Mit Digitalisierung zum modernen Hotelmanagement
Mit Hotelverwaltungssoftware Abläufe optimieren und Prozesse vereinfachen
Sowohl als kleines oder mittelständisches Hotel als auch als Hotelkette mit nationaler und internationaler Ausrichtung profitieren Sie von der individuellen Skalierbarkeit der hotelspezifischen Softwareanwendungen aus dem Hause S+S SoftwarePartner.
In der Hotellerie spielen neben der notwendigen Bürokratie auch Dienst- und Serviceleistungen eine große Rolle. Zusätzlich hat das Gastgewerbe mit Personalmangel zu kämpfen. Zeitaufwändige und sich stetig wiederholende Aufgaben werden schnell zum Zeitfresser und belasten Personal und Betriebskosten unnötig. Digitale Prozesse und spezielle Tools für die Hotelbranche ermöglichen ein modernes Hotelmanagement. Digitalisierung wirkt sich nicht nur positiv auf die Geschäftsprozesse und das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden aus, sondern bietet auch den Gästen mehr Komfort und steigert so die Kundenzufriedenheit. Das kann wiederum die Betriebskosten senken und gleichzeitig zu Mehreinnahmen führen.
Verschiedenste Anwendungen und Module ergeben im aufeinander abgestimmten Zusammenspiel eine effiziente Branchenlösung für das Gastgewerbe (Hotellerie und Gastronomie). So lassen sich durch digitale Prozesse individuelle Anforderungen erfüllen und besondere Herausforderungen im Hotelmanagement meistern.
Mit digitalem Hotelmanagement Serviceleistungen erweitern
Softwarelösungen zur Finanzbuchhaltung und anderen betriebswirtschaftlichen Prozessen gehören schon lange zum Standard und kommen bereits großflächig im Hotelmanagement zum Einsatz. Diese Anwendungen mit verschiedensten Buchhaltungsfunktionen stehen sowohl zur Implementierung im hoteleigenen System, als auch als Lösung aus der Cloud, also via Internet, zur Verfügung. S+S SoftwarePartner bietet in diesem Bereich eigene ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning) an.
Das papierlose Büro bzw. in diesem Fall auch die papierlose Rezeption, bietet Potenzial zu Prozessoptimierungen, von denen Personal und Gäste profitieren. Das digitale Dokumentenmanagement, z.B. von d.velop, bietet diverse Funktionen, um verschiedenste Dokumente schneller, sicherer und transparenter zu verwalten.
Im Bereich der Verwaltung von Kundendaten und für effektives Marketing empfiehlt sich eine Anwendung zum Kundenbeziehungsmanagement. Ein so genanntes CRM-System, wie z.B. von HubSpot, ermöglicht Ihnen unter anderem über diverse Kanäle auf Ihr Haus aufmerksam zu machen und mit ehemaligen Gästen in Kontakt zu bleiben.
Im Zuge der Digitalisierung werden auch elektronische Displays immer beliebter. In der Hotel- und Gastronomiebranche ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten diese digitalen Schilder oder auch Electronic Shelf Labeling (ESL) vielfältig einzusetzen und damit auf papierbasierte Etiketten verzichten zu können. Die ESL-Anwendung matizze aus dem Hause S+S eignet sich zur Verwaltung und Gestaltung dieser intelligenten Beschilderung.
Buchhaltungssoftware im Hotel
Die branchenspezifische Hotel-Management-Software ist mehrsprachig, berücksichtigt internationale Zahlungsstandards und Gesetzesvorschriften und arbeitet als Ergänzung zu der vorhandenen Hotelverwaltung und den Kassensystemen. Basierend auf Empfehlungen der DEHOGA und unter Berücksichtigung der USALI-Betriebsabrechnung ist diese Hotel-Software ein branchengenau ausgerichtetes Steuerungssystem und bildet somit eine solide Grundlage für die Koordination und Steuerung aller finanzbezogenen Prozesse und Abläufe, wie z.B. Aufwendungen, Renovierungen oder Werbemaßnahmen.
Unsere Hotelsoftware ist die ideale Schnittstelle zwischen Verwaltung und Front-Office-Aufgaben und dementsprechend perfekt zur Aufbereitung und Auswertung aller in einem Hotelbetrieb anfallenden betriebswirtschaftlich relevanten Daten geeignet. Die Hotel-Software bildet die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, den Zahlungsverkehr, das Controlling und das Berichtswesen ab.
Die vorkonfigurierten Lösungen, z.B. durch den Kontenrahmen SKR 70, ermöglichen eine einfache Implementierung und Anbindung an bestehende Kassensysteme. Dadurch stehen sowohl die Ertragsinformationen als auch die Aufwendungen in einem System zur Verfügung.
Mit Buchhaltungssoftware für Hotels den Stand der Dinge stets im Blick
Schaffen Sie sich eine solide Basis für eine effektive Budgetierung und Ergebniskontrolle, denn alle hotelspezifischen Kennzahlen können in Echtzeit aufbereitet und verfügbar gemacht werden. Angepasst an Größe, Struktur und Ausrichtung des Hotels bietet die Anwendung mit flexibel gestaltbaren Auswertungen und Analysen ein detailliertes Berichtswesen und generiert aussagekräftige Kennzahlen. Ihre Ist- und Plandaten stehen ständig zur Verfügung. Dadurch ermitteln Sie den sicheren und stets aktuellen Planungsrahmen für Ihre Unternehmensstrategien.
Hotelprogramm zur Vertragsverwaltung erleichtert das Budgetmanagement
Sämtliche Investitionen können den entsprechenden Verträgen mit Vertragspositionen zugeordnet werden, so stehen Ihnen die notwendigen Vertragsdaten ständig zur Verfügung. Eine stets aktuelle Sicht auf das geplante, das freie und das bereits verbrauchte Budget ist gewährleistet. Als Hotelier erhalten Sie eine detaillierte Übersicht der Investitionen mit allen laufenden Kosten und allen dazugehörigen Verträgen.
Der Weg zum digitalen Hotel
Digitale Unterstützung optimiert diverse hotelspezifische Prozesse und sorgt für schnellere Abläufe, automatisierte Prozesse und weniger Fehler. Das trägt auch erheblich zur Entlastung der Mitarbeitenden bei. Sowohl an Rezeption, Hotelbar und im Restaurant, als auch bei Housekeeping und Zimmerservice lassen sich Stressoren beim Personal und Unannehmlichkeiten für die Gäste minimieren. Ebenso gibt es digitale Hilfe, wenn es darum geht Gäste besser kennen zu lernen. Wer den Fokus auf das Wohlergehen seiner Hotelbesucher legt, kann mit individuellen Angeboten nicht nur den Wohlfühlfaktor des Aufenthaltes erhöhen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Zimmerbuchung erhöhen.
Digitales Dokumentenmanagement für die Hotellerie
Im Gastgewerbe haben es Mitarbeitende tagtäglich mit verschiedensten Dokumenten zu tun, die je nach Bereich in Papierform oder bereits digital vorliegen: Buchungsbelege, Reservierungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, interne und externe Korrespondenz. Dieses hohe Papier- und Datenaufkommen über verschiedenste Kanäle verursacht nicht nur Medienbrüche, sondern ist vor allem unübersichtlich und führt zu Fehlern.
Digitale Dokumentenverwaltung steht für papierlose Prozesse und damit nicht nur für Ressourcenschonung, sondern vor allem für schnelle, sichere und transparente Abläufe, die über einen zentralen Knotenpunkt verwaltet werden. Sämtliche Dokumente lassen sich digital erstellen, bearbeiten, ablegen und archivieren. Damit sind verstaubte Aktenordner passé und alle Dokumente jederzeit schnell und zuverlässig im System auffindbar.
Mitarbeitende in der Buchhaltung profitieren z.B. von der zentralen digitalen Dokumentenablage und das Personal an der Rezeption kann direkt vor Ort auf Unterlagen zugreifen, um dem Gast sofort Auskunft zu geben.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Funktion der digitalen Unterschrift. Der Ausdruck eines Dokumentes, nur zu dem Zweck, dass dieses rechtsgültig unterschrieben werden kann, ist damit hinfällig. So kann beispielsweise der Check-In ganz ohne Papierkram schnell und einfach digital stattfinden.
Digitale Beschilderung für Hotels
Die Erstellung und Pflege verschiedenster Printmaterialien erfordert immer wieder neues Material und vor allem jede Menge Zeit. In diesen Bereichen ergibt sich durch die Umstellung auf digitale Gästemappen, Informationsdisplays oder digitale Beschilderungen ein enormes Einsparungspotenzial. Alle Nachrichten, Informationen oder Services können dadurch nicht nur zentral verwaltet, sondern auch automatisiert binnen weniger Sekunden aktualisiert werden. Damit gehören Ausdrucke auf Papier, manuelles Kontrollieren und Austauschen an verschiedenen Orten und fehlerhafte oder veraltete Informationen der Vergangenheit an.
Ihre Gäste profitieren ebenfalls von der neuen Art der Informationsweitergabe. An der Rezeption lassen sich allgemeine Fragen über ein digitales Schild beantworten, so dass sich die Rezeptionsmitarbeiter zur gleichen Zeit um Gäste kümmern können, die aus- oder einchecken möchten. Das bedeutet weniger Stress für das Personal und weniger Wartezeit für den Gast. Ebenso lassen sich digitale Beschilderungen innerhalb der Lobby nutzen, um auf Veranstaltungen, Raumbelegungen oder besondere Angebote im Restaurant aufmerksam zu machen.
Elektronische Displays im Hotelzimmer ermöglichen nicht nur eine individuelle Ansprache des Gastes. Sie haben dadurch außerdem die Möglichkeit jedem Hotelgast zielgerichtete Angebote oder gewünschte Informationen direkt in sein Zimmer zu senden. Digitale Gästemappen erweitern das mögliche Serviceangebot sogar noch, indem der Gast direkt über das hoteleigene System Leistungen buchen oder stornieren kann. Das erspart dem Gast den Gang zur Rezeption und dem Personal die Weitergabe der Information an die entsprechende Abteilung.
Digitale Schilder in Hotel und Gastronomie
In der Hotellerie profitieren Sie von der Wandlungsfähigkeit der digitalen Beschilderungen, denn die elektronischen Displays lassen sich bedarfsgerecht positionieren und beschriften.
In diesem Whitepaper erfahren Sie, in welchen Bereichen der Hotelbranche sich der Einsatz digitaler Schilder als besonders positiv und lohnenswert zeigt.
Kundenbeziehungsmanagement für die Hotelbranche
Die moderne Verwaltung von Kundendaten findet innerhalb eines Systems zum Kundenbeziehungsmanagement statt. Dort werden nicht nur die üblichen Daten wie Name und Adresse hinterlegt, sondern für jeden Gast kann im Laufe seines Aufenthaltes und darüber hinaus ein umfangreiches Profil erstellt werden. Das so genannte Customer Relationship Management erfasst alle Daten, die ein Besucher Ihres Hotels über die digital verknüpften Systeme preisgibt und dokumentiert sämtliche Vorgänge und Buchungen zu dieser Person.
Das ermöglicht dem Hotelier den Menschen hinter der Reservierung besser kennen zu lernen und auf dieser Grundlage individualisierte Angebote zu erstellen. Ein Gast, der jeden Abend die Hotelbar aufsucht, wird sich bestimmt über das Angebot "2 Getränke zum Preis von einem" freuen. Während ein begnadeter Besucher des Wellness-Bereiches vielleicht gerne die 10-minütige Gratismassage in Anspruch nimmt. Das stärkt nicht nur den Wohlfühlfaktor Ihres Gastes, sondern auch die Kundenbindung an Ihr Haus.
Des Weiteren können Kontakte aus dem CRM-System heraus per E-Mail kontaktiert werden. Erstellen Sie Gästebefragungen, bitten Sie um Bewertungen in sozialen Netzwerken oder machen Sie auf besondere Events und Angebote Ihres Hotels oder der Hotelkette aufmerksam. Diese Option zur direkten Ansprache einer Ihnen bekannten Person ist wertvoller und effektiver als eine aufwändige Neukundenakquise. Der effiziente Einsatz einer CRM-Lösung kann einen Gast zu einem Stammgast machen.
"Gerne beantworte ich Ihre Fragen zu unserer Branchenlösung für Hotels. Nehmen Sie Kontakt zu mir auf oder buchen Sie hier direkt einen Termin für ein unverbindliches Gespräch."
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