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Digitales Management in Hotel und Gastronomie
Mit Hotelverwaltungssoftware Abläufe optimieren und Prozesse vereinfachen
Digitalisierung in Hotel und Gastronomie
Egal, ob als kleines oder mittelständisches Hotel oder als Hotelkette mit internationaler Ausrichtung: Von der individuellen Skalierbarkeit der hotelspezifischen Softwareanwendungen aus dem Hause S+S SoftwarePartner kann jedes Haus profitieren.
In Hotellerie und Gastronomie spielen neben der notwendigen Bürokratie vor allem Dienst- und Serviceleistungen eine große Rolle. Doch das Gastgewerbe kämpft zunehmend mit Personalmangel. Zeitaufwändige und sich stetig wiederholende Aufgaben werden schnell zum Zeitfresser und belasten Personal und Betriebskosten unnötig. Digitale Prozesse und spezielle Tools für die Hotelbranche ermöglichen ein modernes Hotelmanagement. Digitalisierung wirkt sich nicht nur positiv auf die Geschäftsprozesse und das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden aus, sondern bietet auch den Gästen mehr Komfort und steigert so die Kundenzufriedenheit. Diese Mittel können also die Betriebskosten senken und gleichzeitig zu Mehreinnahmen führen.
Verschiedene Anwendungen und Module ergeben im aufeinander abgestimmten Zusammenspiel eine effiziente Branchenlösung für das Gastgewerbe. So lassen sich durch digitale Prozesse individuelle Anforderungen erfüllen und auch besondere Herausforderungen im Hotelmanagement meistern.
Mit digitalem Hotelmanagement Serviceleistungen erweitern
Finanzbuchhaltung in der Hotellerie und Gastronomie
Softwarelösungen zur Finanzbuchhaltung und anderen betriebswirtschaftlichen Prozessen gehören schon lange zum Standard und kommen bereits großflächig im Hotelmanagement zum Einsatz. Dabei gibt es zwei Arten der Nutzung: Die Anwendungen stehen sowohl zur Implementierung im hauseigenen System, wie auch als Lösung aus der Cloud, also via Internet, zur Verfügung. S+S SoftwarePartner bietet im Bereich On-Premises eigene ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning) an. Eine Vertriebspartnerschaft mit Haufe ermöglicht die Bereitstellung einer Buchhaltungssoftware via Cloud-Lösung.
Im Hotel Dokumente digitalisieren
Das papierlose Büro bzw. in diesem Fall auch die papierlose Rezeption, liefert Potenzial zu Prozessoptimierungen, von denen Personal und Gäste profitieren. Das digitale Dokumentenmanagement, z.B. von d.velop, bietet diverse Funktionen, um verschiedenste Dokumente schneller, sicherer und transparenter zu verwalten.
Digitale Schilder in Hotel und Restaurant
Im Zuge der Digitalisierung werden auch elektronische Displays immer beliebter. In der Hotel- und Gastronomiebranche ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten diese digitalen Schilder oder auch Electronic Shelf Labeling (ESL) vielfältig einzusetzen. Dadurch kann auf papierbasierte Etiketten verzichtet werden. Die ESL-Anwendung matizze aus dem Hause S+S eignet sich zur Verwaltung und Gestaltung dieser intelligenten Beschilderung.
In der Hotellerie Kundendaten optimal verwalten
Im Bereich der Verwaltung von Kundendaten und für effektives Marketing empfiehlt sich eine Anwendung zum Kundenbeziehungsmanagement. Ein so genanntes CRM-System, wie z.B. von HubSpot, ermöglicht dir über diverse Kanäle auf dein Haus aufmerksam zu machen. Hierzu zählen Downloadangebote, Newsletter und Social Media Aktivitäten. Dies erleichtert es dir, mit Interessenten und ehemaligen Gästen in Kontakt zu bleiben.
Buchhaltungssoftware für Hotel und Gastronomie
Die branchenspezifische Hotel-Management-Software ist mehrsprachig und berücksichtigt internationale Zahlungsstandards und Gesetzesvorschriften. Sie arbeitet als Ergänzung zu der vorhandenen Hotelverwaltung und den Kassensystemen. Basierend auf Empfehlungen der DEHOGA und unter Berücksichtigung der USALI-Betriebsabrechnung ist diese Hotel-Software ein branchengenau ausgerichtetes Steuerungssystem. Die Lösung bildet somit eine solide Grundlage für die Koordination aller finanzbezogenen Prozesse und Abläufe, wie z.B. Aufwendungen, Renovierungen oder Werbemaßnahmen.
Unsere Hotelsoftware ist die ideale Schnittstelle zwischen Verwaltung und Front-Office-Aufgaben. Dementsprechend perfekt ist sie zur Aufbereitung und Auswertung aller in einem Hotelbetrieb anfallenden betriebswirtschaftlich relevanten Daten geeignet. Die Hotelsoftware bildet die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, den Zahlungsverkehr, das Controlling und das Berichtswesen ab.
Die vorkonfigurierten Lösungen, z.B. durch den Kontenrahmen SKR 70, ermöglichen eine einfache Implementierung und Anbindung an bestehende Kassensysteme. Dadurch stehen sowohl die Ertragsinformationen als auch die Aufwendungen in einem System zur Verfügung.
Mit Buchhaltungssoftware für Hotels den Stand der Dinge stets im Blick
Schaffe dir eine solide Basis für eine effektive Budgetierung und Ergebniskontrolle: Alle hotelspezifischen Kennzahlen können in Echtzeit aufbereitet und verfügbar gemacht werden. Die Anwendung bietet flexibel gestaltbare Auswertungen und Analysen, die an Größe, Struktur und Ausrichtung des Hotels angepasst werden. Hieraus entstehen ein detailliertes Berichtswesen und aussagekräftige Kennzahlen. Deine Ist- und Plandaten stehen ständig zur Verfügung. Dadurch ermittelst du den sicheren und stets aktuellen Planungsrahmen für deine Unternehmensstrategien.
Hotelprogramm zur Vertragsverwaltung erleichtert das Budgetmanagement
Sämtliche Investitionen können den entsprechenden Verträgen mit Vertragspositionen zugeordnet werden. So stehen dir die notwendigen Vertragsdaten ständig zur Verfügung. Eine stets aktuelle Sicht auf das geplante, das freie und das bereits verbrauchte Budget ist gewährleistet. Als Hotelier oder Gastronom erhältst du eine detaillierte Übersicht der Investitionen mit allen laufenden Kosten und allen dazugehörigen Verträgen.
Der Weg zum digitalen Hotel und zum digitalen Restaurant
Digitale Unterstützung optimiert diverse hotelspezifische Vorgänge und sorgt für schnellere Abläufe, automatisierte Prozesse und weniger Fehler. Das trägt auch erheblich zur Entlastung der Mitarbeitenden bei. Sowohl an der Rezeption, in der Hotelbar und im Restaurant, als auch bei Housekeeping und Zimmerservice lassen sich Stressoren beim Personal und Unannehmlichkeiten für die Gäste minimieren. Ebenso gibt es digitale Hilfe, wenn es darum geht Gäste besser kennen zu lernen. Wer den Fokus auf das Wohlergehen seiner Besucher legt, kann mit individuellen Angeboten den Wohlfühlfaktor des Aufenthaltes und auch die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Zimmerbuchung erhöhen.
Digitales Dokumentenmanagement
Rezeption nutzt digitale Unterschrift
Im Gastgewerbe haben es Mitarbeitende tagtäglich mit verschiedensten Dokumenten zu tun. Diese liegen je nach Bereich in Papierform oder bereits digital vor: Buchungsbelege, Reservierungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, interne und externe Korrespondenz. Dieses hohe Papier- und Datenaufkommen über verschiedenste Kanäle verursacht nicht nur Medienbrüche, sondern ist vor allem unübersichtlich und führt zu Fehlern.
Digitale Dokumentenverwaltung steht für papierlose Prozesse und damit für Ressourcenschonung und vor allem für schnelle, sichere und transparente Abläufe. Die Organisation aller Dateien läuft also über einen zentralen Knotenpunkt. Sämtliche Dokumente lassen sich digital erstellen, bearbeiten, ablegen und archivieren. Damit sind verstaubte Aktenordner passé und die Dokumente jederzeit schnell und zuverlässig im System auffindbar.
Mitarbeitende in der Buchhaltung profitieren z.B. von der zentralen digitalen Dokumentenablage und das Personal an der Rezeption kann direkt vor Ort auf Unterlagen zugreifen, um dem Gast sofort Auskunft zu geben.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Funktion der digitalen Unterschrift. Der Ausdruck eines Dokumentes, nur zu dem Zweck, dass dieses rechtsgültig unterschrieben werden kann, ist damit hinfällig. So kann beispielsweise der Check-In ganz ohne Papierkram schnell und einfach digital stattfinden.
Digitale Beschilderung für Hotels und Restaurants
Digitale Informationen
Die Erstellung und Pflege verschiedenster Printmaterialien erfordert immer wieder neue Ressourcen und vor allem jede Menge Zeit. In diesen Bereichen ergibt sich durch die Umstellung auf digitale Gästemappen, Informationsdisplays oder digitale Beschilderungen ein enormes Einsparungspotenzial. Alle Nachrichten, Informationen oder Services können dadurch nicht nur zentral verwaltet, sondern auch automatisiert binnen weniger Sekunden aktualisiert werden. Damit gehören Ausdrucke auf Papier, manuelles Kontrollieren und Austauschen an verschiedenen Orten, sowie fehlerhafte oder veraltete Informationen der Vergangenheit an.
Deine Gäste profitieren ebenfalls von der neuen Art der Informationsweitergabe. An der Rezeption lassen sich allgemeine Fragen über ein digitales Schild beantworten, sodass sich die Rezeptionsmitarbeiter zur gleichen Zeit um Gäste kümmern können, die aus- oder einchecken möchten. Das bedeutet weniger Stress für das Personal und weniger Wartezeit für den Gast. Ebenso lassen sich digitale Beschilderungen innerhalb der Lobby nutzen, um auf Veranstaltungen, Raumbelegungen oder besondere Angebote im Restaurant aufmerksam zu machen.
Elektronische Displays im Hotelzimmer ermöglichen nicht nur eine individuelle Ansprache des Gastes. Du hast dadurch außerdem die Möglichkeit, jedem Hotelgast zielgerichtete Angebote oder gewünschte Informationen direkt in sein Zimmer zu senden. Digitale Gästemappen erweitern das mögliche Serviceangebot noch, indem der Gast direkt über das hoteleigene System Leistungen buchen oder stornieren kann. Das erspart dem Gast den Gang zur Rezeption und dem Personal die Weitergabe der Information an die entsprechende Abteilung.
Im Restaurant können die elektronischen Schilder auf tagesaktuelle Speisen oder Aktionsangebote hinweisen. Auch als Buffetbeschilderung machen die Displays einen guten Eindruck und können in Sekundenschnelle aktualisiert werden, falls sich ein Gericht ändern sollte oder die Beschilderung von Frühstücks- auf Mittagsbuffet wechselt.
Im Gastgewerbe profitierst du von der Wandlungsfähigkeit der digitalen Beschilderungen: Die elektronischen Displays lassen sich bedarfsgerecht positionieren und beschriften.
In diesem Whitepaper erfährst du, in welchen Bereichen der Hotel- und Gastronomiebranche sich der Einsatz digitaler Schilder als besonders positiv und lohnenswert zeigt.
Kundenbeziehungsmanagement für die Hotelbranche
CRM-System im Hotel und in der Gastronomie
Die moderne Verwaltung von Kundendaten findet innerhalb eines Systems zum Kundenbeziehungsmanagement statt. Dort werden nicht nur die üblichen Daten wie Name und Adresse hinterlegt, sondern für jeden Gast kann im Laufe seines Aufenthaltes und darüber hinaus ein umfangreiches Profil erstellt werden. Das so genannte Customer Relationship Management (kurz: CRM) erfasst alle Daten, die ein Besucher deines Hotels beziehungsweise deines Restaurants über die digital verknüpften Systeme preis gibt und dokumentiert sämtliche Vorgänge und Buchungen zu dieser Person.
Das ermöglicht dem Hotelier oder dem Gastronom den Menschen hinter der Reservierung besser kennen zu lernen und auf dieser Grundlage individualisierte Angebote zu erstellen. Ein Gast, der jeden Abend die Hotelbar aufsucht, wird sich bestimmt über das Angebot "2 Getränke zum Preis von einem" freuen. Ein regelmäßiger Besucher des Wellness-Bereichs nimmt hingegen lieber die 10-minütige Gratismassage in Anspruch. Das stärkt nicht nur den Wohlfühlfaktor deines Gastes, sondern auch die Kundenbindung an dein Haus.
Des Weiteren können Kontakte aus dem CRM-System heraus per E-Mail kontaktiert werden. Erstelle Gästebefragungen, bitte um Bewertungen in sozialen Netzwerken oder mache auf besondere Events und Angebote deines Hotels oder Restaurants aufmerksam. Diese Option zur direkten Ansprache einer deiner bekannten Person ist wertvoller und effektiver als eine aufwändige Neukundenakquise. Der effiziente Einsatz einer CRM-Lösung kann einen Gast zu einem Stammgast machen.
Auch in der Hotelbranche kannst du mehr aus den Daten, die deine Gäste zur Verfügung stellen, herausholen.
In diesem Whitepaper erfährst du, wie du dein Haus kundenzentrierter ausrichten und damit die Zufriedenheit deiner Hotelgäste nachhaltig steigern kannst.
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