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07.01.2022

Was ist ein ERP-System?

vier Personen bedienen unterschiedliche Geräte mit Grafiken, Tabellen und Texten

Zu jedem Unternehmen gehören diverse Abteilungen mit ihren jeweils eigenen Aufgaben und Anforderungen. Controlling, Einkauf, Personalwesen oder Rechnungswesen etwa sind für den reibungslosen Ablauf unabdingbar. Für viele Bereiche gibt es Software-Lösungen, die dabei helfen sollen, die Aufgaben des unternehmerischen Alltags zu bewältigen. Bei der Vielzahl an Anwendungen kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten und alle Komponenten aufeinander abzustimmen. Hier kann ein ERP-System helfen.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung von Ressourcen in einem Unternehmen. Darunter fallen neben Kapital auch Mitarbeiter oder Betriebsmittel. Daniel E. O’Leary, Professor des Lehrstuhls Accounting and Information Systems an der University of Southern California schlägt als Definition von ERP vor:
„Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme sind leistungsstarke Softwarepakete, die Unternehmen befähigen, eine Vielzahl grundverschiedener Funktionen zusammenzuschließen. Im Besonderen stellen ERP Systeme die Grundlage für einen großen Bereich der E-Commerce-basierten Prozesse zur Verfügung, darunter Internet-gestützte Bestellungen, Lieferungsverfolgung, Bestandsmanagement und auf Bestellung hin gebaute Waren.“ (O’Leary, 2000, eigene Übersetzung)
Eine ERP-Lösung ist also ein Softwarepaket, das die Funktionen verschiedener Anwendungen kombiniert. Hierdurch sollen alle Ressourcen im Unternehmen digital geplant und gesteuert werden können. Oder anders gesagt: Sämtliche Software, die zum Management von Kapital, Mitarbeitern und Betriebsmitteln verwendet wird, wird in einem ERP-System gebündelt zur Verfügung gestellt.

In welchen Einsatzbereichen finden sich ERP-Lösungen?

Natürlich gehört nicht nur der Bereich des E-Commerce zu den Aufgaben, die mithilfe von ERP bewältigt werden können. Vielmehr sind die Systeme darauf ausgerichtet, alle Geschäftsprozesse abzubilden. Die Geschäftsbereiche werden in einer ERP-Anwendung häufig in einzelne Module unterteilt:

  • Controlling
  • Einkauf
  • Marketing
  • Personalwesen
  • Vertrieb
  • Rechnungswesen
  • Projektmanagement
  • Qualitätsmanagement

Viele ERP-Systeme sind skalierbar. Das heißt, Komponenten für Bereiche können hinzugefügt oder entfernt werden. So entsteht eine Unternehmenslösung, die perfekt zu den Wünschen eines Unternehmens oder einer Branche passt. Dies ist insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil. Aber auch Branchen, in denen manche Bereiche besondere Aufmerksamkeit brauchen, profitieren davon. In solchen Betrieben kann im ERP-System ein Fokus gelegt werden. Zum Beispiel auf Marketing, Fertigungsprozesse oder auf das Customer-Relationship-Management (CRM), also die Pflege der Beziehung zum Kunden. Oft ist das bei Betrieben im Handel, in Versicherungsunternehmen, Finanzinstituten oder in der Industrie nötig.

Systeme, die den Großteil der Bereiche und Funktionen eines Unternehmens abdecken, sind meist ebenfalls für den branchenübergreifenden Einsatz geeignet. Sie sind allerdings häufig komplexer als die skalierbaren Systeme, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Branche oder eines bestimmten Betriebs angepasst werden können.

Welche Vorteile bietet ERP?

In ERP-Systemen werden alle Daten und Funktionen in einer zentralen Datenbank verknüpft, sodass von allen Ebenen und Abteilungen des Unternehmens heraus darauf zugegriffen werden kann. Dadurch können die organisatorischen Abläufe und Strukturen des Unternehmens mit der Zeit vereinfacht werden. So wird beispielsweise die Bereitstellung von Informationen auch über Abteilungsgrenzen hinweg beschleunigt. Auch redundante oder inkonsistente Informationen werden vermieden und die generelle Qualität der Daten erhöht, was sich in der Produktivität niederschlagen kann. ERP-Systeme steigern daher langfristig die Leistung des Unternehmens und reduzieren Kosten.
Diese Art des bereichsübergreifenden Managements ist insbesondere dann hilfreich, wenn negativen Trends entgegengesteuert werden muss. Diese können oft frühzeitig erkannt werden, was die Entwicklung von Gegenmaßnahmen beschleunigt und deren Anwendung effektiver macht. Natürlich können auch allgemeine Trends durch die ERP-Software erkannt und anschließend genutzt werden, um etwa den Bedürfnissen der Kunden besser gerecht zu werden. Gerade bei Umwälzungen im Unternehmen wie der Optimierung von Geschäftsprozessen — sei es in einzelnen Bereichen oder im gesamten Betrieb — kann ERP so beitragen. Damit wird gewährleistet, dass das Unternehmen auf dem neuesten Stand bleibt. Die Wettbewerbsfähigkeit wird gesteigert und das Unternehmen kann auch global mithalten, selbst wenn sich der Markt rasch wandelt.

Integration von ERP in bestehende Systeme

Sind im Unternehmen bereits einzelne Aufgabenbereiche digitalisiert und Schritt für Schritt in den Betriebsablauf integriert worden, sollen diese unter Umständen beibehalten und nur durch weitere Komponenten einer Unternehmenslösung ergänzt werden. Dies könnte etwa der Fall sein, wenn Mitarbeiter bereits gut in diese Komponenten eingearbeitet sind und ein Umstieg auf ein neues System einen Mehraufwand oder hohe Kosten verursachen würde.
In einem solchen Fall kann die gewünschte ERP-Lösung in das bestehende System integriert werden. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass am Ende ein sogenanntes nahtloses ERP entsteht. Das bedeutet, dass alle Anwendungen untereinander auf die verwendeten Informationen zugreifen und miteinander kommunizieren können, ohne dass es zu Systemausfällen oder einer Minderung der Produktivität kommt. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen bewerkstelligt werden.
Die Lösungen einiger Anbieter können ohne Probleme zusammenarbeiten. Diese Eigenschaft wird als Interoperabilität bezeichnet. Die einzelnen Systeme werden hierfür über Schnittstellen, sogenannte APIs, miteinander verknüpft, sodass ein einziges, durchgängiges System entsteht. Damit dies funktioniert, müssen die Schnittstellen der einzelnen Komponenten jeweils einheitlich sein. Sind Schnittstellen keine Option — was etwa geschehen kann, wenn interne und externe Komponenten zusammentreffen — kann Middleware die Lösung sein. Dies ist oft der Fall, wenn auch von unterwegs auf die Systeme zugegriffen werden muss. Eine weitere Möglichkeit, nahtloses ERP zu gewährleisten, ist eine integrierte Business-Software in der Cloud, die alle Bedürfnisse des Unternehmens abdecken kann.

Die Vorteile von Cloud-ERP

ERP in der Cloud oder auch Cloud-ERP kam bereits in den 2000er Jahren auf. Die grundsätzliche Funktionsweise unterscheidet sich nicht von lokalen Lösungen: Auch hier werden verschiedene Module kombiniert und laufen an einer zentralen Stelle zusammen. So werden die Prozesse im Unternehmen ganzheitlich abgebildet. Der Hauptunterschied gegenüber lokalen Unternehmenslösungen liegt in der internetbasierten und damit plattformunabhängigen Realisierung, die einige Vorteile mit sich bringt.

weisses Cloud-Symbol auf orangem Kreis

Cloud-Lösungen wie beispielsweise Haufe X360 sind einfach skalierbar, denn Änderungen an der Struktur können durch die offene Architektur der web-basierten Systeme leicht durchgeführt werden. Dies ermöglicht die unkomplizierte Anbindung anderer Anwendungen. Durch diese Möglichkeiten ist diese Form von ERP besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beliebt.
Es gibt einen weiteren, großen Vorteil von Cloud-ERP, der gerade für den Mittelstand interessant ist: die integrierten Lösungen zur Datensicherheit. Damit die Daten des Unternehmens online sicher sind, verfügt ERP in der Cloud über ein mehrstufiges System, um diese zu garantieren. Dieses Sicherheitskonzept übersteigt die internen Möglichkeiten mittelständischer Unternehmen in vielen Fällen. Zudem spart es oft Kosten ein, da weniger Investitionen im IT-Bereich getätigt werden müssen, ohne Einsparungen bei der Sicherheit hinzunehmen.
Weitere Vorteile von Cloud-ERP sind die Robustheit und Unabhängigkeit: Auf der einen Seite sind die web-basierten Systeme in der Regel besser vor Ausfällen geschützt, da sie professionell administriert werden. Auf der anderen Seite sind sie nicht lokal eingebunden, sodass sie vom Unternehmensstandort unabhängig sind. Gerade wenn Mitarbeiter oft auch von unterwegs auf das System zugreifen müssen, kann Cloud-ERP wie beispielsweise Haufe X360 von Vorteil sein.

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