur Auftragsbearbeitung oder Rechnungsstellung. Damit wird der gesamte Prozess von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung durchgängig digital abgebildet.
- Dashboards & Berichte: Dashboards liefern dir in Echtzeit alle wichtigen Kennzahlen rund um Pipeline, Umsätze, Aktivitäten und Teamleistung. Du kannst sowohl standardisierte als auch individuelle Reports erstellen, um Entwicklungen im Vertrieb zu analysieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
- Verkaufsgebiete & Zuständigkeiten: Leads, Kunden und Kontakte können bestimmten Verkaufsgebieten, Regionen oder Mitarbeitenden zugeordnet werden. So ist klar geregelt, wer für welche Kundengruppe zuständig ist. Diese Struktur sorgt für Transparenz, erleichtert die Nachverfolgung von Aktivitäten und unterstützt eine faire Gebietsaufteilung innerhalb des Teams.
So wirkt das im Alltag:
Ein Web-Lead wird automatisch angelegt und vorqualifiziert. Daraus entsteht mit wenigen Klicks eine Verkaufschance, in der Aktivitäten dokumentiert und Angebote erstellt werden. Nach dem erfolgreichen Abschluss werden die Daten ohne Umwege in die Warenwirtschaft übergeben – die komplette Historie bleibt erhalten.
Marketing
- Segmentierung & Listen: Mit der Segmentierung und mit Listen kannst du aus allen CRM-Daten präzise Zielgruppen bilden – statisch für einmalige Aktionen oder dynamisch, die sich automatisch aktualisieren, sobald sich Stammdaten, Status oder Merkmale ändern. So erreichst du die richtigen Kontakte mit passender Botschaft und reduzierst Streuverluste in Kampagnen.
- Kampagnenmanagement: Im Kampagnenmanagement planst und steuerst du Maßnahmen, Budgets und Zeitpläne an einem Ort und verknüpfst Aktivitäten direkt mit Leads und Verkaufschancen. Ausgaben und Ergebnisse lassen sich gegenüberstellen, sodass du den Beitrag jeder Kampagne zum Vertriebserfolg transparent siehst und laufend optimieren kannst.
- E-Mail-Automation: Die E-Mail-Automation versendet Nachrichten ereignisgesteuert, zum Beispiel nach einem Statuswechsel, einer Formularanfrage oder einem Termin. Standardabläufe wie Erinnerungen, Nachfassmails oder mehrstufige Nurturing-Strecken laufen damit zuverlässig und ohne manuelles Eingreifen.
- E-Mail-Marketing inkl. Send-Grid-Integration: Über die Send-Grid-Integration steuerst du den Versand performant und siehst Kennzahlen wie Zustellung, Öffnungen und Abmeldungen direkt im System. Wiederverwendbare Vorlagen sorgen dafür, dass Layout, Absenderinformationen und rechtliche Pflichtangaben konsistent bleiben und Kampagnen schneller erstellt sind.
- Lebenszyklus-Management: Das Lebenszyklus-Management dokumentiert alle Berührungspunkte entlang des Kaufprozesses – von der ersten Anfrage über Angebote bis zum Abschluss und die Betreuung als Kunde. So erkennst du, welche Schritte wirken, wo Interessenten abspringen, und kannst Maßnahmen gezielt nachsteuern.
Erweiterung aus der Praxis: Schnittstelle zwischen Haufe X360 und Microsoft Exchange
Viele Teams koppeln Microsoft Exchange für die EMail-Synchronisation und die automatische Zuordnung von Vorgängen. Das reduziert Klicks, hält die CRM-Historie vollständig und sorgt für eine einheitliche Kommunikation über alle Kanäle. Wenn du sehen möchtest, wie das in der Praxis funktioniert, findest du hier ein kurzes Video mit der Einrichtung und den wichtigsten Handgriffen
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Service & Support
- Tickets aus E-Mail oder Web: E-Mails, die an definierte Postfächer gehen, werden automatisch als Tickets angelegt – inklusive Absender, Betreff und Anhängen. Alternativ legst du Vorgänge manuell an oder nutzt Webformulare beziehungsweise das Kundenportal. Pflichtfelder und Validierungen sorgen bereits beim Eingang für vollständige Informationen.
- Zuweisung, Regeln & Eskalation: Intelligente Regeln ordnen eingehende Tickets anhand von Kriterien wie Produkt, Priorität, Kunde oder Kategorie dem richtigen Team oder der zuständigen Person zu. Bei drohender Fristüberschreitung greifen Eskalationen nach deinen Vorgaben und informieren Verantwortliche, damit kein Vorgang liegen bleibt.
- SLAs steuern: Reaktions- und Lösungszeiten lassen sich je Priorität oder Kundengruppe klar definieren. Das System überwacht alle Fristen automatisch, erinnert rechtzeitig und visualisiert die SLA-Einhaltung (Service Level Agreement) in Berichten – Abweichungen erkennst du frühzeitig und kannst gezielt gegensteuern.
- Wissensdatenbank: In der Wissensdatenbank veröffentlichst du geprüfte Antworten, Anleitungen und FAQs. Die integrierte Suche schlägt passende Artikel direkt im Ticket vor, verkürzt Bearbeitungszeiten und stellt eine einheitliche Qualität der Kommunikation sicher.
- Mobil & Browser: Mitarbeitende greifen im Browser oder per mobiler App auf Aufgaben, Termine und Tickets zu. So lassen sich auch unterwegs Informationen dokumentieren, Rückfragen klären und Vorgänge abschließen – transparent und nachvollziehbar für das gesamte Team.
Ergebnis:
Strukturierte Teamarbeit, transparente Kommunikation, schnellere Bearbeitungszeiten – und eine Basis für verlässliche Abrechnung.
Kundenportal
- Self-Service rund um die Uhr: Über das Kundenportal können deine Kunden ihre Stammdaten jederzeit selbst aktualisieren, neue Supportanfragen anlegen und bestehende Vorgänge komfortabel nachverfolgen. Zusätzlich haben sie Einsicht in Rechnungen und Zahlungen, ohne dein Team direkt kontaktieren zu müssen.
- Bestellungen, Preise & Bestände: Da das Portal direkt mit der Warenwirtschaft verknüpft ist, sehen Kundinnen und Kunden ihre individuellen Preise sowie aktuelle Verfügbarkeiten in Echtzeit. Bestellungen lassen sich mit wenigen Klicks anlegen, einreichen und bis zur Auslieferung transparent nachverfolgen – inklusive Status und Historie.
- Dokumente & Katalog: Der Dokumentenbereich ermöglicht einen sicheren Austausch von Belegen, Handbüchern und Nachweisen – nachvollziehbar und revisionssicher. Der integrierte Produktkatalog zeigt nur freigegebene Artikel und kann je Kunde sowie je Lager individuell gesteuert werden, sodass jeder nur die für ihn relevanten Inhalte sieht.
- Anpassbar an deine CI: Layouts, Farben und Inhalte lassen sich an dein Corporate Design anpassen. Gemeinsam mit deinem Haufe X360 Partner erweiterst du das Portal schrittweise um zusätzliche Funktionen – etwa neue Formulare, Hinweise oder Self-Service-Prozesse – und entwickelst es mit deinem Bedarf weiter.
Hinweis:
Das Portal kann die zentrale Plattform für effiziente Kundenkommunikation sein – inkl. Produktkatalog und Self-Service.
Für wen eignet sich Haufe X360 CRM?
Haufe X360 CRM eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen in DACH, die Vertrieb, Marketing und Service abteilungsübergreifend zusammenführen möchten. Die Lösung ist branchenoffen und wächst mit deinem Team – von ersten Pilotbereichen bis zum unternehmensweiten Einsatz. Ein sinnvoller Einstieg liegt erfahrungsgemäß bei 5–10 Nutzern; in Organisationen mit 10–250+ Mitarbeitenden entfaltet das System durch die enge ERP-Integration und einheitliche Prozesse spürbare Effizienzgewinne. Auch verteilte Teams profitieren, weil alle Informationen auf einer gemeinsamen Datenbasis liegen und mobil verfügbar sind.
S+S SoftwarePartner als Haufe X360 Implementierungs- und Goldpartner
S+S SoftwarePartner ist Haufe X360 Goldpartner und begleitet dich von der Zielklärung bis zum Betrieb des Systems – Beratung, Implementierung, Schulung und Support aus einer Hand.
Unser Vorgehen – transparent und praxiserprobt (6 Schritte):
Wir starten mit einem kurzen Videocall, in dem wir Ziele, Anwendungsfälle und Stakeholder klären. Im anschließenden PPWS definieren wir gemeinsam Inhalte, Vorgehen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten; zudem legen wir das Abrechnungsmodell fest (Festpreis, Cap oder Aufwand).
Wir richten den Mandanten ein, erstellen ein Rollen und Rechtekonzept, setzen Sicherheitsrichtlinien um und bereiten Basisstammdaten vor. Technische Anbindungen (z. B. Microsoft Exchange) werden initial konfiguriert.
Rollenbezogene Trainings (Vertrieb, Marketing, Service) bereiten dein Team auf den Start vor. Der GoLive erfolgt gestaffelt und wir begleiten euch im Tagesgeschäft mit Checklisten und Handouts.
Wir konfigurieren CRM-Felder, Workflows, Kampagnen und E-Mail-Vorlagen sowie Dashboards. In kurzen Iterationen entstehen klickbare Prototypen, die wir mit Key-Usern verproben und feinjustieren.
Wir unterstützen dich mit Support und Service Desk, pflegen Releases, planen RoadmapWorkshops und optimieren dein System fortlaufend – auf Wunsch SLAgestützt.
Wie wir bei einer Softwareimplementierung vorgehen, haben wir auch bei uns im Blog beleuchtet. Inga und Dirk erläutern die unser Vorgehen zudem im folgenden Video:
An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.
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Praxisbeispiele
Vertrieb – vom Lead bis zur Rechnung
Ein Lead aus dem Web wird automatisch übernommen und direkt auf mögliche Dubletten geprüft. Wird ein bestehender Datensatz gefunden, fasst das System die Informationen sauber zusammen; andernfalls entsteht mit wenigen Klicks eine neue Verkaufschance. Aktivitäten wie Telefonate, Termine und Notizen werden unmittelbar dokumentiert, Angebote entstehen aus der Chance heraus und bleiben versionssicher nachvollziehbar. Nach dem gewonnenen Abschluss erfolgt die Übergabe in die Auftrags- und Rechnungsprozesse des ERP ohne Medienbruch – inklusive aller Belege und der vollständigen Historie.
Marketing – Segmentieren, automatisieren, messen
Du bildest aus deinen CRM-Daten eine dynamische Zielgruppe, die sich bei Änderungen automatisch aktualisiert (z. B. Region, Branche oder Status). Anschließend startest du eine EMail-Serie über die integrierte Automation – auf Wunsch mit mehrstufigem Nurturing und zeitgesteuerten Follow-ups. Öffnungen, Klicks und Abmeldungen werden erfasst, Budgets und Ergebnisse lassen sich gegenüberstellen und auf Kampagnen-Ebene auswerten. Leads und Chancen entstehen direkt aus der Kampagne und können sofort vom Vertrieb übernommen werden.
Service – vom E-Mail-Postfach zum SLA-gesteuerten Ticket
Eingehende E-Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt; Absender, Betreff und Anhänge werden übernommen und mit dem passenden Kunden verknüpft. Regeln verteilen die Vorgänge an das richtige Team, Eskalationspfade sichern zugesagte Reaktionszeiten (SLAs) und erinnern verantwortliche Personen bei Bedarf. Die Wissensdatenbank schlägt während der Bearbeitung passende Artikel vor und beschleunigt so die Lösung. Im Kundenportal sehen deine Kundinnen und Kunden jederzeit den aktuellen Status, Rückfragen und die gesamte Historie.
Referenzen & Auszeichnungen
Messbare Ergebnisse: IoT Venture
20 % höhere Liefertermintreue durch vernetzte Prozesse; 50 % weniger Personalstunden bei der Bestandsbewertung. Ergänzend dazu: Durchgängige Auftrags- und Bestandsdaten aus Haufe X360 sowie klar definierte Workflows haben die Abstimmung zwischen Einkauf, Lager und Versand spürbar beschleunigt. Transparente Bestände und automatisierte Statusmeldungen verringern Rückfragen, die Bewertung erfolgt auf Basis einheitlicher Zahlen und ist revisionssicher dokumentiert. In unserem Blogbeitrag zum Einsatz von Haufe X360 bei IoT Venture erfährst du noch mehr zu dem Thema.
Auszeichnungen für Haufe X360
Finalist „ERP-System des Jahres“ (CER, Uni Potsdam) – ein Signal für Leistungsfähigkeit und Integrationsumfang. Bewertet werden unter anderem Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Technologie und der Nutzen in realen Projekten. Für dich bedeutet das: ein modernes Cloud-ERP mit starker Integration und praxistauglichen Modulen – darunter das Haufe X360 CRM.
S+S SoftwarePartner als Goldpartner
Wir beraten, implementieren und betreuen Haufe X360 – auch mit eigenem Praxiswissen aus dem internen Einsatz. Als Goldpartner bündeln wir Projekterfahrung, zertifizierte Consultants und kurze Wege in den Support von Haufe X360. Von der ersten Bewertung bis zum Betrieb erhältst du einen festen Ansprechpartner, eine klare Projektmethodik und schnelle Hilfe, wenn es darauf ankommt.
FAQ zu Haufe X360 CRM
Das CRM-Modul von Haufe X360 vereint Kontakt, Vertriebs, Marketing und Serviceprozesse in einer Anwendung – mit 360°Sicht, Berichten und Automatisierungen.
Lead und Kontaktmanagement mit Dublettenprüfung, Chancen/Forecast, Angebote mit Übergabe ins ERP, Kampagnen & E-Mail-Automation, Dashboards/Reports, Ticketing mit SLAs, Wissensdatenbank und Kundenportal (Self-Service, Bestellungen, Preise/Bestände, Dokumente, Rechnungen, Katalog).
Die tiefe ERP-Integration: Stammdaten, Lager und Preisinformationen, Angebote und Aufträge liegen im selben System. Das beschleunigt Abläufe und vermeidet Fehler durch doppelte Pflege.
Ja, im Browser und per mobiler App – inklusive Nutzeransichten für Aufgaben, Termine und Tickets.
Ja, E-Mails können automatisch importiert, Vorgängen zugeordnet und zu Tickets/Tasks verarbeitet werden; ExchangeSync wird in der Praxis häufig genutzt.
Für KMU, typischerweise ab 5–10 Nutzern und 10–250+ Mitarbeitenden – branchenoffen.
In sechs Schritten mit S+S SoftwarePartner: Kickoff, Setup, Daten, Enablement, GoLive, Betrieb.
Ja. Kunden pflegen Stammdaten, stellen Supportanfragen, sehen Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und greifen auf den Produktkatalog zu.
Mit Haufe X360 CRM schaffst du eine durchgängige Sicht vom Erstkontakt bis zum Servicefall – ohne Systembrüche. Lerne das System und S+S SoftwarePartner in einem kurzen Gespräch kennen.
S+S SoftwarePartner beantwortet deine Fragen rund um Haufe X360
Du hast noch Fragen zu Haufe X360, möchtest dir die Anwendung zeigen lassen oder möchtest bereits ein persönliches Angebot für die Implementierung und die laufenden Kosten? Unsere Kollegen helfen dir gerne weiter. In den unten stehenden Kalendern kannst du dir einen Termin für ein Gespräch per Microsoft Teams reservieren.
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