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Einführung eines neuen ERP-Systems
Die Einführung eines neuen ERP-Systems bringt viele Vorteile und lässt sich einfacher umsetzen, als oft befürchtet wird. Damit der Umstieg reibungslos klappt, ist eine gute Vorbereitung allerdings unverzichtbar.
Darauf solltest du bei der ERP-Auswahl achten!
Ein erster Schritt zu einer erfolgreichen Software-Einführung ist die Durchleuchtung der hauseigenen Geschäftsprozesse. Sieh dir genau an, welche Anforderungen du an die ERP hast, wie deine Workflows ablaufen und wie deine unternehmerischen Strategien für die kommenden Jahre aussehen! Schließlich ist eine ERP-Lösung eine langfristige Investition. Der Return on Investment, kurz ROI, muss zeigen, dass sich die Investition für dein Unternehmen tatsächlich rechnet. Das neue System sollte sich auf mittlere Sicht selbst tragen und die Einführung auf lange Sicht sogar amortisieren. Die Prüfung des Vorhabens auf Zukunftsfähigkeit und Investitionssicherheit ist daher entscheidend.
Wann lohnt sich ein neues ERP-System?
Die Klärung der Frage, ob sich ein neues ERP-System überhaupt lohnt, ist besonders wichtig. Dabei spielt der ROI eine entscheidende Rolle als Bewertungsgröße. Je höher der Ertrag der Investition im Verhältnis zum eingesetzten Kapital für die ERP-Lösung ist, desto lohnenswerter ist die Investition. Die Kosten einer Systemeinführung lassen sich meist einfach berechnen - Beim Abschätzen des Nutzens muss man teilweise allerdings auf Modellrechnungen zurückgreifen.
Wichtige Faktoren sind die erwartete Nutzungsdauer der Software. Bei gekauften Lösungen sind maximal zehn Jahre realistisch. Abo-Modelle halten das Investitionsrisiko deutlich geringer. Beim Vergleich verschiedener Systeme ist die Betrachtung der Kosten für die gesamte Phase der Nutzung ausschlaggebend. Für eine realistische ROI-Einschätzung lohnt sich der Blick auf Kostentreiber wie Schulungen, Support, Wartung und Weiterentwicklung.
Zentral in Sachen ROI-Einschätzung ist natürlich die Wertschöpfung, die durch das ERP-System im Unternehmen generiert wird. Hier geht es nicht nur um die Steigerungen des Umsatzes und des Gewinns sowie um die Reduzierung von Kosten, sondern auch um die Verringerung von Fehlerquellen, um weniger Verwaltungsaufwand, um mehr Effizienz, um eine verbesserte Service- und Produktqualität oder um eine optimierte Auslastung von Ressourcen. Manches davon, wie etwa Zeiteinsparungen beim Erstellen von Angeboten, lässt sich einfach in Zahlen fassen. Bei anderen Nutzeneffekten, wie einer höheren Kundenzufriedenheit, ist das schon schwieriger. Diese Effekte können daher nur als Schätzvariablen in die Nutzenrechnung einfließen.
Detaillierte und weiterführende Informationen zur ROI-Ermittlung findest du in unserem Whitepaper "Kosten und Nutzen eines ERP-Systems - So berechnest du den Return On Investment (ROI)".
Wichtige Vorbereitungen für die Software-Einführung
Jede ERP-Einführung benötigt einen detaillierten Plan und eine Checkliste, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Am Beginn sollte stets die Frage stehen, ob das Unternehmen überhaupt ausreichend Ressourcen für ein erfolgreiches ERP-Projekt besitzt. Schließlich bindet die Implementierung, je nach Umfang der ERP-Nutzung und ERP-Lösung, einen Teil der Mitarbeiter über mehrere Wochen oder Monate und verbraucht Zeit, die sonst für das Tagesgeschäft zur Verfügung steht. Erst dann, wenn du dir sicher bist, dass du für diese Herausforderungen gewappnet bist, solltest du mit der Analyse der Anforderungen weitermachen. Diese beinhaltet zum einen den Aspekt und die Frage nach den erforderlichen Technologien und zum anderen einen funktionalen Aspekt, also die Frage nach den erforderlichen Features des ERP-Systems. Um richtig zu entscheiden, ist der Input aus den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens besonders wichtig. Nur so lässt sich klären, was die Mitarbeiter in Sachen ERP wirklich brauchen.
Sind diese Punkte geklärt, gilt es, alle Überlegungen und Informationen in einem Lastenheft niederzuschreiben. Dieses ist später die Grundlage für die Auswahl des geeigneten ERP-Systems. Neben funktionalen und technischen Anforderungen sollten hier auch Infos über das Marktumfeld und das Unternehmen, über die technische Infrastruktur und den zeitlichen Ablauf des ERP-Projekts einfließen. Nun kannst du daran gehen, auf Basis dieser Informationen den optimalen Anbieter auszuwählen. Zwei von uns empfohlene Cloud-ERP sind Haufe X360 und Oracle NetSuite.
So holst du deine Mitarbeiter an Bord!
Ein ERP-Projekt ist nur dann erfolgreich, wenn die Mitarbeiter es verstehen und annehmen. Das klappt, wenn diese bei der Planung über den zeitlichen Horizont der Einführung informiert werden. Die Beschäftigten müssen zudem wissen, welche Änderungen auf sie zukommen und warum diese notwendig sind. Dabei sollten auch mögliche Nachteile offen zur Sprache kommen. Je verständlicher die Gründe für die Veränderungen kommuniziert werden, desto größer ist das Verständnis für die Umwälzungen. Dabei sollte man immer die schwächsten bzw. kritischsten Glieder in der Kette im Auge behalten und nicht belehrend, sondern stets verständlich kommunizieren, Begriffe einleuchtend erklären und Fachchinesisch vermeiden.
„Du überlegst eine neue Software in deinem Unternehmen einzuführen? Wir sprechen gerne mit dir durch, worauf du in deinem konkreten Fall achten solltest und leisten dir Hilfestellung bei der Auswahl. Du kannst dir einfach einen Termin für ein unverbindliches Gespräch aussuchen.“
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