Der Eintrag "offcanvas-col1" existiert leider nicht.

Der Eintrag "offcanvas-col2" existiert leider nicht.

Der Eintrag "offcanvas-col3" existiert leider nicht.

Der Eintrag "offcanvas-col4" existiert leider nicht.

Mit d.velop Dokumente in der Cloud verwalten

d.velop | Cloudbasiertes Enterprise Content Management

Leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System für moderne Unternehmen

Enterprise Content Management, kurz ECM, setzt sich aus Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung Ihrer Unternehmensinformationen zusammen. Innerhalb des ECM-Systems tragen mehrere Software-Lösungen dazu bei, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der Vorteil: Die zentrale Verfügbarkeit der Daten fördert die unternehmensübergreifende Kollaboration und steigert die Produktivität. Das Herzstück des ECM bildet das Dokumentenmanagement-System (DMS), mithilfe dessen alle unternehmensrelevanten Dokumente, wie z.B. Rechnungen und Verträge, verwaltet werden. Es ist der zentrale Knotenpunkt für abteilungsübergreifende papierlose Prozesse. Die Integration weiterer Module erhöht den Funktionsumfang und somit auch die Effizienz und die Flexibilität in den jeweiligen Anwendungsbereichen.

Übersicht ECM / DMS
Quelle: d.velop

Dokumenten-Verwaltung einfach digitalisieren

Verstaubte Aktenordner, unauffindbare Unterlagen und übersehene Aufträge können der Vergangenheit angehören, wenn Sie alle Schriftstücke in digitalen Akten ablegen. Digitale Archive bieten nicht nur höchste Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen, sie entsprechen auch den gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) und ermöglichen eine revisionssichere Archivierung. Ihre gesamten Geschäftsprozesse werden von diesen Funktionen profitieren:

  • Zentrale Archivierung, so dass Dokumente entsprechend der Zugriffsberechtigung jederzeit für jeden Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.
  • Intelligente Suchfunktionen sorgen für eine sekundenschnelle Auffindbarkeit jedes einzelnen hinterlegten Dokumentes.
  • Die Automatisierung alltäglicher Routineaufgaben lässt die Produktivität ansteigen.
  • Workflows sorgen für reibungslose Abläufe ohne Zeitverlust, da Unterlagen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
  • Die Standort- und unternehmensübergreifende Kollaboration sorgt für gute Koordination, einen einheitlichen Wissensstand und erleichtert Schriftwechsel mit externen Kontakten.
  • Die Erstellung von Reportings in Echtzeit gibt stets einen transparenten Überblick.
  • Ortsunabhängig arbeiten dank Services aus der Cloud.

Herausforderungen der digitalen Buchhaltung meistern

S+S SoftwarePartner ist überzeugt von den ECM-Lösungen der d.velop Gruppe und wir freuen uns über die geschlossene Partnerschaft. Seit 1971 steht S+S kleinen und mittelständischen Unternehmen beratend und unterstützend in Sachen digitale Transformation verlässlich zur Seite. Die immer komplexer werdenden gesetzlichen Anforderungen, besonders an die Buchhaltung, stellen den Mittelstand vor immer neue Herausforderungen. Auch die rasant fortschreitenden Entwicklungen in Sachen Digitalisierung machen die Situation für so machen Chef eines KMU's schnell unübersichtlich.

Ansprechpartner im Sachen ECM / DMS Tom Neumann
Tom Neumann

 

"Ich habe mich mit den Herausforderungen mittelständischer Unternehmen auseinander gesetzt und mich umfassend über digitale Möglichkeiten informiert. Gerne stehe ich Ihnen für ein persönliches Gespräch zum Thema Dokumentenmanagementsystem bzw. Enterprise Content Management zur Verfügung."

So funktioniert die papierlose Buchhaltung

Quelle: d.velop

Dokumente, die in Papierform vorliegen, müssen zunächst eingescannt werden. Ein Arbeitsschritt, der sich in Zukunft immer weiter reduzieren dürfte. Bedenken Sie, dass das betreffende Dokument digital erstellt und anschließend ausgedruckt wurde, um es Ihnen in Papierform, wahrscheinlich per Post, zukommen zu lassen. Nun nehmen Sie es wieder digital auf, um es effizient bearbeiten und verwalten zu können. Wieviel Zeit und Kosten hätte es gespart, wenn Ihnen das Dokument direkt digital zur Verfügung gestellt worden wäre?

Die vorliegenden Dokumente werden digitalen Akten zugeordnet und individualisiert abgelegt. Im Gegensatz zu Aktenordnern, die schnell unübersichtlich werden und vor allem in der Aufnahmemenge begrenzt sind, bietet das digitale Archiv unbegrenzte Kapazitäten und garantiert das Auffinden eines gesuchten Dokumentes in Sekundenschnelle.

Jede digitale Akte lässt sich jederzeit von dazu befugten Mitarbeitern freigeben, bearbeiten und verwalten. Workflows unterstützen die produktive Zusammenarbeit. Stellen Sie sicher, dass kein unbefugter Zugriff auf vertrauliche Inhalte erfolgen kann, denn niemand hat mehr Dokumente auf dem Schreibtisch herumliegen; so kann auch nichts mehr verloren gehen oder versehentlich im falschen Stapel landen. Ebenso lassen sich zu lange Liegezeiten und damit verstreichende Fristen vermeiden.

Sämtliche Dokumente werden rechtskonform und revisionssicher archiviert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt eine Löschung die Dokumente aus den Archivakten. Sie können sich darauf verlassen, dass Sie nicht nur jederzeit allen gesetzlichen Anforderungen in diesem Bereich entsprechen, sondern dass Sie auch zu jeder Betriebsprüfung bestens aufgestellt sind. Außerdem ersparen Sie sich die kostenpflichtige Entsorgung der Dokumente nach Ablauf der Frist, sowie die Zeit Ihrer Mitarbeiter, um diese aus dem Archiv zu entfernen. Zudem können Sie die bisher als Ordner-Archiv verwendeten Räumlichkeiten anderweitig nutzen.

Die papierlose elektronische Verarbeitung von Dokumenten bedeutet für Ihr Unternehmen nicht nur eine erhebliche Kostenersparnis durch weniger benötigte Arbeitszeit und eine deutliche Reduzierung des Materialeinsatzes. Ebenso profitieren Sie und Ihre Mitarbeitenden von den effizienten und sicheren Prozessen, die zur Steigerung der Unternehmensleistung beitragen und damit Wachstumspotenzial bieten.

 

Dokumentenmanagement (DMS) - Digitale Verwaltung und rechtskonforme Archivierung

Ein System zum Dokumentenmanagement vereinfacht und optimiert den gesamten Prozess vom Eingang eines Dokumentes über die Bearbeitung bis hin zu dessen Archivierung bzw. Vernichtung.

Das bietet Ihnen digitales Dokumentenmanagement:

  • In Verbindung mit vorhandenen Systemen wird das DMS zum zentralen Informationstool für Ihre Dokumente und Inhalte aus ERP, CRM oder Warenwirtschaft und sorgt für eine übergreifende Verfügbarkeit aller Informationen.
  • Neue Dokumente lassen sich durch die Zuordnung zu Kategorien und Metadaten einfach und korrekt ablegen.
  • Die Suchfunktion über Schlagwörter, Metadaten oder Volltext lässt Sie unternehmensweit das gewünschte Dokument (wieder)finden.
  • Dokumente werden direkt am Speicherort bearbeitet. Das heißt der Versionsverlauf zeigt alle Bearbeitungsschritte an, so sind all Ihre Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand.
  • Alle Dokumente werden rechtskonform archiviert. Die Funktionen in den Bereichen Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung bilden die Basis für die revisionssichere Aufbewahrung.
  • Nutzen Sie Ihre digitalen Dokumente zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse. Die Erstellung von Workflows erleichtert und verkürzt die Bearbeitung interner Vorgänge.
Digitale Akten - Das Archiv ohne Papierchaos

Ein digitales Aktenarchiv ermöglicht eine saubere, ordentliche und übersichtliche Ablage sämtlicher Dokumente an einem zentralen Speicherort. Von dort aus lassen sich diese jederzeit aufrufen und bearbeiten.

Das kann die digitale Akte:

  • Sämtliche Dokumente, die Sie per Mail oder Post erreichen bzw. die Sie selbst erstellen, können im elektronischen Archiv abgelegt werden.
  • Das System kann hinzugefügte Dokumente automatisiert auslesen und dank OCR-Texterkennung eigenständig in Akten einsortieren, was Ihnen wertvolle Zeit spart.
  • Jeder einzelnen Akte kann eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten zugeordnet werden. Das bedeutet mehr Übersichtlichkeit.
  • Manuelles Ordner wälzen und sicheres unter Verschluss halten in Aktenschränken gehört der Vergangenheit an, denn das System findet die nötigen Dokumente für Sie und die Datenbank ist vor unberechtigten Zugriffen sicher geschützt.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung - Rechnungen einfach, schnell und transparent verwalten

Erledigen Sie Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse nicht nur automatisiert, sondern vor allem ZUGFeRD- und GoBD-konform. Rechnungsprüfung, -freigabe und Abschlusskontierung lassen sich dank Integration in Ihr Buchhaltungs-System einfach, schnell und transparent abwickeln.

Das sind die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung:

  • Ihre Vorgangskosten werden deutlich spürbar reduziert.
  • Die Erstellung eines Workflows sorgt für kürzere Durchlaufzeiten und eine reibungslose Zusammenarbeit der Abteilungen.
  • Die zügige Bearbeitung führt zu verlässlicherer Berücksichtigung von Skonto-Beträgen und einem pünktlichen Monatsabschluss.
  • Automatische Prüfungen reduzieren die Fehlerquote.
Vertragsmanagement digitalisieren - Alle Vertragsphasen optimal abwickeln

Der gesamte Vertragsbestand Ihres Unternehmens wird zentral abgelegt und verwaltet, Aktivitäten zu den einzelnen Verträgen werden durchgängig dokumentiert. So stehen die zur Unternehmenssteuerung wichtigen Daten jederzeit aktuell und transparent zur Verfügung.

Das bietet Ihnen eine digitale Vertragsverwaltung:

  • Sicherheit, denn Sie haben alle Verträge zu 100% unter Kontrolle. Nichts geht verloren, Sie versäumen keine Fristen, Sie vergeben Zugriffsberechtigungen und rechtliche Vorschriften werden eingehalten.
  • Transparenz, denn Sie haben alle Verträge zu 100% im Blick. Sie haben jederzeit Zugriff auf die gesamten Vertragsdaten und den aktuellen Status. Filterfunktionen und flexible Auswertungen helfen Ihnen bei der Erstellung einer individuellen Vertragsübersicht.
  • Effizienz, denn Sie optimieren Prozesse und sparen wertvolle Zeit. Verträge lassen sich schnell und einfach erfassen bzw. anlegen. Danach stehen die Daten nicht nur zur unternehmensinternen Zusammenarbeit zur Verfügung, zusätzlich organisiert das System die Einhaltung wichtiger Fristen und sonstiger Ereignisse.
Digitale Unterschrift - Schnellere Vertragsabschlüsse mit rechtsgültiger Signatur

Unterschriften, die händisch und papiergebunden erfolgen, brauchen Zeit, da den unterzeichnenden Personen das Schriftstück als Ausdruck vorliegen muss. Die digitale Lösung ermöglicht eine elektronische Signatur in der Cloud: schnell, einfach und sicher.

  • Effizienz und Produktivität steigen, denn die deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten beschleunigt den Vertragsabschluss.
  • Ein hoher Sicherheitsfaktor ist garantiert, denn die Dokumente werden verschlüsselt.
  • Kostensenkung durch weniger Papierverbrauch, Druckernutzung und Portogebühren.

"Gerne beantworte ich Ihre Fragen zum Thema Enterprise Content Management bzw. Dokumentenmanagement aus der Cloud und unterstütze Sie dabei eine stimmige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Buchen Sie hier direkt einen Gesprächstermin mit mir."

© 2020 S+S SoftwarePartner GmbH