Zwei Angestellte unterhalten sich über das Preismodell von Haufe X360

Haufe X360 Kosten und Preisgestaltung

Die Kosten für Implementierung und laufende Kosten von Haufe X360

Neben der Funktionalität und der einfachen Bedienung sind die einmaligen und die laufenden Kosten von Haufe X360 ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung. Die Total Cost of Ownership (TOC) bestehen bei Haufe X360 aus zwei Positionen:

  • Die Kosten für die Implementierung: Das sind Aufwände für Planung, Realisierung, Datenmigration, Implementierung und Training während der Einführung der Cloud-ERP Lösung. Einmalige Lizenzkosten kennen wir bei Haufe X360 nicht.
  • Laufende Kosten: Ist die Einführung der neuen ERP-Lösung abgeschlossen, so bleiben nur noch monatliche Ausgaben für die Subskription der Software und den laufenden Support. Die Höhe hängt davon ab, wie viele Benutzer mit dem ERP-System arbeiten und welche Module genutzt werden.

Lade dir jetzt unser Beispielangebot herunter und schaue dir an, welche Kosten bei der Einführung der Haufe X360 Cloud-ERP entstehen.

Welche Kosten entstehen bei der Implementierung und beim Betrieb von Haufe X360?

Bei der Auswahl einer neuen Unternehmensplattform ist es unerlässlich, die verschiedenen Kostenfaktoren, welche die gesamten Haufe X360 Kosten der Einführung und des laufenden Betriebes ausmachen, zu kennen und zu unterscheiden.

Diese Gesamtkosten nennen wir auch Total Cost of Ownership (TOC). Wichtig ist es obendrein, zu verstehen, dass im Vergleich zu einem klassischen ERP-System bestimmte Kosten nicht anfallen, wie beispielsweise einmalige Lizenzkosten oder die Kosten für zusätzliche Hardware, Betriebssysteme, Datenbank oder Datensicherung. Auch der Aufwand für die Administration für eure neue Unternehmensplattform ist deutlich geringer. Alle diese Arbeiten übernimmt der Betreiber der Software, Haufe-Lexware.

Was sind die laufenden Kosten für Haufe X360? Preise, Lizenz- und Abonnementgebühren

Haufe X360 basiert auf einem Abonnementmodell. Das bedeutet, die Software Haufe X360 Cloud-ERP wird dir in der Cloud zur Verfügung gestellt und du kannst Haufe X360 in jedem Browser oder mobil über die App aufrufen. In deinem Abonnement legst du fest, welche Module der ERP-Lösung du nutzen möchtest und wie viele Anwender in deinem Unternehmen einen Zugang erhalten. Die Anzahl der Benutzer und der Funktionsumfang sind die wichtigsten Parameter für die laufenden Kosten. Diese regelmäßigen Gebühren sind meist die Hauptkosten eines cloudbasierten ERP-Systems. Sie variieren je nach Anbieter, Systemfunktionalität und Preisstruktur. Haufe berechnet den Preis für sein Cloud-ERP-System monatlich. Dein Vorteil hierbei: Sollten sich deine Anforderungen verändern, so kannst du jeden Monat deine Funktionen herunterstufen oder upgraden.

Um dir einen Anhaltspunkt für die zu erwartenden monatlichen Kosten zu geben: In der Regel kannst du mit einem bis drei Euro (je nach Leistungsumfang) pro User und Tag rechnen. Wer sehr viele Transaktionen verarbeiten möchte, kann kostenpflichtig bei Haufe X360 zudem die Performance in mehreren Stufen an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Implementierungskosten für Haufe X360

Die Implementierung eines ERP-Systems umfasst die Einrichtung der Software, die Datenmigration und die Anpassung an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens. Diese Kosten können je nach Komplexität und Umfang des Projekts stark variieren. Hier handelt es sich um Haufe X360 Kosten, welche zu Beginn entstehen. Die Höhe der Kosten hängt im Wesentlichen von drei Faktoren ab:

  • Können die im Standard von Haufe X360 verfügbaren Komponenten (Geschäftsprozesse, Kontenrahmen, Vorlagen, Schnittstellen und mehr) verwendet werden? Wie individuell sollen Prozesse in das neue ERP-System übernommen werden?
  • Welche individuellen Erweiterungen (Customizations) an dem ERP-System sollen durch S+S SoftwarePartner GmbH vorgenommen werden?
  • Welchen fachlichen und technischen Hintergrund bringen die Mitarbeiter mit und wie hoch ist der Schulungsbedarf? Können Multiplikatoren im Unternehmen Teile der Schulungen übernehmen und Fragen vor Ort beantworten?

All diese Fragen werden vor dem Start eines Implementierungsprojekts mit unserem Team in einem Projektplanungsworkshop beantwortet. So erhältst du Planungssicherheit für die zu erwartenden Ausgaben im Rahmen der Softwareeinführung.

Module und Schnittstellen

Haufe X360 ist eine branchenunabhängig verwendbare Lösung für den Mittelstand. Im Standard sind selbstverständlich die Finanzbuchhaltung, die Warenwirtschaft, ein Kundenmanagement (CRM), das Projektcontrolling, der E-Commerce Connector und die Produktion enthalten. Modulübergreifend lassen sich das Reporting, das Kundenportal und die OData-Integration in Microsoft Excel und Microsoft Power BI nutzen. Schnittstellen sind zu allen führenden Online-Shops, Logistikern, der DATEV und vielen anderen Partnersystemen vorhanden.

Im Rahmen der Implementierung der Software Haufe X360 werden alle Module und Schnittstellen eingerichtet, die Funktionen werden an die Prozesse und die Benutzer angepasst.

Anpassung und Integration

Nicht selten haben Unternehmen Geschäftspartner mit Lieferantenportalen, betreiben einen oder mehrere Onlineshops, nutzen eine Plattform für die Marketingautomation oder benötigen Schnittstellen zu anderen Lösungen für ihre individuellen Geschäftsszenarien. Gelegentlich erwarten sie von ihrem Cloud-ERP auch spezielle benutzerdefinierte Funktionen. Wenn ein ERP-System diese Funktionen oder Schnittstellen nicht im Standard der ERP-Kernfunktionen mitbringt, ist es wichtig, die Kosten dafür vorher zu wissen.

Haufe X360 Module und Schnittstellen
Haufe X360 Module und Schnittstellen

Datenmigration aus Quellsystemen

Die Übertragung von Daten aus eurem aktuellen System oder den verschiedenen bisher genutzten Lösungen gemäß den Anforderungen eures Unternehmens in ein neues cloudbasiertes ERP-System kann einfach, aber auch kostspielig sein. Die Kosten hängen von dem Quellsystem, der Datenmenge, dem Grad der Datenbereinigung und der Komplexität der Datenstrukturen ab. Für einige Quellsysteme, wie beispielsweise Lexware, bringt Haufe X360 selbstverständlich schon Werkzeuge für die Datenmigration mit. Liegen Daten für die Migration als CSV- oder Excel-Datei vor, erleichtert dies die Datenmigration. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine hohe Datenqualität.

  1. Vor der Migration in die neue Haufe X360 ist es wichtig, die Qualität der Daten zu überprüfen und erforderlichenfalls zu bereinigen. Duplikate müssen entfernt werden, Inkonsistenzen gilt es zu bereinigen, veraltete Daten können herausgefiltert oder aktualisiert werden.
  2. In einem Datenmapping gleichen wir die Datenstrukturen zwischen den bisherigen Lösungen und Haufe X360 miteinander ab.
  3. Haufe X360 erlaubt auch, die Datenstrukturen an eigene Bedürfnisse anzupassen. So gehen keine Daten verloren und spezielle Anforderungen der Branche oder des Geschäftsmodells werden berücksichtigt.
  4. Wir empfehlen immer, alle Schulungen bereits auf den migrieren Daten durchzuführen. Der Test und die Validierung der migrierten Daten finden so auf vielen Schultern statt. Das steigert die Datenqualität.
Update von Haufe X360 auf einem Bildschirm
Die Updates von Haufe X360 sind automatisch in der Subskription enthalten.

Kosten für Schulung und Betreuung

Nach der erfolgreichen Implementierung bleiben oft noch viele Fragen unbeantwortet. S+S SoftwarePartner betreut seinen Kunden mit einem eigenen Support. Dieser ist tagsüber telefonisch erreichbar und auch per Mail oder über das hauseigene Supportportal, für das wir übrigens auch selbst Haufe X360 verwenden. Der Support ist kostenpflichtig. Wir bieten den Support pauschal für monatlich 14,8 Prozent des Subskriptionsvolumens an. Für die Anwendertrainings gibt es die kostenfreie Open Uni von Acumatica. Im Zuge der Einführung führen wir aber oft auch individuell angepasste Trainings durch, die wir zu den Tagessätzen gemäß unserer Preisliste in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen abrechnen, wenn keine speziellen Konditionen vereinbart wurden.

Wartung und Updates

Die Bereitstellung von Updates und die laufende Wartung ist bei vielen ERP-Systemen ein wichtiger Kostenfaktor und zentraler Baustein des Geschäftsmodells der Anbieter. Dies entfällt bei Haufe X360 komplett. Die Kosten sind bereits in der monatlichen Abonnementgebühr (Subskription) enthalten.

Die Preisstruktur von Haufe X360

Haufe berechnet ausschließlich die vertraglich vereinbarte monatliche Pauschale für die Nutzung der Cloud-ERP Lösung. Zusätzliche Pay-per-use Preismodelle, wie sie andere ERP-Systeme kennen, gibt es nicht. Solche Kosten können höchstens an Schnittstellen entstehen, durch die Integration von Lösungen, beispielsweise beim Versand oder bei der automatischen OCR- und Rechnungserkennung. Der Leistungsumfang und die Anzahl der Benutzer kann ein Kunde von Haufe X360 monatlich an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Und wird das Geschäft eingestellt oder wenn ein anderes ERP-System eingeführt werden soll, kann der Vertrag mit Haufe mit drei Monaten Kündigungsfrist zum Monatsende beendet werden.

ERP-Einführung zum Festpreis für Start-ups und junge Unternehmen

Haufe X360 ist eine Lösung für den Mittelstand. Für Start-ups und junge Unternehmen machen wir einen besonderen Preis: Die Implementierung von Haufe X360 im Fasttrack zum Festpreis von 15.000 Euro. Für diesen Betrag wirst du die Module Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und CRM einführen. Die Voraussetzung ist, dass auf die Standardprozesse im Cloud-ERP gesetzt wird. Mehr Informationen zum sogenannten Fast Track und die Möglichkeit, dich dafür zu bewerben, erhältst du auf dieser Seite.

Der Staat unterstützt deine Softwareimplementierung

Der Bund fördert übrigens Digitalisierungsprojekte wie die Einführung eines ERP-Systems in kleinen und mittleren Unternehmen. Die Initiative „Digital Jetzt“ unterstützt Betriebe aus allen Branchen mit 3 bis 499 Beschäftigten. Hierdurch kannst du für Investitionen in Hard- und Software und die Qualifizierung deiner Mitarbeiter bis zu 50.000 Euro Zuschuss erhalten. Wie genau das Förderprogramm aussieht, erläutern wir ausführlich in dem Blogbeitrag Digital Jetzt.

So läuft die Implementierung von Haufe X360 ab

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems lässt sich in der Regel in vier Phasen unterteilen, wobei wir die gesamte Umsetzung immer eng mit dem Kunden abstimmen:

An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.

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Einstellungen ändern

In unseren Videos beleuchten wir diverse Themen rund um Haufe X360. Wirf gerne einen Blick in unsere Videothek.

  • Konzeption: Wir beschreiben die Ist-Prozesse und finden heraus, wo die Pain Points des Kunden liegen und was seine besonderen Anforderungen sind. Außerdem machen wir uns Gedanken über mögliche Schnittstellen. Dann definieren wir die Projektziele und Meilensteine und planen die Datenübernahme sowie die notwendigen Trainings für Key User und sonstige Mitarbeiter.
  • Realisierung: Wir erstellen ein Testsystem samt Daten, anhand dessen wir überprüfen können, ob alle Prozesse mit den jeweiligen Einstellungen bereits passen. Hierbei handelt es sich noch nicht um die Instanz, mit der wir final arbeiten möchten.
  • Implementierung: In dieser Phase führen wir Haufe X360 in der Instanz ein, mit der die Anwender letztlich arbeiten. Wir schließen die Implementierung ab, schulen die Anwender und vollziehen die Echtdatenübernahme in die neue Cloud-ERP Software zum vereinbarten Stichtag.
  • Abschluss: Wir übergeben das fertige System, das jetzt für den produktiven Einsatz bereit ist, an den Kunden. Wir sind immer bemüht, den zeitlichen Rahmen dabei überschaubar zu halten. Einen großen Teil unserer Projekte für die Einführung schließen wir in sechs Wochen bis vier Monaten ab.

Wie errechne ich den ROI einer Cloud-ERP Software wie Haufe X360?

Für die Ermittlung der Kapitalrendite (Return on Investment = ROI) sind die beiden Faktoren Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) und Gesamtnutzen gegeneinander aufzurechnen. Zu den TCO gehören die Kosten für die ERP-Anschaffung, die Implementierung und den Betrieb. Der Gesamtnutzen wiederum ergibt sich aus den zu erwartenden Einsparungen bzw. aus dem finanziellen Vorteil, den du dir von deinem ERP-System erhoffst.

Zu den Gesamtbetriebskosten einer Lösung für den Mittelstand gehören auch versteckte und wiederkehrende Ausgaben. Zu berücksichtigen sind hier zum Beispiel laufende Nachschulungen der Mitarbeiter, Systemerweiterungen oder Wartungsarbeiten. Weitere Kosten kommen hinzu, wenn du eigene und fachlich geeignete Mitarbeiter einbindest. Diese verursachen ebenfalls Kosten. Zudem sind eventuell alte Server, Festplatten usw. auszutauschen, wenn diese den gestiegenen Anforderungen durch das neue System nicht mehr genügen.

Ebenso vielfältig wie die Gesamtkosten für das Unternehmen ist auch der Gesamtnutzen. Es ist nicht zu unterschätzen, wie viele Ausgaben plötzlich wegfallen, sobald Abläufe erst einmal automatisiert sind. Neben den direkten und leicht quantifizierbaren Vorteilen wie einem reduzierten Inventar oder verringerten Retouren sind auch indirekte Vorteile zu beachten wie etwa ein verbessertes Kundenerlebnis ebenso wie Effizienzsteigerungen zum Beispiel in der Fertigungshalle.

ROI Rechenbeispiel

Zur Berechnung des ROI teilen wir den Gesamtnutzen durch die Gesamtbetriebskosten. Uns interessiert also, wie sich der Nutzen zu den Kosten verhält:

Klassische Berechnung des ROI

Return On Investment (ROI) = Gesamtnutzen / Gesamtbetriebskosten

In unserem Rechenbeispiel bedeutet dies:

Gesamtnutzen = 120.000 Euro

Gesamtbetriebskosten = 100.000 Euro

ROI = 120.000 / 100.000 = 1,2 oder 120 %

Alternative Berechnung des ROI

Der ROI lässt sich auch anhand der Amortisationszeit berechnen. Hier interessiert es uns, wie lange es dauert, bis die Investition ihre Kosten eingespielt hat. Die Berechnung erfolgt anhand folgender Formel:

Amortisation = Kosten / jährlicher Gesamtnutzen

Gehen wir bei der Investition aus dem obigen Beispiel von einem Betrachtungszeitraum von drei Jahren aus, liegt der jährliche Nutzen bei 40.000 Euro, was zu dieser Berechnung führt:

100.000 Euro / 40.000 Euro = Amortisation nach 2,5 Jahren

Unser Leitfaden zu Kosten und Nutzen eines neuen ERP-Systems hilft dir, deine Investition zu kalkulieren (ROI-Rechner) und herauszuarbeiten, in welchen Bereichen dein Unternehmen von einer ERP-Anwendung aus der Cloud profitiert.

Beispielangebot herunterladen

Wir haben ein Beispielangebot für Haufe X360 vorbereitet, damit du besser nachvollziehen kannst, wie sich die Kosten für eine Einführung und die Nutzung zusammensetzen.

An dieser Stelle würden wir dir gerne ein Video unseres YouTube-Kanals zeigen.

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Haufe X360 ermöglicht KMUs den Eintritt in die digitale Ökonomie. Unser ERP digitalisiert Wertschöpfungsketten, verbindet den Mittelstand mit seinen Märkten und hilft dabei, neue Geschäftsmodelle schnell und profitabel zu adaptieren.

Carsten Schröder, President of Cloud ERP Haufe

Ich sehe mithilfe eines Ampelsystems sofort, ob meine Kennzahlen im grünen Bereich sind und kann auch direkt in die Hintergründe dieser Auswertungen einsteigen.

Christian Lelonek, Geschäftsführer IoTmaxx GmbH, Hannover

Das 360-Grad Cloud-ERP-System von Haufe befreit unsere Kunden von Insellösungen. Sie arbeiten ohne Schnittstellen abteilungsübergreifend und eröffnen sich neue digitale Potenziale.

Dirk Forke, Geschäftsführer S+S SoftwarePartner GmbH

In der engen Zusammenarbeit zwischen Haufe und dem ERP-Anbieter Acumatica ist eine Lösung entstanden, die mit wenig Aufwand an die individuellen Anforderungen unserer Kunden angepasst werden kann.

Michael Förster, Geschäftsführer S+S SoftwarePartner GmbH

Die X360-Lernwelt bietet den Anwendern die Möglichkeit, sich ganz individuell in ihre neue Unternehmenssoftware einzuarbeiten.

Frank Heyn, Bereichsleiter Technologie & IT-Services S+S SoftwarePartner GmbH

Das Preismodell von Haufe ist transparent und perfekt auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen zugeschnitten. Die IT-Kosten lassen sich durch das cloudbasierte 360-Grad-ERP deutlich reduzieren.

Tom Neumann, Senior Account Manager S+S SoftwarePartner GmbH

Wir beantworten deine Fragen und erstellen dir ein persönliches Angebot

Du hast noch Fragen zu Haufe X360 oder möchtest ein persönliches Angebot für die Implementierung und die laufenden Kosten? Unsere Kollegen helfen dir gerne weiter. In den unten stehenden Kalendern kannst du dir einen Termin für ein Gespräch per Microsoft Teams reservieren. Weitere Informationen zu Haufe X360, seinen Funktionen und Modulen findest du auf dieser Seite. Wenn du noch mehr zu S+S SoftwarePartner als Implementierungspartner erfahren möchtest, so schaue gerne auf unsere Haufe X360 Partnerseite.

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