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Cloudbasierte Office-Anwendungen

Microsoft 365 | Office-Anwendungen aus der Cloud

Kollaboratives Arbeiten für effizientere Unternehmensprozesse

Für Unternehmen, die Microsoft-Windows als Betriebssystem einsetzen, steht auch die Microsoft-Cloud offen. Anstatt Lizenzen für Softwareprodukte einmalig zu kaufen, können Unternehmen diese im Abo-Modell (Microsoft 365) buchen. Anders als beim Kauf einer Lizenz steht bei einem Abonnement stets die aktuellste Softwareversion bereit. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, die Anwendungen bedarfsgerecht zu skalieren und so sich verändernden Bedingungen flexibel anzupassen.

Da die Nutzer im Webbrowser auf die Oberflächen von Microsoft 365 zugreifen, lassen sich Anwendungen wie z.B. Word, Excel, PowerPoint und Outlook überall und auf verschiedensten Endgeräten wie Desktops, Smartphones und Tablets verwenden. So schaffen die cloudbasierten Tools eine völlig neue Unternehmenskultur. Wenn Mitarbeitende ohne Einschränkungen zusammenarbeiten, sich vernetzen und austauschen können, kann sich ein Unternehmen durch produktive Workflows und konstruktives Teamwork effektiv weiterentwickeln.

 

  • Die Basis für erfolgreiche Zusammenarbeit: Microsoft Teams. Funktionen zur Kontaktaufnahme, zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten verschiedenster Inhalte erhöhen die Produktivität.
  • Zeitersparnis durch einfachen und direkten Dateizugriff in Microsoft OneDrive. Die Speicherung in der Cloud bietet ortsunabhängigen Zugriff und dank der Weitergabe per Verlinkung steht immer die aktuellste Version eines Dokumentes bereit.
  • Benutzer, Geräte und Daten zentral verwalten im Microsoft Admin Center. Sicherheitseinstellungen und weitere Konfigurationen lassen sich differenziert festlegen.
Microsoft 365 Abonnement

 

Diese Art des kollaborativen Arbeitens ist seit der Corona-Krise für viele Unternehmen extrem wichtig geworden. Auch S+S SoftwarePartner hat die Prozesse der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern entsprechend anpassen müssen. Aus eigener Erfahrung sind wir von den Microsoft-Cloud-Anwendungen überzeugt und sehen das Potenzial auch für andere mittelständische Unternehmen. Als Microsoft-Cloud-Solution-Provider bieten wir dem Mittelstand mit Microsoft Azure und Microsoft 365 eine elementare Option für die Modernisierung betriebsinterner Abläufe und eine fundierte Basis auf dem Weg zum digitalen Unternehmen.

Wie sieht es mit der Daten- und IT-Sicherheit aus?

Microsoft will mit Office 365 ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleisten. Das Unternehmen speichert daher alle Daten deutscher Kunden in zertifizierten Rechenzentren in Europa und setzt sämtliche Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) um.

Das ist ein sehr wichtiger Punkt, wenn es um die Nutzung einer Software aus der Cloud-Umgebung geht. Schließlich werden hier sensible Unternehmensdaten in Form von Dokumenten, E-Mails, Videos oder Fotos in externen Rechenzentren gespeichert. In Sachen Datenschutz kann Microsoft mit sicheren europäischen Rechenzentren überzeugen. Liegt der Hauptsitz eines Microsoft-Kunden innerhalb der EU, werden alle Daten in den beiden EU-Rechenzentren Amsterdam und Dublin gespeichert.

 

Sicherheit bei Cloud-Services

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Microsoft 365

Ein Microsoft-365-Konto deckt eine Fülle von Microsoft-Anwendungen ab: von der Texterstellung und Datenbankverwaltung bis hin zur Tabellenkalkulation. Der Cloud-Zugang kann aber noch mehr: Er bietet etwa Groupware- und E-Mail-Funktionen, Werkzeuge für Videokonferenzen, Instant-Messaging, IP-Telefonie oder die zentrale Ablage von Daten.

Die Microsoft-365-Anwendungen im Detail

1. Microsoft Word

Wer ein Microsoft-365-Abo nutzt, hat Zugriff auf das beliebte Textverarbeitungsprogramm Word, um docx.- oder doc.-Dokumente zu erstellen und (gemeinsam) zu bearbeiten.

2. Microsoft Excel

Auch die vertraute Excel-Benutzeroberfläche steht zur Verfügung. Das weltweit am häufigsten genutzte Programm für die professionelle Tabellenkalkulation ist die Basis für die Erstellung von Tabellen und komplexen Formeln. Es ist zudem unverzichtbar, um Daten zu veranschaulichen und unterstützt mit seinen mathematischen Funktionen und Formelsammlungen den kaufmännischen und statistischen Büroalltag.

3. Microsoft Outlook

Die E-Mail-Software Outlook ist heute in vielen Büros Standard. Sie bietet komplexe Funktionen zur Verwaltung von E-Mails und Kontakten. Zudem offeriert Outlook Tools zur Erstellung von Aufgaben, Terminen und Notizen. Die Verbindung mit Microsofts Mailserver erweitert die Nutzungsmöglichkeiten etwa um eine Postfachfreigabe oder um einen Abwesenheitsassistenten.

4. Microsoft PowerPoint

Mit seinen zahlreichen Vorlagen und Möglichkeiten zur Individualisierung ist Microsoft PowerPoint ein beliebtes Werkzeug für die Erstellung interaktiver Präsentationen. Dabei hat der Nutzer dank einer Fülle von Designvorlagen, Diagrammen und anderen Elementen einen großen Gestaltungsfreiraum.

5. Microsoft OneDrive

Über den Online-Cloud-Speicher OneDrive lassen sich Dateien abrufen, speichern, teilen und im Teamwork bearbeiten. In der Microsoft-365-Version Enterprise steht 1 TB Online-Speicherplatz pro Benutzer zur Verfügung, um Dateien, Dokumente und Fotos zentral zu archivieren und mit anderen Anwendern zu teilen. Änderungen lassen sich auch offline erledigen. Die Synchronisation erfolgt dann automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

6. Microsoft OneNote und Microsoft Teams

Auch OneNote, das digitale Notizbuch, lässt sich im Abo nutzen und kann im Team gemeinsam bearbeitet und geteilt werden. Ergänzend steht Microsoft Teams zur Verfügung, die Teamplattform für Besprechungen, Chats, Notizen und Online-Meetings in Unternehmen.

7. Microsoft SharePoint

SharePoint, das Intranet für Unternehmen, gibt es ebenfalls im 365er-Abo. Es ist die Grundlage für die unkomplizierte Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen. Mit SharePoint Online stellen Mitarbeiter Inhalte für Blogs, Websites und Portale zentral zur Verfügung und können diese im Team bearbeiten.

Weitere Tools aus dem Microsoft-365-Angebot
  • Access (Version für PC): Dabei handelt es sich um die Datenbankanwendung für Endbenutzer zum Entwerfen und Bereitstellen von Datenbanken. Die Speicherung aller Daten erfolgt im Backend auf der Microsoft-Azure-SQL-Datenbank. Das sorgt für Datensicherheit, Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit.
  • Bookings: Die App für die Terminplanung unterstützt die Anwender bei der Verwaltung und Buchung ihrer Onlinetermine.
  • Exchange: Diese cloudgestützte E-Mail-Software wird im Abo-Modell im Rechenzentrum von Microsoft betrieben und nicht in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten. Daher bietet Exchange vor allem für kleine und mittlere Betriebe, die keine eigene IT-Infrastruktur besitzen, Vorteile.
  • Outlook Customer Manager: Mit diesem Werkzeug lassen sich im Team Kundeninformationen zentral verwalten.
  • MyAnalytics: Mit dieser in Anwendungen wie z. B. Outlook integrierten Software können Mitarbeiter ihre eigene Arbeitsweise analysieren und sich Vorschläge für eine produktivere Arbeitsweise holen.
  • Publisher: Die bedienungsfreundliche Publishing-Lösung für den PC erstellt und bearbeitet druckreife Publikationen und bietet Layoutlösungen für die Präsentation von Produkten.
  • Planner: Das Werkzeug hilft beim Organisieren von Teamarbeit und bei der Aufgabenverwaltung. Dieses für Microsoft 365 entwickelte Tool ist an andere 365er-Anwendungen angebunden und bietet direkten Zugriff auf Dokumente, Dateien und E-Mails im Cloud-Speicher.
  • Power BI: Diese Software eignet sich zur Analyse und Ausgabe von Daten – in Echtzeit und mit Integration von Excelauswertungen.
  • Projekt: Mit dieser Projektmanagement-Software lassen sich Projekte einfach planen und umsetzen.
  • Skype for Business: Das Microsoft-Produkt kann separat über den Browser genutzt und über Office 365 als eigenständiger Online-Dienst erworben werden. Es erlaubt für bis zu 250 Personen gleichzeitige Anrufe und reicht vom Chat bis zum Videoanruf. Das Tool mit erweiterten Sicherheitsfunktionen ist in ausgewählten Enterprise- und Business-Varianten der 365er-Serie enthalten.
  • Sway: Das Werkzeug für das digitale Storytelling integriert Text- und Multimedia-Elemente aus unterschiedlichen Quellen (dem eigenen Computer, Suchmaschine, Facebook etc.) zu einer interaktiven Präsentation. Das Abspielen, Bearbeiten und Teilen mit Kollegen erfolgt über den Webbrowser.
  • Stream: Dieser Videodienst erlaubt Live-Übertragungen etwa bei Schulungen oder Firmentreffen.
  • To Do: Eine App inklusive Tagesplaner, die den Anwender beim Organisieren von Aufgaben unterstützt.
  • PowerApps: Formulare und individuelle Apps, die im Team entwickelt werden, vereinfachen Prozesse.
  • Visio: Mit dieser Anwendung lassen sich Flow Charts und Diagramme einfacher gestalten.
  • Whiteboard: Auf dem digitalen Whiteboard können die Anwender Freihand zeichnen, und zwar auch in einer gemeinsamen Bearbeitung.

Microsoft Azure - Die Public-Cloud-Plattform

Die Cloud-Computing-Umgebung Azure von Microsoft ist hoch skalierbar und wendet sich vorrangig an Unternehmen und Entwickler, da Services aus den Bereichen Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) zur Verfügung stehen. Ziel ist es, in der Cloud flexible Services vorzuhalten, die den Betrieb einer eigenen IT-Abteilung überflüssig machen und sich individuellen Anforderungen anpassen lassen. Dazu gehören zahlreiche Dienste, wie z.B. Datenbanken, Storagesysteme oder VPN-Gateways. So lassen sich die Services verwenden, um neue Anwendungen zu entwickeln und zu skalieren oder bestehende Anwendungen in der Public Cloud auszuführen. Ebenso ermöglicht Microsoft Azure den Einsatz von Hybrid-Systemen. Das bedeutet, nur ein Teil der Services, Anwendungen und Daten wird in die Cloud verlagert, während der andere Teil auf lokalen Servern betrieben wird.

Die Vorteile von Microsoft Azure

  • Betrieb in professionellen Rechenzentren mit hoher Verfügbarkeit des Gesamtsystems
  • Bereitstellung hoch skalierbarer Rechner- und Speicherressourcen
  • Hybride Konzepte ermöglichen die Einbindung bestehender IT-Umgebungen
  • Entwicklung, Betrieb und Verwaltung von Anwendungen innerhalb einer Cloud

 

Warum Azure? Wie Cloud Technologien die Welt verändern | Ein Video von Microsoft

Für welche Unternehmen lohnt sich ein Umstieg auf Microsoft 365?

Die Nutzung der MS-Office Anwendungen aus der Azure-Cloud-Umgebung ist für Unternehmen jeder Größe in unterschiedlichen Varianten möglich – für Kleinstbetriebe bis hin zum weltweit agierenden Konzern. Doch lohnt sich das überhaupt? Wer bereits eine Office-Version sein Eigen nennt, findet in den neuen Anwendungen einige Veränderungen. Bemerkenswert sind etwa das modernisierte Design und neue Funktionalitäten. So erleichtern z. B. Business Intelligence Funktionen die Erstellung von Datenmodellen und Berichten. Power View verwandelt Daten in präsentable, interaktive Ansichten. Auch neue Bereitstellungsmethoden überzeugen. Das neu kreierte Telemetrie-Dashboard erleichtert der IT-Abteilung den Überblick über die unternehmensinterne Office-Nutzung. Weitere neue Funktionen betreffen unter anderem die Archivierung oder das parallele Nutzen verschiedener Office-Versionen. Ebenso interessant ist die Möglichkeit externe Software-Lösungen, wie z.B. Vorgänge des Dokumentenmanagements von d.velop, in Microsoft-Anwendungen wie Teams oder Outlook zu implementieren.

 

Bietet die Nutzung von Microsoft 365 Einsparungspotenziale?

Diese Frage lässt sich mit einem klaren „Ja“ beantworten. Die Cloud-Nutzung senkt die IT-Kosten und macht die Arbeit zudem flexibler. Eine Kostensenkung ist allerdings nur dann möglich, wenn sich die anfallenden Daten auch wirklich für die Übertragung in die Cloud eignen.
Wer an einen Umstieg denkt, sollte im Auge behalten, dass alle Versionen bis Office 2013 via Wartungspaket laufend aktualisiert und durch neue Funktionen ergänzt wurden. Diese Vorgangsweise hat Microsoft mit Office 2016 und 2019 grundlegend geändert. Abgesehen von wichtigen Sicherheitsfeatures gibt es bei diesen gekauften Versionen keine grundlegenden Updates von Funktionen mehr. Man muss also mit dem leben, was beim Erscheinen des jeweiligen Softwarepakets Standard war. Sogar die Sicherheitsupdates sind zeitlich begrenzt. Der Support gekaufter Installationen läuft im Oktober 2025 endgültig aus. Dieser Zeitpunkt, ab dem mit "veralteten" gekauften Microsoft-Anwendungen nicht mehr vernünftig gearbeitet werden kann, sollte bei der Kosten-/Nutzen-Abwägung unbedingt eingeplant werden.

Auch die Flexibilität von Office 365 sollte in die Berechnungen einfließen. Bei Office 365 Lösungen fallen nur für die tatsächliche Nutzung Kosten an. Für jeden Nutzer wird jeweils eine Lizenz gebucht. Wächst ein Betrieb, lassen sich weitere Lizenzen unkompliziert hinzubuchen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann die Lizenz einfach wieder abgegeben werden. Das vermeidet unnötige Kosten durch nicht genutzte Programme.

Als Grundlage für die Entscheidungsfindung gilt: Gibt es keine hauseigene IT, ist das Office-365-Abo oft günstiger und praktischer als die Dauerlizenz. Auch der mit Office 365 verbundene Mehrwert schlägt zu Buche: Tools für Videokonferenzen in HD-Qualität etwa oder professionelle Unterstützung beim Erstellen einer eigenen Unternehmenswebsite.

 

"Gerne beantworte ich Ihre Fragen zur Nutzung von Microsoft 365 aus der Cloud und unterstütze Sie dabei eine stimmige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Buchen Sie hier direkt einen Gesprächstermin mit mir."

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