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Einfach, schnell und kostensparend: elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Eine zeitaufwändige Aufgabe im Rechnungswesen jedes Unternehmens ist das Management der Eingangsrechnungen. Oftmals muss die Rechnung zur Prüfung durch mehrere Abteilungen gehen, was die Zahlung verzögert und im ungünstigsten Fall zur Nichteinhaltung der Zahlungsfrist und damit zum Verlust von Skonti führt. Mit IS-EVE von S+S SoftwarePartner kann durch die elektronische Verarbeitung eine weitaus höhere Effizienz erreicht werden – was letztlich auch zu einer Einsparung von Kosten führt. Die Lösung kann dabei sehr unkompliziert in bestehende Systeme wie das Bestellwesen, die Finanzbuchhaltung eingebunden werden.
Schnellere Rechnungsprüfung mit der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Einen schnelleren Rechnungsumlauf, einen besseren Überblick über anstehende Zahlungen und damit eine bessere Liquiditätsplanung sowie höhere Daten- und Prozessqualität durch automatisierte Plausibilitätskontrollen und Prüfungen – dies alles ermöglicht IS-EVE. Durch den Wegfall administrativer Tätigkeiten wie Dateneingabe, Fehlerkorrektur, Doppelerfassungen oder Ablage entsteht ein nicht zu unterschätzendes Einsparpotential. Zudem kann mit IS-EVE die fortschrittliche Art des Rechnungseingangs per XML umgesetzt werden, wodurch 1-2 Tage Postweg entfallen, die für die Rechnungsprüfung genutzt werden können. IS-EVE kann sowohl elektronische als auch Papierrechnungen automatisch erfassen. Letztere müssen dazu lediglich eingescannt werden – dabei wird ein PDF-Dokument erzeugt, das vom System hinsichtlich der relevanten Daten (Rechnungsdatum, Nummer, Betrag, Lieferant, Bestellnummer und Umsatzsteuer) automatisch ausgelesen wird. Elektronische Rechnungen werden vom Lieferanten im XML-Format online übermittelt und von IS-EVE ebenfalls automatisch ausgelesen.
Nach der Erfassung der elektronischen Rechnungen werden diese vom System sortiert und kontiert. Diese maschinelle Kontierung muss dann lediglich vom zuständigen Mitarbeiter geprüft werden. Während der gesamten Bearbeitung sind die Rechnungen für alle berechtigten Mitarbeiter der beteiligten Abteilungen sichtbar und gelangen so ohne Zeitverzögerung zum zuständigen Kostenstellenverantwortlichen. Dieser kann die elektronische Rechnung bequem am Bildschirm prüfen und gleich digital signieren und freigeben. Ist die Freigabe erfolgt, gelangt die elektronische Rechnung automatisch in die Finanzbuchhaltung, wo sie dann ebenfalls automatisch gebucht werden kann. Alle digitalen Rechnungen werden in Form von Datensätzen in einem Rechnungseingangsbuch dokumentiert. Dieses ermöglicht jederzeit Recherchen und Auswertungen und bietet auf einen Blick Informationen über den Bearbeitungsstand, die Höhe des Rechnungsvolumens, den Zahlungstermin und Skontoinformationen. Sowohl für die periodengerechte Abgrenzung der Aufwendungen im Monats- und Jahresabschluss als auch für die Liquiditätsplanung ist das Rechnungseingangsbuch damit ein sehr hilfreiches Tool. Zusätzlich bietet IS-EVE folgende Funktionen:
- Auswertung von elektronischen Eingangsrechnungen im Hinblick auf Auftragsbuchungen und Bestellabweichungen
- Anbindung an ein bestehendes revisionssicheres Archivsystem und automatische Verknüpfung der Rechnungsbilder mit den Buchungsbelegnummern der Finanzbuchhaltung
Alles in allem beschleunigt IS-EVE die Prozesse bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen, erhöht die Qualität der Bearbeitung und sorgt für mehr Transparenz.
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