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13.08.2021

Haufe X360: Was bringt das neue Release 8

Im September 2021 kommt das Release 8 der cloudbasierten ERP-Anwendung von Haufe. Welche Neuerungen bringt das bevorstehende Release? Alle Informationen zu den Inhalten, wie und wann die Umstellung von Version 7 auf Version 8 erfolgt und welche ersten Erfahrungen wir in der Betaphase mit dem Upgrade machen, lesen Sie hier.

Die Haufe X360 zugrunde liegende Cloud-Plattform Acumatica wurde speziell für wachstumsorientierte mittelständische Unternehmen entwickelt. Diese bietet intelligente, branchenorientierte Geschäftsfunktionen und Produktivitätshilfen, die für Handel, Baugewerbe, Vertrieb, Außendienst und Fertigung erforderlich sind. Mit dem Release 2021 R1 liefert Acumatica somit auch neue Funktionalitäten und Verbesserungen, die in das neue Release von Haufe einfließen.

Informationen zur Umstellung

Das neue Release wird jedem Anwender automatisch bereit gestellt. Über den genauen Update-Termin wird jeder unserer Kunden ca. 48 Stunden vorher per Mail in Kenntnis gesetzt. Damit das Update die Geschäftsprozesse nicht zu sehr beeinflusst, wird es nachts zwischen zwei und sechs Uhr im System eingespielt.

Bitte prüfen Sie Ihrerseits, dass am Abend vor dem angekündigten Release-Update Folgendes sichergestellt ist:

  • Alle Daten sind gespeichert und Zugriffe auf das System gesperrt, damit im Falle eines Roll-Backs nichts verloren geht.
  • Externe Systeme und Prozesse, die gegen das Update laufen könnten (z.B. Integrationen), sind abgeschaltet.

Bei sämtlichen Fragen und Anliegen rund um das Release 8 steht Ihnen das unser Team jederzeit zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch gerne in Bezug auf die Sperre und die Sicherung der Instanz.

Folgende Erweiterungen werden implementiert

In diesem Video werfen wir einen Blick in die Betaversion und zeigen unsere Highlights:

  • Produktion aus einem Kundenauftrag planen
  • Streckengeschäft aus einem Kundenauftrag initiieren
  • Intercompany-Prozesse im Kundenauftrag
  • Erweiterter Datev-Export
  • Sidepanels und deutschsprachige Hilfen

Produktion planen und steuern

Produzierende Unternehmen, die sich auf die Herstellung von Waren ausgerichtet haben, finden im neuen Release Funktionen, die verschiedene Branchen und Industrien im Produktionsprozess unterstützen.

Die Produktstruktur besteht aus:

  • Stücklisten (auch mehrstufig) zur Verwaltung von Komponenten und deren Menge
  • Abbildung von Montage- und Arbeitsplänen von Maschinen, Personen und Gruppen zur Organisation von Terminierungen und Kapazitäten

Die Funktion Produktionsauftrag kann aus einem Kundenauftrag angelegt und in Bezug zu einem Projekt erfasst werden. Darin enthaltene Kopfdaten sind:

  • Status
  • Terminierung
  • Produkt

Zusätzlich können folgende Detaildaten gepflegt werden:

  • Stückliste
  • Erweiterte Arbeitsgänge
  • Start- und Endterminierung
  • Status
  • Historie
  • Kosten

Auftragsbezogene Variantenfertigung

Variantenreiche Serienproduktionen stellen spezielle Anforderungen an ein Produktionsmanagement. Da in diesem Bereich sämtliche Aktionen an konkrete Kundenaufträge gebunden sind, wird die operative Leistungsfähigkeit grundlegend durch das genutzte System zur Produktionsplanungen mitbestimmt.

Optimierungen in Finanzbuchhaltung und Projektcontrolling

Firmengruppen erstellen und Sichtbarkeit von Lieferanten beschränken

  • Es gibt die Möglichkeit einer Zusammenfassung von Firmen und/oder Niederlassungen zu Firmengruppen
  • Berichte und Abfragen können nach Firmengruppen gefiltert werden
  • Die Sichtbarkeit von Kunden und Lieferanten kann auf Firmen/Niederlassungen oder Firmengruppen beschränkt werden
Lieferanten in der Haufe Cloud-ERP

Weitere Verbesserungen im Bereich Buchhaltung

  • Es gibt neue Buchhaltungs-Dashboards
    • Buchhalter
    • Debitorenbuchhalter
    • Kreditorenbuchhalter
  • Neue Filtermöglichkeiten in "Zahlungen vorbereiten" stehen bereit
    • Projekte
    • Lieferantenklassen
  • Projekte werden erweitert um Default-Konten und Auswertungsschlüssel
    • Erlös- und Aufwandskonto
    • Auswertungsschlüssel Erlöse und Auswertungsschlüssel Aufwände

DATEV-Export Optimierungen

Für alle Anwender, die zusätzlich mit DATEV-Lösungen arbeiten, stehen mit dem neuen Release weitere Verbesserungen bereit:

  • Flexible Exportoptionen:
    • Gebuchte Transaktionen nach Transaktionsdatum oder nach Datum der Buchungsausführung
    • Gleichzeitig Umstellung Export nach Buchhaltungsperiode
  • Weniger Nachbearbeitungsaufwand:
    • Konvertierung von Skontobuchungen im Bereich Kreditoren in eine DATEV-Primanota
    • Konvertierung von Rabattzeilen mit negativen Beträgen im Einkauf und Verkauf, auch bei Verkaufsgutschriften
    • Vorauszahlungsbuchungen im Debitorenbereich
    • Buchungen mit Rundungsdifferenzen
  • Mehr Komfort in DATEV:
    • Lieferantenreferenz in Beleg 1 bei Einkaufsrechnungen
  • In Fremdwährung gebuchte Transaktionen werden in EUR nach DATEV exportiert. Mit dem Major Release ist auch eine Konvertierung mit Rundungsdifferenzen möglich.
  • Das Feld Beleg 2 wird nicht mehr mit dem Transaktionsdatum befüllt.
  • Optimierung Exportprotokolle

Performance Verbesserungen

  • Verbesserte Datenbereitstellung für Journalbuchungen: Debitoren- und Kreditorendaten (Personenkontonummer, Ust.IDNr.)
  • Verbesserung der Performance: Umstellung der Datenbereitstellung auf ODataV4 = die Datenbanklast wird reduziert
  • WICHTIG: Mit Major Release benötigt das Benutzerkonto, welches den DATEV-Export durchführt, die Rolle "ODataV4 User"

Anpassungen in Spezifikation bzw. Planung

  • Auswahl der Firma / bilanzierenden Niederlassung für den Export
  • Delta-Export für Stammdaten (Konten, Kreditoren, Debitoren)
  • Export nach Transaktionsarten (z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen)
  • Derzeit in Prüfung: Export von Erweiterungsstellen für Konten, z.B. Sachkonten 4-stellig + 00 = 6-stellig und Personenkonten 5-stellig + XX = 7-stellig

Erweiterungen in der Warenwirtschaft

Cross Company Sales

Diese Funktion ermöglicht eine durchgängige Abbildung von Intercompany-Prozessen. So lassen sich Belege für standortübergreifende Transaktionen zukünftig automatisch erstellen, was eine unkomplizierte interne Verrechnung ermöglicht.

  • Belege innerhalb des Prozesses können automatisch firmen-/ niederlassungsübergreifend erstellt werden:
    • Erzeugung direkt aus dem Quellbeleg
    • Erzeugung über Massenverarbeitungs-Screens
  • Prozess für Rücklieferungen ist komplett integriert
  • Werte (Mengen, Preise etc. werden, bis auf wenige Ausnahmen, aus dem Quellbeleg in den Folgebeleg übernommen (keine Doppelerfassung)
  • Komplett integriert und kompatibel mit anderen Core-Funktionalitäten (Sammelrechnung, spezielle EK-Preise etc.)

Die neuen Features bringen folgende Vorteile:

  • Weniger administrativer Aufwand = Kosten- und Zeitersparnis
  • größere Prozesssicherheit, da Doppelerfassungen entfallen
  • automatisierte Abläufe
  • Transparenz durch die automatische Verknüpfung der Belege
Haufe X360 Release 8

Verbesserungen im Feature "Variantenartikel"

Im Bereich der Anlage und Verwaltung von Variantenartikeln ergeben sich durch erweiterte Konfigurations- und Differenzierungsmöglichkeiten folgende Erleichterungen:

  • Keine unnötigen Leerzeichen in der Artikel-Nr. / Artikelbeschreibung
  • Einige Werte der Variantenartikel sind direkt im Grid des Vorlagenartikels änderbar (Beschreibung, UVP und Standardpreis)
  • Ausschluss von einer Aktualisierung möglich (spezifische Felder oder Eigenschaften)
  • Vorbelegung der Werte in der Artikelklasse für neue Vorlagenartikel
lexbizz XRP Release 8

Verbesserungen im Drop-Shipping-Prozess (Streckenlieferung)

Bisher führten fehlende Verknüpfungen zwischen Bestellung und Kundenauftrag zu Schwierigkeiten im Fakturierungsprozess. Im neuen Release ist eine klare Zuordnung zwischen Auftrag und Bestellung möglich:

  • Verlinkungen
    • Auftrag <-> Bestellung
    • Auftragsposition <-> Bestellposition
  • Überprüfung Artikel und Menge auf Positionsebene
  • Manuelles Aufheben der Verlinkung möglich
  • Eigener Status für fehlende Links in der Bestellung

Im Verkaufsbereich wird es möglich sein, eine direkte Verbindung zwischen Kunde und Drop-Shipper herzustellen.

Rücklieferungen

  • Rücklieferungen vom Kunden direkt zum Drop-Shipper möglich
  • Integriert in den Rücklieferungsprozess im Verkaufsbereich

Rahmenbestellungen

  • Abrufe über Streckenlieferungen direkt aus dem Kundenauftrag möglich
  • Abrufe über normale Bestellungen direkt aus dem Kundenauftrag möglich

Eine Drop-Shipment-Bestellung kann auch nachträglich in eine normale Bestellung migriert werden. Ein nützliches Feature, wenn der Kunde die Bestellung storniert, denn so kann die Ware im eigenen Unternehmen eingelagert werden. Dafür wird die bestehende Drop-Shipment-Bestellung storniert und automatisch eine Neue erstellt.

Verbesserungen im Distribution User Interface

  • Vereinheitlichung von Tab-Bezeichnungen
  • Kontaktperson im Kopfbereich des Kundenauftrags
  • Konsolidierung von Adressinformationen eines Kundenauftrags in ein neues Tab
Haufe Cloud-ERP Release 8

Neue GI zur Identifizierung von Ladenhütern

  • Identifizierung "toter" Mengen aufgrund definierter Filterkriterien
  • Informationen zur zukünftigen Strategie der Nachschubsteuerung (z.B. bei Saisonartikeln)
Lager Cloud-ERP Haufe

Weitere Verbesserungen in der Warenwirtschaft

  • Erweiterungen Verkaufspreisliste:
    • Steuerberechnungsmodus pro Verkaufspreis kann definiert werden
    • Mehr Sicherheit der Prozesse durch klare Zuweisung
  • Rücklieferungen an Lieferanten < > Basiswährung möglich
    • Neue Möglichkeiten zur Ermittlung der Kosten bei Rücklieferungen
  • Wareneingänge zu Bestellungen (keine Lagerartikel) ohne "Inventar"-Feature
    • Für Unternehmen (z.B. Krankenhäuser oder reine Dienstleister), die Bestellungen nur für den Eigenbedarf abwickeln (ohne eigene Lager und ohne Verkauf von Waren)
  • Neue Code-Engine für das Warehouse Management System (WMS)
    • Durch ein Refactoring der Codebasis wird es vereinfacht eigene Customizations zu erzeugen
    • Prozessabläufe und die Benutzeroberfläche sind von den Änderungen nicht betroffen

CRM, FSM und Plattform

Dublettenprüfung

Der Prozess für die Dublettenprüfung wird verbessert. Mit dem Update kann bereits vor der Datenspeicherung eine Prüfung durchgeführt werden. Ein unnötiges Aufblähen des Datenbestandes durch doppelte Datensätze von Leads, Kontakten und Geschäftspartnern ist damit passé.

Variantenartikel für das CRM

In den Verkaufsangeboten und -chancen steht unter Belegdetails jeweils ein Button für das schnelle Hinzufügen von Variantenartikeln bereit. Diese bisher nur in der Warenwirtschaft verfügbare Funktion erleichtert nun das Handling direkt im CRM.

Integrierte Side Panels

In den primären Listen der Geschäftspartner, Verkaufschancen, Kontakten und Tickets stehen integrierte Side Panels zur Verfügung. Diese beinhalten unter anderem passende Widgets, um direkt auf die Daten zuzugreifen. Das Wechseln zwischen unterschiedlichen Bildschirmen oder das Erstellen entsprechender Dashboards entfällt.

 

Einblick: Cloud-ERP Haufe X360
lexbizz XRP Release 8

 

Servicekalender stärker individualisieren

Die Anzeige innerhalb der Kalenderboards lässt sich detaillierter einstellen, so dass unterschiedliche Anforderungen für die Termindisposition berücksichtigt werden können.

Eingangsrechnung aus dem Service erzeugen

Rechnungen können per Button direkt im Screen Termine erfasst werden, die manuelle Erfassung und Zuordnung über das Kreditorenmodul ist nicht mehr notwendig. Eine über den Service erstellte Eingangsrechnung wird als Kostenpunkt beim Termin hinterlegt. Außerdem wird die Position in den Details nachgetragen.

Abgerechnete Termine

Der neue Status "Abgerechnet" für in Rechnung gestellte Termine wird ergänzt. Ebenso gibt es eine neue Registerkarte für Rechnungen im Screen der Termine. Hier wichtig zu wissen: Der Status bezieht sich nicht auf Services, die mit ihrem ursprünglichen Kundenauftrag abgerechnet werden.

Verbesserungen bei den Geschäftsereignissen

Die Funktion zum internen oder externen Versand von informativen Benachrichtigungen wird vereinfacht. Ereignisse und Benachrichtigungen können direkt aus den Abfragen heraus erstellt werden, auch mit direktem Bezug auf den Filter. Ebenso können Ereignisse in der Abfrage ausgelöst werden.

Verbesserungen bei den Dashboards

Entscheidungen und Prozesse über Dashboards werden vereinfacht und beschleunigt.

  1. Das Scorecard KPI wurde geändert und lässt sich nun auch als Tachometer mit den genauen Werten zu Soll und Ist anzeigen.
  2. Mit dem Widget "Link" lässt sich direkt ein Befehl für die Erstellung eines neuen Datensatzes ausführen oder ein bestimmter Bildschirm öffnen. Der Parameter wird anhand der Screen-URL definiert.
  3. Widgets lassen sich übergreifend kopieren und einfügen.

Erfahrungswerte aus der Beta-Version

Als Vertriebspartner von Haufe stehen unseren Mitarbeitenden Release-Versionen schon vor der Auslieferung an die Kunden als Beta-Variante zur Verfügung. So können sich alle Abteilungen bereits im Vorfeld mit den Erweiterungen und neuen Funktionen vertraut machen. Das erleichtert sowohl die Abläufe zur Einführung bei Ihnen als Kunde, als auch den anschließenden Support.

Unser Team berichtet hier über die Erfahrungen mit den kommenden Features und dem Nutzererlebnis.

  • Die bekannte Benutzerfreundlichkeit bleibt erhalten.
  • Es steht eine größere Auswahl an standardisierten Dashboards bereit, die dem Anwender einen erweiterten und detaillierteren Einblick in das Tagesgeschäft gewähren.
  • Innerhalb der Software und dem UserGuide finden sich mehr deutsche Übersetzungen, die auch in Bezug auf die Verständlichkeit überarbeitet wurden.