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Mit d.velop Dokumente in der Cloud verwalten

d.velop | Cloudbasiertes Enterprise Content Management

Leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System für moderne Unternehmen

Enterprise Content Management, kurz ECM, setzt sich aus Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung deiner Unternehmensinformationen zusammen. Innerhalb des ECM-Systems tragen mehrere Software-Lösungen dazu bei, deine Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der Vorteil: Die zentrale Verfügbarkeit der Daten fördert die unternehmensübergreifende Kollaboration und steigert die Produktivität. Das Herzstück des ECM bildet das Dokumentenmanagement-System (DMS), mithilfe dessen alle unternehmensrelevanten Dokumente, wie z.B. Rechnungen und Verträge, verwaltet werden. Es ist der zentrale Knotenpunkt für abteilungsübergreifende papierlose Prozesse. Die Integration weiterer Module erhöht den Funktionsumfang und somit auch die Effizienz und die Flexibilität in den jeweiligen Anwendungsbereichen.

Übersicht ECM / DMS
Quelle: d.velop

Digitales Dokumentenmanagement made in Germany

In diesem Video erhältst du Einblicke in d.velop documents, die Anwendung zum Dokumentenmanagement mit System. Erfahre, in welchen Geschäftsbereichen du besonders von der Nutzung einer digitalen Cloud-Lösung zur Verwaltung deiner Dokumente profitieren kannst und wie dir das DMS-System den Arbeitsalltag erleichtert, indem es Struktur und Transparenz in die Organisation der einzelnen Bearbeitungsschritte bringt.

Dokumenten-Verwaltung einfach digitalisieren

Verstaubte Aktenordner, unauffindbare Unterlagen und übersehene Aufträge können der Vergangenheit angehören, wenn du alle Schriftstücke in digitalen Akten ablegst. Digitale Archive bieten nicht nur höchste Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen, sie entsprechen auch den gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) und ermöglichen eine revisionssichere Archivierung. Deine gesamten Geschäftsprozesse werden von diesen Funktionen profitieren:

  • Zentrale Archivierung, so dass Dokumente entsprechend der Zugriffsberechtigung jederzeit für jeden Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.
  • Intelligente Suchfunktionen sorgen für eine sekundenschnelle Auffindbarkeit jedes einzelnen hinterlegten Dokumentes.
  • Die Automatisierung alltäglicher Routineaufgaben lässt die Produktivität ansteigen.
  • Workflows sorgen für reibungslose Abläufe ohne Zeitverlust, da Unterlagen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
  • Die Standort- und unternehmensübergreifende Kollaboration sorgt für gute Koordination, einen einheitlichen Wissensstand und erleichtert Schriftwechsel mit externen Kontakten.
  • Die Erstellung von Reportings in Echtzeit gibt stets einen transparenten Überblick.
  • Ortsunabhängig arbeiten dank Services aus der Cloud.
DMS-System von d.velop
Quelle: d.velop

Herausforderungen der digitalen Buchhaltung meistern

S+S SoftwarePartner ist überzeugt von den ECM-Lösungen der d.velop Gruppe und wir freuen uns über die geschlossene Partnerschaft. Seit 1971 steht S+S kleinen und mittelständischen Unternehmen beratend und unterstützend in Sachen digitale Transformation verlässlich zur Seite. Die immer komplexer werdenden gesetzlichen Anforderungen, besonders an die Buchhaltung, stellen den Mittelstand vor immer neue Herausforderungen. Auch die rasant fortschreitenden Entwicklungen in Sachen Digitalisierung machen die Situation für so machen Chef eines KMU's schnell unübersichtlich.

Ansprechpartner im Sachen ECM / DMS Tom Neumann
Tom Neumann

 

"Ich habe mich mit den Herausforderungen mittelständischer Unternehmen auseinander gesetzt und mich umfassend über digitale Möglichkeiten informiert. Gerne stehe ich Ihnen für ein persönliches Gespräch zum Thema Dokumentenmanagementsystem bzw. Enterprise Content Management zur Verfügung."

So funktioniert die papierlose Buchhaltung

Quelle: d.velop

Dokumente, die in Papierform vorliegen, müssen zunächst eingescannt werden. Ein Arbeitsschritt, der sich in Zukunft immer weiter reduzieren dürfte. Bedenke, dass das betreffende Dokument digital erstellt und anschließend ausgedruckt wurde, um es in Papierform, wahrscheinlich per Post, zugesendet zu bekommen. Nun nimmst du es wieder digital auf, um es effizient bearbeiten und verwalten zu können. Wieviel Zeit und Kosten hätte es gespart, wenn dir das Dokument direkt digital zur Verfügung gestellt worden wäre?

Die vorliegenden Dokumente werden digitalen Akten zugeordnet und individualisiert abgelegt. Im Gegensatz zu Aktenordnern, die schnell unübersichtlich werden und vor allem in der Aufnahmemenge begrenzt sind, bietet das digitale Archiv unbegrenzte Kapazitäten und garantiert das Auffinden eines gesuchten Dokumentes in Sekundenschnelle.

Jede digitale Akte lässt sich jederzeit von dazu befugten Mitarbeitern freigeben, bearbeiten und verwalten. Workflows unterstützen die produktive Zusammenarbeit. Stelle so sicher, dass kein unbefugter Zugriff auf vertrauliche Inhalte erfolgen kann, denn niemand hat mehr Dokumente auf dem Schreibtisch herumliegen; so kann auch nichts mehr verloren gehen oder versehentlich im falschen Stapel landen. Ebenso lassen sich zu lange Liegezeiten und damit verstreichende Fristen vermeiden.

Sämtliche Dokumente werden rechtskonform und revisionssicher archiviert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt eine Löschung die Dokumente aus den Archivakten. Du kannst dich darauf verlassen, dass du nicht nur jederzeit allen gesetzlichen Anforderungen in diesem Bereich entsprichst, sondern dass du auch zu jeder Betriebsprüfung bestens aufgestellt bist. Außerdem ersparst du dir die kostenpflichtige Entsorgung der Dokumente nach Ablauf der Frist, sowie die Zeit deiner Mitarbeiter, um diese aus dem Archiv zu entfernen. Zudem kannst du die bisher als Ordner-Archiv verwendeten Räumlichkeiten anderweitig nutzen.

Die papierlose elektronische Verarbeitung von Dokumenten bedeutet für dein Unternehmen nicht nur eine erhebliche Kostenersparnis durch weniger benötigte Arbeitszeit und eine deutliche Reduzierung des Materialeinsatzes. Ebenso profitierst du und deine Mitarbeitenden von den effizienten und sicheren Prozessen, die zur Steigerung der Unternehmensleistung beitragen und damit Wachstumspotenzial bieten.

 

Dokumentenmanagement (DMS) - Digitale Verwaltung und rechtskonforme Archivierung

Ein System zum Dokumentenmanagement vereinfacht und optimiert den gesamten Prozess vom Eingang eines Dokumentes über die Bearbeitung bis hin zu dessen Archivierung bzw. Vernichtung. Ob einzelne Schriftstücke oder riesige Dateien, alles lässt sich kollaborativ bearbeiten und wird übersichtlich aufbewahrt.

Das bietet dir digitales Dokumentenmanagement:

  • In Verbindung mit vorhandenen Systemen wird das DMS zum zentralen Informationstool für deine Dokumente und Inhalte aus ERP, CRM oder Warenwirtschaft und sorgt für eine übergreifende Verfügbarkeit aller Informationen.
  • Neue Dokumente lassen sich durch die Zuordnung zu Kategorien und Metadaten einfach und korrekt ablegen.
  • Die Suchfunktion über Schlagwörter, Metadaten oder Volltext lässt dich unternehmensweit das gewünschte Dokument (wieder)finden.
  • Dokumente werden direkt am Speicherort bearbeitet. Das heißt der Versionsverlauf zeigt alle Bearbeitungsschritte an, so sind all deine Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand.
  • Alle Dokumente werden rechtskonform archiviert. Die Funktionen in den Bereichen Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung bilden die Basis für die revisionssichere Aufbewahrung.
  • Nutze deine digitalen Dokumente zur Unterstützung deiner Geschäftsprozesse. Die Erstellung von Workflows erleichtert und verkürzt die Bearbeitung interner Vorgänge.

Erfahre, warum das digitale Dokumentenmanagement für mehr Übersichtlichkeit und Produktivität sorgt.

Digitale Akten - Das Archiv ohne Papierchaos

Ein digitales Aktenarchiv ermöglicht eine saubere, ordentliche und übersichtliche Ablage sämtlicher Dokumente an einem zentralen Speicherort. Von dort aus lassen sich diese jederzeit aufrufen und bearbeiten.

Das kann die digitale Akte:

  • Sämtliche Dokumente, die dich per Mail oder Post erreichen bzw. die du selbst erstellst, können im elektronischen Archiv abgelegt werden.
  • Das System kann hinzugefügte Dokumente automatisiert auslesen und dank OCR-Texterkennung eigenständig in Akten einsortieren, was dir wertvolle Zeit spart.
  • Jeder einzelnen Akte kann eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten zugeordnet werden. Das bedeutet mehr Übersichtlichkeit.
  • Manuelles Ordner wälzen und sicheres unter Verschluss halten in Aktenschränken gehört der Vergangenheit an, denn das System findet die nötigen Dokumente für dich und die Datenbank ist vor unberechtigten Zugriffen sicher geschützt.

Auch die digitale Archivierung muss die Vorgaben entsprechend GoBD und DSGVO erfüllen. Lies, wie du Dokumente digital und rechtskonform archivieren.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung - Rechnungen einfach, schnell und transparent verwalten

Erledige deine Rechnungsverarbeitungsprozesse nicht nur automatisiert, sondern vor allem ZUGFeRD- und GoBD-konform. Rechnungsprüfung, -freigabe und Abschlusskontierung lassen sich dank Integration in Ihr Buchhaltungs-System einfach, schnell und transparent abwickeln.

Das sind die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung:

  • Deine Vorgangskosten werden deutlich spürbar reduziert.
  • Die Erstellung eines Workflows sorgt für kürzere Durchlaufzeiten und eine reibungslose Zusammenarbeit der Abteilungen.
  • Die zügige Bearbeitung führt zu verlässlicherer Berücksichtigung von Skonto-Beträgen und einem pünktlichen Monatsabschluss.
  • Automatische Prüfungen reduzieren die Fehlerquote.

Im Artikel "Wie digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert" erhältst du weitere Informationen über die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse im Bereich Eingangsrechnungsverwaltung.

Vertragsmanagement digitalisieren - Alle Vertragsphasen optimal abwickeln

Zur digitalen Vertragsverwaltung gehören Aspekte wie die Erstellung von neuen, sowie die Optimierung von bestehenden Verträgen. Die rechtzeitige Kündigung eines nicht mehr benötigten oder ineffizienten Vertrags ist ebenfalls ein Teilbereich der Vertragsverwaltung. Kurz gesagt, der gesamte Vertragsbestand deines Unternehmens wird zentral abgelegt und verwaltet, Aktivitäten zu den einzelnen Verträgen werden durchgängig dokumentiert. So stehen die zur Unternehmenssteuerung wichtigen Daten jederzeit aktuell und transparent zur Verfügung.

Das bietet dir eine digitale Vertragsverwaltung:

  • Sicherheit, denn du hast alle Verträge zu 100% unter Kontrolle. Nichts geht verloren, du versäumst keine Fristen, du vergibst Zugriffsberechtigungen und rechtliche Vorschriften werden eingehalten.
  • Transparenz, denn du hast alle Verträge zu 100% im Blick. Du hast jederzeit Zugriff auf die gesamten Vertragsdaten und den aktuellen Status. Filterfunktionen und flexible Auswertungen helfen dir bei der Erstellung einer individuellen Vertragsübersicht.
  • Effizienz, denn du optimierst Prozesse und sparst wertvolle Zeit. Verträge lassen sich schnell und einfach erfassen bzw. anlegen. Danach stehen die Daten nicht nur zur unternehmensinternen Zusammenarbeit zur Verfügung, zusätzlich organisiert das System die Einhaltung wichtiger Fristen und sonstiger Ereignisse.

Jedes Unternehmen hat Verträge mit Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern und anderen Firmen. Erfahren Sie, wie Sie selbst komplexe Verträge einfach verwalten können.

Digitale Unterschrift - Schnellere Vertragsabschlüsse mit rechtsgültiger Signatur

Unterschriften, die händisch und papiergebunden erfolgen, brauchen Zeit, da den unterzeichnenden Personen das Schriftstück als Ausdruck vorliegen muss. Die digitale Lösung ermöglicht eine elektronische Signatur in der Cloud: schnell, einfach und sicher.

  • Effizienz und Produktivität steigen, denn die deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten beschleunigt den Vertragsabschluss.
  • Ein hoher Sicherheitsfaktor ist garantiert, denn die Dokumente werden verschlüsselt.
  • Kostensenkung durch weniger Papierverbrauch, Druckernutzung und Portogebühren.

Die Rechtskräftigkeit digitaler Unterschriften ist klar geregelt. Lesen Sie hier unter anderem wie die eIDAS-Verordnung die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen regelt.

Erhalte im Video einen Einblick in das Modul d.velop sign.

Des Weiteren kannst du dir unsere "Checkliste zur digitalen Unterschrift" anfordern.

 

"Gerne beantworten wir deine Fragen zum Thema Enterprise Content Management bzw. Dokumentenmanagement aus der Cloud und unterstützen dich dabei eine stimmige Lösung für dein Unternehmen zu finden. Buche hier direkt einen Gesprächstermin."

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