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FiLEH Buchhaltungsdienste

Effiziente Filialabrechnung und Controlling mit ausgereifter Lösung für den Einzelhandel. Die FiLEH Buchhaltungsdienste übernehmen die Finanzbuchhaltung und das Controlling für Unternehmen aus dem Lebensmitteleinzelhandel. Dabei setzt das Unternehmen auf eine Lösung für Rechnungswesen und Controlling, die in kontinuierlicher Zusammenarbeit mit S+S SoftwarePartner entwickelt und dabei speziell auf die detaillierte Abbildung der EDEKA-Filialstruktur inkl. aller notwendigen Umsatzstatistiken zugeschnitten wurde.

FiLEH Buchhaltungsdienste

Die FiLEH Buchhaltungsdienste übernehmen die Finanzbuchhaltung und das Controlling für Unternehmen aus dem Lebensmitteleinzelhandel. Dabei setzt das Unternehmen auf eine Lösung für Rechnungswesen und Controlling, die in kontinuierlicher Zusammenarbeit mit S+S Softwarepartner entwickelt und dabei speziell auf die detaillierte Abbildung der Edeka-Filialstruktur inklusive aller notwendigen Umsatzstatistiken zugeschnitten wurde. Die FiLEH Buchhaltungsdienste betreuen derzeit selbständige Einzelhändler, die insgesamt 18 Edeka-Filialen mit einer Gesamtverkaufsfläche von ca. 26.000 qm betreiben, darunter die Märkte von Wolfgang Struve & Co.KG und M.Tschorn GmbH & Co. im Raum Hamburg.

 

Effizienz in der Finanzbuchhaltung und im Controlling deutlich gesteigert

Ziel war es, die Prozesse in der Finanzbuchhaltung und im Controlling stärker zu automatisieren, um ein effizienteres und schnelleres Vorgehen zu ermöglichen. So werden mit der EH-Filialabrechnung der S+S SoftwarePartner GmbH die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) heute mühelos zeitnah bis zum 2. Werktag des Folgemonats erstellt. Das besondere dabei ist, dass FiLEH aufgrund der Programmlogik der neuen Lösung schneller arbeiten kann als Anwender anderer Software. So ist es nicht nötig jede einzelne Warenrechnung zu erfassen, um eine exakte Auswertung zu erhalten. Statt jeden Vorgang zu buchen, werden die bisher vorliegenden Daten statistisch hochgerechnet. So können Rechnungen je eher außen vor gelassen werden, je weiter das Jahr vorangeschritten ist und dennoch sind sichere Zahlen bei der Auswertung garantiert. Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt in den für den Einzelhandel wichtigen Kategorien Rohgewinn, Umsatz und Kosten. Dabei lassen sich Rohgewinn und Umsatz für jede Warengruppe bzw. Abteilung mit Tages-, Monats- und Totalwert übersichtlich nebeneinander stellen. Zu allen Berichten können die Vorjahreswerte herangezogen werden. Wichtige Entwicklungen werden somit rechtzeitig erkannt. Neben den Vorjahreswerten können auch Planwerte dem Ist gegenübergestellt und für die Bewertung der Entwicklung herangezogen werden. Bis zu 17 Monate können theoretisch nebeneinander dargestellt werden – bei FiLEH werden in der Regel 14 Monate dargestellt: 12 bezogen auf das operative Geschäft und zwei für Abschlussbuchungen.

Auch die für den Handel wichtigen Ladenverkaufspreise werden zusätzlich zur herkömmlichen Buchhaltung einbezogen und die Inventur wird direkt aus dem tatsächlichen Datenbestand errechnet. „Subsysteme mit unvollständiger Datenhaltung gehören der Vergangenheit an und können die Ergebnisse somit nicht mehr verfälschen. Die Wahrheit liegt quasi in der Buchhaltung“, kommentiert Michael Schuldt.

Unterstützung für die Verhandlungen mit Lieferanten bieten die Auswertungen des Einkaufs: Mit welchem Partner wurde welcher Umsatz getätigt und was wurde dabei verdient? Welcher Lieferant bringt den meisten Umsatz? Auf Basis dieser Informationen lassen sich Rückvergütungen und künftige Konditionen besser verhandeln.

Eine weitere deutliche Arbeitserleichterung stellt die Schnittstelle zum Lebensmittelhandel dar: Hierüber werden sämtliche Lieferungen, die ein Unternehmen von seinem Großhändler erhält, automatisiert bei FiLEH ins System übernommen. So können wie bei einem Datawarehouse gezielt Recherchen zu einzelnen Artikeln durchgeführt werden. „Das ist beispielsweise für die Rechnungsprüfung von Vorteil. Alle betrachtungswürdigen Artikel wie die mit besonderer Handelsspanne können für jede Gesellschaft einmal pro Woche mit geringem Aufwand gesondert betrachtet und geprüft werden. Gleiches gilt für versehentliche Doppelzahlungen“, erläutert Michael Schuldt. Und für Betriebe mit mehreren Filialen bietet ein Tool für die Warenumlagerung besondere Unterstützung: Haben sich die Filialen verdisponiert und tauschen die Ware unter einander aus, wird die Umlagerung mandantenübergreifend per Schnellerfassung gebucht.

Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Abläufe in der Buchhaltung

Im Handel gilt es, tausende von Vorgängen maschinell zu übernehmen. Für FiLEH ist Schnelligkeit dabei wesentliche Voraussetzung für Wirtschaftlichkeit. Hier bringt die Lösung heute die gewünschte Unterstützung, denn allein durch die reibungslose Datenübernahme aus dem System des Großhandels wird viel Zeit gespart. Zudem kann jeder zugriffsberechtigte Sachbearbeiter Reports binnen Minuten erzeugen und im Dialog betrachten. Diese Ziele wurden durch eine intensive Zusammenarbeit erreicht: „Da schon die SPAR-Gruppe vor ihrer Übernahme durch EDEKA beim Aufbau des Rechnungswesens auf Lösungen von S+S gesetzt hat, ist die heutige Lösung auf der Basis eines langfristigen Erfahrungsaustauschs mit dem Anbieter gewachsen. Wir schätzen es sehr, dass wir sowohl unsere als auch die Argumente und Erfahrungen der Fachabteilungen der Einzelhändler bei der Entwicklung der neuen Lösung einbringen konnten.“, berichtet Michael Schuldt. Die Nutzung der Software im Rahmen des IT as a Service-Angebots bringt darüber hinaus wesentliche Vorteile. Für kleine und mittlere Unternehmen ist diese Variante kostengünstig und bietet gleichzeitig einen hohen Sicherheitsstandard in Bezug auf Datenhaltung und Datenleitung. Zudem können über das Rechenzentrum von S+S automatisierte Jobs definiert werden, z. B. Druckaufträge, die dann über Nacht ausgeführt werden. Michael Schuldt resümiert: „Die Lösung ist besonders interessant für Unternehmen mit einem hohen Belegvolumen und bietet hier die Möglichkeit zur schnellen Bearbeitung. Zudem ist sie wesentlich transparenter als die bisherigen Buchhaltungsprogramme und bietet bessere Analysemöglichkeiten. Hervorzuheben ist die zeitnahe und detaillierte Rohgewinnermittlung sowie die Möglichkeit zur Inventurauswertung auf Bereichsebene oder nach Warengruppen – alles in allem ein ideales Tool, um Einzelhandelsfilialen auf Erfolgskurs zu bringen.“

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